Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen in Deutschland und Europa

Der Guide rund um das Thema Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen

In vielen Lebensbereichen kommt es durch die voranschreitende Digitalisierung zu Veränderungen. Die Art und Weise wie wir leben, wie wir bestimmte Dinge tun, haben sich verändert und werden sich in Zukunft noch weiter verändern. Dieser Entwicklung muss auch der Gesetzgeber bei der Ausgestaltung bestehender oder neuer Gesetze Rechnung tragen.

Auch bei elektronischen Signaturen handelt es sich um eine relativ neue Technologie, für die der Gesetzgeber auch Rahmenbedingungen in Form von Gesetzen und Verordnungen geschaffen hat. So wurden zum einen bereits geltende Regelungen adaptiert, zum anderen kamen neue Regelungen und Gesetze hinzu.

Damit man sich im Paragraphen-Dschungel nicht verirrt, haben wir die häufigsten Fragen rund um die „Rechtmäßigkeit elektronischer Signaturen in Deutschland“ zusammengestellt und beantwortet:

Ist die elektronische Signatur in Deutschland rechtswirksam und wie ist die Nutzung eigentlich geregelt?

Zu Beginn gleich eine gute Nachricht: Ja, die elektronische Signatur ist in Deutschland rechtswirksam! Seit Juli 2016 gilt in Europa die eIDAS-Verordnung. Das ist eine unmittelbar in allen europäischen Mitgliedstaaten geltende Rechtsverordnung, die Regelungen trifft, zum Umgang mit elektronischen Signaturen. Als Ergebnis dessen können wir ganz klar sagen, dass elektronische Signaturen in Europa, und damit natürlich auch in Deutschland rechtswirksam benutzt werden können. Unter anderem sagt die eIDAS-Verordnung, dass vor Gericht, wenn es also um einen Rechtsstreit oder um Beweisfragen geht, der Beweiswert von elektronischen Signaturen nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil es eben etwas Elektronisches ist. Damit bringt der Gesetzgeber ganz klar zum Ausdruck, dass er elektronische Signaturen im Alltag in Europa etablieren möchte.

Rechtmäßigkeit DocuSign

 

Welcher rechtlicher Rahmen ist für Deutschland gültig? Die eIDAS-Verordnung oder nationale Regelungen

Das ist tatsächlich ein Miteinander von europäischem Recht, der eIDAS-Verordnung und deutschem Recht. Die europäische eIDAS-Verordnung definiert zunächst einmal drei Ebenen von elektronischen Signaturen die es gibt: Die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte Signatur. Zu diesen verschiedenen Signaturen definiert die eIDAS-Verordnung Anforderungen. Was darüber hinaus dann zu beachten ist, folgt hingegen aus dem deutschen Recht.

Der deutsche Gesetzgeber kennt verschiedene Formvorschriften für ganz verschiedene Verträge. Wenn wir Brötchen beim Bäcker kaufen, müssen wir dort nicht unterschreiben oder sonst etwas tun. Trotzdem ist das ein Vertrag, den wir einfach so, wie Juristen das nennen „formfrei“ abschließen können. Dann gibt es aber auch Verträge, die schriftlich geschlossen werden müssen wie zum Beispiel ein Kreditvertrag. Hier gilt die Formvorgabe „schriftlich“. Dann gibt es darüber hinaus noch viele verschiedene andere Formvorgaben in deutschem Recht. Ein Testament beispielsweise muss handschriftlich komplett geschrieben sein. Der Hauserwerb ist vom Notar abzuwickeln. Wie wir jetzt diese deutschen Formvorgaben auf die Ebenen der eIDAS-Verordnung sozusagen „mappen“, dass regelt dann das deutsche Gesetz.

Für die allermeisten Verträge, wo es keine Formvorgaben gibt wie beispielsweise beim  „Brötchenkauf“ oder der Einkauf in einem Webshop, können wir die einfache elektronische Signatur verwenden. Nur dann, wenn das deutsche Gesetz sagt, wir brauchen eine Schriftform zwingend, dann brauchen wir die qualifizierte elektronische Signatur, die sogenannte QES. Die darüber hinaus noch erwähnten Formvorgaben, handschriftlich oder notariell, hier hilft uns elektronische Signatur im Moment noch nicht weiter und es verbleiben nur die bisher anerkannten Formvorgaben. 

Gibt es Ausnahmen bei denen die elektronische Signatur nicht angewendet werden kann? Was wären Beispiele für solche Ausnahmen?

Hier müssen wir zunächst zwei verschiedene Arten von Ausnahmen unterscheiden: Das handschriftliche Testament oder der notarielle Grundstückserwerb sind Aspekte, wo die elektronische Signatur nicht weiterhelfen kann. Hier sind wir auf diese Formen angewiesen, die der Gesetzgeber vorgegeben hat. Ansonsten kann insbesondere die Formerfordernis der Schriftform grundsätzlich durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden. Dennoch gibt es auch hier punktuell Ausnahmen.

Grundsätzlich sagt der Gesetzgeber, es kann die Schriftform durch QES ersetzt werden, aber der Gesetzgeber behält sich dann vor, in Einzelfällen zu sagen, aus welchen Gründen auch immer, jetzt in dieser Konstellation eben doch nicht. Als bekanntes Beispiel dient der Kreditvertrag. Bis vor einigen Jahren waren diese Verträge ausschließlich schriftlich zu schließen. Heute kann man Kreditverträge auch mit einer qualifizierten elektronischen Signatur abschließen. Bis vor einigen Jahren hat der Gesetzgeber diese Möglichkeit ausdrücklich ausgeschlossen und hat diese Ausnahme vor geraumer Zeit gestrichen. Seitdem können Kreditverträge mit einer qualifizierten elektronischen Signatur abgeschlossen werden. Es gibt aber auch noch andere Ausnahmen, wo der Gesetzgeber nach wie vor nicht zulässt, die Schriftform durch eine QES zu ersetzen. Beispielsweise die Kündigung eines Arbeitsvertrages.

Was sind die drei Ebenen der eIDAS-Verordnung?

Die drei Ebenen sind die einfache, fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur.

Die einfache elektronische Signatur ist vom Gesetzgeber ganz bewusst ausdrücklich offen geregelt. Dort wollte der Gesetzgeber kaum Vorgaben machen, so dass möglichst viel als zumindest einfache elektronische Signatur gilt. Die Anforderungen sind dort lediglich, dass es elektronische Daten gibt, die kombiniert sind mit anderen Daten mit denen sich der Unterzeichner sozusagen zu Erkennen gibt. Das kann bildlich gesprochen etwas so einfaches sein, wie ein elektronisches Textdokument unter das eine eingescannte Unterschrift geklebt ist. Das sagt natürlich nicht wirklich etwas über denjenigen aus, der diese Unterschrift dort hin geklebt hat und ob im Nachhinein das Dokument vielleicht verändert wurde.

Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur bedarf es  bei der Identifizierung eines zusätzlichen Mechanismus. Das kann man auch als 2-Faktor-Authentifizierung bezeichnen und vorzunehmen ist das dann von einem Vertrauensdienstanbieter.

Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste der drei Ebenen. Hier gelten gesetzlich die strengsten Vorgaben, die sich insbesondere auf den Bereich der Identifizierung beziehen. Es gelten vergleichbar hohe Anforderungen jemanden zu identifizieren, wenn er elektronisch unterschreiben können soll, wie beispielsweise bei der Eröffnung eines Bankkontos. Die qualifizierte elektronische Unterschrift einer Person stellt sicher, dass es sich tatsächlich um diese besagte Person handelt.

Sehen Sie mehr dazu in unserem Video gemeinsam mit der Kanzlei Osborne & Clarke mit Dr. Marc Störing:

Wie kann man vor Gericht beweisen, dass eine Unterschrift rechtsgültig geleistet worden ist? 

Dies hängt ganz  maßgeblich von der Ebene der elektronischen Signatur ab. Da die einfache elektronische Signatur nahezu keine rechtlichen Anforderungen an die Identifizierung des unterzeichnenden hat, ist hier der Beweiswert dann naturgemäß am geringsten vor einem Gericht. Juristisch spricht man hier von der „freien Beweiswürdigung“ das heißt, das Gericht kann sich selbst und frei überlegen, ob es sich überzeugt gibt, dass das was man jetzt beweisen möchte, damit auch tatsächlich bewiesen ist oder auch nicht. Im Zweifelsfall wird es bei der einfachen elektronischen Signatur so sein, dass ein Richter sich davon alleine nicht überzeugen lässt und weitere Beweise sehen möchte. Das könnte beispielsweise ein Zeuge sein.

In dem Moment wo man einen Dienstanbieter wie beispielsweise DocuSign verwendet, ergibt sich an dieser Stelle eine interessante Wendung: Hier hat man gleichzeitig immer einen Zeugen dabei. Im Fall der Fälle können diese Unternehmen vor Gericht eventuell  belegen und erklären, wie die Unterschrift im konkreten Einzelfall zustande gekommen ist beispielsweise aufgrund von Log-Files.

Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur sieht es zunächst mal nicht ganz anders. Auch dort sind die Anforderungen rechtlich  nicht so, dass wir vollkommen sicher sein können, dass die Person, die sich als der Unterzeichnende ausgibt, auch wirklich das Dokument unterzeichnet hat. Deswegen ist die rechtliche Würdigung dort beim Beweiswert letztlich genauso. Das Gericht kann sich also auch wieder ganz frei überlegen, bin ich überzeugt, oder überzeugt mich das nicht.

Die qualifizierten elektronische Signatur hingegen ist der Papierurkunde ausdrücklich ausdrücklich gleichgestellt. Es gilt automatisch damit als bewiesen, dass der Unterzeichner diese Erklärung abgegeben hat und auch mit dem Inhalt dessen, was dort in dem digital unterschriebenen Dokument steht. Behauptet jetzt vor Gericht die andere Partei mit der man sich streitet, dass sei alles nicht so, so müsste die andere Partei detailliert beweisen, warum das nicht sei. Das dürfte in der Praxis sehr schwer sein und daher ist der Beweiswert einer qualifizierten elektronischen Signatur sehr hoch.

Wie kann man als Unternehmer das Risiko für ein Unternehmen einschätzen, wenn man die Umstellung auf elektronische Signatur einführen möchte? 

Die erste Frage ist zunächst einmal, ob man überhaupt eine qualifizierte elektronische Signatur benötigt. Die braucht man dann zwingend, wenn man eine gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen möchte. Rechtlich ist das völlig klar und der Beweiswert sehr hoch, das heißt vor Gericht geht man keinerlei Risiko wenn man sich darüber streitet.

Braucht es keine QES, dann kann man sich selbst überlegen, ob man die einfache oder die fortgeschrittene elektronische Signatur verwenden möchte. Hier ist der Unterschied nämlich nicht sehr groß, allerdings spielt hier das Risiko eine größere Rolle.

Die einfache elektronische Signatur kann man für die überragende Mehrheit der alltäglichen Geschäfte nutzen, allerdings ist der Beweiswert hier sehr eingeschränkt. Die Nutzung ist sehr einfach, allerdings viel Sicherheit bietet die einfache elektronische Signatur nicht. Damit ist diese Form der elektronischen Signatur natürlich prädestiniert für das sogenannte „Volumengeschäft“ - überall wo es sich um viele Verträge oder Erklärungen handelt, aber inhaltlich nicht mit überragenden Werten oder sensitiven Erklärungen.

Bei einem gesteigerten Sicherheitsbedürfnis kann man zur fortgeschrittenen elektronischen Signatur greifen. Hier gelten nämlich höhere Anforderungen an die Identifizierung des Unterzeichnenden. Rechtlich formell betrachtet, ist der Beweiswert der fortgeschrittenen elektronischen Signatur nicht höher als der, der einfachen Signatur. In der Rechtspraxis hat sich allerdings gezeigt, dass aufgrund der technischen Anforderungen der Beweiswert höher bewertet wird.

Was sind die Vorteile der elektronischen gegenüber der Papier-basierten Signatur?

Der größte Vorteil zunächst, ist dass es einfach elektronisch ist. Man kann medienbruchfrei Dinge abwickeln, dadurch kann man Dinge auch schneller abwickeln und dies eröffnet wiederum ganz neue Möglichkeiten. Darüber hinaus gibt es weitere Vorteile, die man auf den ersten Blick so vielleicht gar nicht sieht: Einer der Vorteile ist beispielsweise, dass der gesamte Unterschriftprozess als solcher noch einmal dokumentiert ist. Liegt mein Dokument gerade bei anderen Vertragspartei zur Unterschrift, sehe ich zu jederzeit genau den Status quo. Das ist bei einem Dokument in Papier nicht möglich.

Linda Kuniss
Autor
Linda Kuniss
PR & Content Marketing Manager
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