Optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement

Gartner definiert Contract Lifecycle Management (CLM) als „Anwendungen, die für die Verwaltung von Verträgen von der Initiierung, über die laufende Verwaltung bis hin zur eventuellen Verlängerung oder Kündigung verwendet werden.“ Vereinfacht ausgedrückt, bezieht sich das Contract Lifecycle Management auf die Methoden, mit denen Sie Ihre Geschäftsvereinbarungen vorbereiten, unterzeichnen, speichern und umsetzen. Erfahren Sie mehr in diesem Artikel.

Contract Lifecycle Management Systeme sind Softwareanwendungen, die Organisationen und Abteilungen helfen, Verträge effizienter zu verwalten. Im Gegensatz zu manuellen Strategien zur Dokumentenverwaltung sind CLM-Systeme so konzipiert, dass Sie Verträge, Lieferanteninformationen, Standardvertragsbedingungen und Vertragsvorlagen problemlos speichern und finden können.

Die Kosten für ein ineffizientes Vertragsmanagement belaufen sich laut WCC auf schätzungsweise mehr als 9 % des jährlichen Gesamtumsatzes – ein hervorragender Ausgangspunkt für das Erstellen eines Business Case für Contract Lifecycle Management. Eine leistungsstarke CLM-Lösung kann einem Unternehmen helfen, wichtige Geschäftsergebnisse zu erzielen, z. B. die Zeit bis zu Erträgen zu verkürzen, die Produktivität der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu erhöhen, die Fixkosten zu senken, den Verlust von Vertragswert zu verhindern, konforme Selbstbedienungsfunktionen zu ermöglichen und die Geschäftsabwicklung zu erleichtern.

Ein wichtiger Teil der Analyse von CLM-Workflows (Contract Lifecycle Management) ist die Unterteilung dieses Lebenszyklus in erkennbare Schritte. Die fünf entscheidenden Phasen im Lebenszyklus eines Vertrags sind Dokumentenerstellung, Verhandlung, Weiterleitung, Genehmigung/Signatur und Speicherung.

Die Kosten einer ineffizienten Vertragsverwaltung werden laut WCC auf mehr als 9 % des jährlichen Gesamtumsatzes geschätzt. Auch die Signatur-Prozesse sind oft undurchsichtig und zeitaufwändig, und durch die zusätzliche Ineffizienz dieser Prozesse verlängert sich die Zeit bis zum Abschluss eines Vertrags. Eine ineffiziente Vertragsverwaltung erschwert auch das Aufspüren überhöhter Ausgaben für Lieferantenverträge im gesamten Unternehmen. Außerdem sind Vertragsprozesse anfällig für menschliche Fehler und bergen verschiedene Risiken: Eingehende Verträge können Formulierungen enthalten, die ein Unternehmen einem hohen Risiko aussetzen oder sogar den Fortschritt eines Geschäfts stoppen. Mit KI-basierten Vertragsfunktionen und -analysen können Sie Risiken reduzieren, Verhandlungen beschleunigen und die Leistung Ihres Teams steigern.

Ein effektives Vertragsmanagement kann Unternehmen helfen, Zeit und Geld zu sparen, Risiken zu minimieren und das Umsatzpotenzial zu steigern. Die mit dem digitalen Vertragsmanagement verbundenen Vorteile sind vielfältig. Es ermöglicht Unternehmen, Verträge viel schneller als in der Vergangenheit zu unterzeichnen und in die Wege zu leiten und gleichzeitig die Sichtbarkeit der Vertragsinhalte zu erhöhen. Dies führt zu einer gesteigerten Effizienz der Dokumentenprozesse, was Zeitkosten für die Mitarbeiter spart und die Zeit bis zum Abschluss von Verkaufsverträgen verkürzt. KI-gestützte CLM-Software kann Sie auch entlasten, sodass Sie sich auf wichtigere, interessantere und produktivere Aufgaben konzentrieren können. Darüber hinaus kann sie dazu beitragen, neue Chancen und Risiken zu erkennen, die sonst vielleicht verborgen geblieben wären.

Eine Besonderheit des Vertragsprozesses besteht darin, dass er mehrere Abteilungen des Unternehmens einbezieht. Die Systeme, die die einzelnen Abteilungen verwenden, sind jedoch oft nicht miteinander verbunden. So wird beispielsweise ein Stellenangebot in der Personalabteilung (HCM) initiiert und muss vor dem Senden möglicherweise erst von der Finanzabteilung freigegeben werden (ERP). Und nach der Signatur muss die IT-Abteilung den neuen Mitarbeiter ausstatten (ServiceNow). Wenn diese verschiedenen Systeme nicht miteinander verbunden sind, kann dies zu einer Menge Doppelarbeit (und zu Fehlern) führen, da Informationen aus Verträgen in jedes System neu eingegeben werden müssen. Das DocuSign CLM-System lässt sich in die von Ihnen bereits verwendeten Anwendungen wie Salesforce, Coupa oder SAP Ariba integrieren. Erfahren Sie mehr.

Mit DocuSign CLM können Sie Verträge an einem durchsuchbaren und speziell für Verträge entwickelten Ort speichern, kennzeichnen und organisieren. Auf diese Weise ist es einfach, bestehende Vereinbarungen schnell zu finden, über den Status zu berichten und Erkenntnisse zu gewinnen, die Risiken mindern und die Geschäftsabläufe verbessern.

Sobald ein Vertrag erstellt ist, müssen im Rahmen der Vertragsverhandlungen häufig Änderungen oder Bearbeitungen vorgenommen werden, bevor die endgültige Fassung zur Signatur bereit ist: Dies ist das Redlining-Verfahren. Ziel ist es, ein endgültiges Dokument zu erstellen, das alle Parteien zufriedenstellt. Der Begriff Redlining stammt von der historischen und manuellen Bearbeitung von Verträgen mit einem roten Stift auf Papier.

Ein Vertragsverwaltungssystem wie DocuSign CLM ermöglicht es Ihnen, Verträge zur Überprüfung zu versenden, Änderungen über mehrere Versionen hinweg zu verfolgen und ein Auditprotokoll darüber zu führen, wer was wann getan hat. Es hilft Ihnen auch, alle Verträge an einem einzigen durchsuchbaren Ort zu speichern, zu kennzeichnen und zu organisieren – mit präzisen Berechtigungskontrollen. Mit einer leistungsstarken CLM-Software können Sie Workflow- und Vertragsberichte erstellen, um Erkenntnisse zu gewinnen und alle Vertragsprozesse zu überwachen.