Verträge sind überall - Bereit für 2021?

Das Beste zum Schluss. Ende des Jahres fand unser dritter Digital Day statt.  Unter dem Motto „Verträge sind überall“ wurde dabei die DocuSign Agreement Cloud durchleuchtet und wertvolle Informationen an unsere Zuschauer weitergegeben. Damit Sie 2021 mit den besten Digitalisierungstipps gewappnet sind, haben wir für Sie in diesem Blog die wichtigsten Inhalte der drei Webinare zusammengefasst: 

DocuSign Digital Day – Überblick der Sessions

Eine globale Einkaufsabteilung auf Überholspur - Kundenfallbeispiel Continental   

Webinar Nr. 1

Gestartet hat das Webinar mit einer strategischen Vision für die kommenden Jahre unter Verwendung der DocuSign Agreement Cloud: Die Zukunft läuft nicht analog, sondern digital und eröffnet damit ungeahnte Möglichkeiten. Viele Unternehmen haben diese Vorteile erkannt und sind auf den digitalen Zug aufgesprungen. Weg von zeitaufwendigen manuellen Prozessen, hin zu digitalisierten Prozessen – bye bye Papier.

Die Technologie bietet Vorteile, die gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten, die Überlebensfähigkeit eines Unternehmens garantieren können. Im Vordergrund stehen dabei effiziente Geschäftsprozesse. Intelligente digitale Systeme können Ihnen dabei nicht nur eine Menge Arbeit abnehmen, auch was das Thema Sicherheit und Transparenz betrifft, sind Sie digital immer auf der sicheren Seite. 

Der mit Hauptsitz in Hannover global agierende deutsche Reifenzulieferer Continental hat die Vorteile von DocuSign erkannt und im Rahmen eines Pilotprojektes die elektronische Signatur von DocuSign eingeführt.

Die Frage lautete: Wie können wir den Einkauf bei Continental fit für die Zukunft gestalten? 

„Durch eine digitale Transformation“, lautete die Antwort seitens DocuSign und so wurde die elektronische Signatur eingeführt und in der Praxis getestet. Die Ergebnisse können sich durchaus sehen lassen:

• Verkürzung der Bearbeitungszeit von Lieferantenverträgen von 80 auf 15 Minuten
• das Wegfallen von Drucken, Scannen, e-mailen von Dokumenten
• einfache Verfolgung des Signaturprozesses

Wie auch aus dem aktuellen Forrester Analystenbericht hervorgeht, kann Herr Riedl, Team Leader SQM Systems bei Continental, nur bestätigen: Menschen machen Fehler -Computer nicht. Fehler bei manuellen Abstimmungsprozessen kosten Zeit und Geld und das verärgert ganz nebenbei ihre Kunden. Die elektronische Signatur spart Zeit, Geld und erfreut auch Ihre Kunden. Was will man mehr?

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Integration der E-Signatur - unkompliziert und schnell   

Webinar Nr. 2

Wie Sie die E-Signatur unkompliziert und schnell an Business-Umgebungen anpassen können, wird in Webinar Nummer 2 enthüllt. 

Neben den zahlreichen Vorteilen des Einsatzes der elektronischen Signatur, erfahren Sie wie schnell, einfach und sicher diese zu implementieren und mit bestehenden Systemen zu integrieren ist. Was es mit vorgefertigten Schnittstellen (APIs), dem Developer Center und der Sandbox auf sich hat, erklärt unser Enterprise Solutions Consultant Jack Surujon im Detail, so dass jeder Zuschauer am Ende der Session mit Sicherheit ein Stückchen mehr zum Integrations-Experten geworden ist. Überzeugen Sie sich selbst.  Webinar ansehen

Smart Contracting mit der DocuSign Agreement Cloud bei Hilti  

Webinar Nr. 3

Im letzten und dritten Teil des Digital Days geht es um die DocuSign Agreement Cloud. Schwerpunkt dieses Webinars sind zum einen die Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements, des weiteren wurde eine Anwendung der DocuSign Agreement Cloud näher unter die Lupe genommen: Es geht um das Thema Smart Contracting und die Frage: Wie kann die DocuSign Agreement Cloud Unternehmensjuristen unterstützen?

Dafür wurde Mihaly Gündisch, Enterprise CLM and Analytics DACH bei DocuSign eingeladen, um einen Überblick über die vielen Vorteile eines digitalisierten Vertragsmanagements zu bieten. Denn eines steht fest: 

Jeder neue Vertrag birgt auch Risiken!

Eingehende Verträge müssen sorgfältig geprüft und ausgehandelt werden, und Verträge gibt es in allen Unternehmensbereichen: Vertrieb, Einkauf, Compliance, Rechtsabteilung und Legal Ops – all diese Abteilungen haben Verträge in Verwendung. Diese landen früher oder später in der Prozesskette bei der Rechtsabteilung. Dort müssen sämtliche Verträge auf Ihre Richtigkeit überprüft werden, vorwiegend (noch) analog, zeitaufwendig und ineffizient.  Manuelle Vertragsprozesse führen zu Verzögerungen, Kosten, Risiken, Wertverlust und Unzufriedenheit.

Die schlechte Nachricht: 

• 65% verzeichnen Verzögerungen beim Abschluss von Geschäften im Zusammenhang mit dem Vertragsmanagement
• 52% erläutern, dass Verträge vor der Fertigstellung 3-4 Versionen durchlaufen
• 33% erklären, dass die Verhandlung von Verträgen über 30 Stunden in Anspruch nimmt
• 47% verzeichnen Risiken aufgrund der Unfähigkeit, problematische Vertragsinhalte proaktiv zu erkenne
• 46% berichten von einer schlechten Kundenerfahrung aufgrund von ineffizienten Vertragsprozessen.

* Statistiken aus dem Forrester Bericht: Status Quo Vertragswesen 2020 

Die gute Nachricht: 

Die Lösung für all diese Herausforderungen lautet DocuSign Agreement Cloud. Gerade für die Rechtsabteilung sind drei Tools der Plattform geradezu prädestiniert für deren Anwendung:

• Elektronische Signatur – die global führende Signatur Lösung bietet sichere und nachvollziehbare Genehmigungsläufe mit erheblicher Zeit und Kostenersparnis.
• DocuSign Insight & Analyzer – KI basierte Vertragsanalyse um 360 Grad Sichtbarkeit in die Verträge zu ermöglichen.
• DocuSign CLM – Vertragsmanagement Plattform mit Vertragsgenerierung, Unterstützung der Zusammenarbeit verschiedener Rollen intern und extern sowie Prozessautomatisierung.

 Wie sich ein digitales Vertragsmanagement in der Praxis bewährt, davon berichtet abschließend Philipp Häusle, Senior Legal Counsel bei Hilti. Dort wurde im Rahmen der digitalen Transformation die Rechtsabteilung digitalisiert. Im Vertragsprozess hatte man sich dabei auf die Optimierung von zwei Prozessen konzentriert:

• Unterschriftsprozess und die Dokumentenablage
• Vertragsprüfung und Verhandlung

Für die Umsetzung dieser Optimierungsmaßnahmen hatte man sich für die 3 erwähnten Tools entschieden. Diese wurden erfolgreich implementiert und auf ihre Praxistauglichkeit hin überprüft und die Ergebnisse können sich sehen lassen. 

Durch den Einsatz der digitalen Tools gelang es

• Verträge schneller abzuschließen – Effizientere Sicherung der Vertragsgenehmigung durch Führungskräfte in der Geschäfts- und Rechtsabteilung
• Risiken zu reduzieren und Compliance zu verbessern - Gewissheit darüber, was genau vereinbart wird und dass es den geschäftlichen und rechtlichen Richtlinien entspricht.
• Zufriedenere Kunden und Partner - Einen durchgängig reibungsloseren, weniger langwierigen Verhandlungsprozesses ermöglichen.

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Und auch in diesem Jahr wird es wieder einen Digital Day geben. Folgen Sie uns auf LinkedIn uns seien Sie immer auf dem neuesten Stand.