Wie Künstliche Intelligenz Ihr Vertragsmanagement optimiert
Vertragsmanagement sorgt bei Unternehmen aller Größenordnungen häufig für Kopfzerbrechen. Gute Neuigkeiten: Technologie kann hier Abhilfe schaffen, insbesondere durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI).
Die Herausforderungen des Vertragsmanagements
Die Herausforderungen des Vertragsmanagements sind sehr vielschichtig. Die unterschiedlichsten Abteilungen innerhalb eines Unternehmens haben oft mit einer immensen Anzahl an Verträgen zu tun. Befinden sich die entsprechenden Dokumente sogar auf unterschiedlichen Medien, von Festplatten bis hin zu Software-Anwendungen, ist ein gewisses Chaos vorprogrammiert.
Manuelle Prozesse kosten Zeit und sind fehleranfällig
Das Suchen von Dokumenten nimmt viel Zeit in Anspruch, der Austausch mit anderen Abteilungen ebenfalls. Selbst eine scheinbar einfache Aufgabe wie die Zusammenstellung aller Verträge, die ein Unternehmen aktuell verwendet, kann sich als schwierig erweisen, wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschiedene Abteilungen aufsuchen und alles manuell erfassen und zusammentragen müssen.
Dazu kommt der Punkt Fehleranfälligkeit. Werden Daten händisch eingegeben, schleichen sich leicht Fehler ein. Verträge mit fehlerhaften Daten führen unweigerlich zu Verzögerungen.
Mehr als 20 Stunden und 3 Versionen bis ein Vertrag unterschrieben ist
Laut der DocuSign-Studie “Vertragsverwaltung im Jahr 2020/2021” gab die Hälfte der befragten Unternehmen an, dass sie mehr als 20 Stunden für die Verhandlung eines jeden Vertrags benötigen. 71 Prozent der Befragten gaben an, mehr als drei neue Versionen eines Vertrags zu erstellen, bevor er endlich unterzeichnet wird.
Als der häufigste Grund für die Verzögerung wird die benötigte Genehmigung durch die Rechtsabteilung genannt. Kein Wunder, sieht sich diese schließlich täglich mit Verträgen konfrontiert, in die sich durch manuelle Vorgänge Fehler eingeschlichen haben. Das führt neben den Verzögerungen beim Geschäftsabschluss zu erhöhten Kosten, verpassten Gelegenheiten aufgrund von Missverständnissen sowie einem erhöhten Risiko der Non-Compliance.
Mehr Sicherheit und Effizienz durch KI
Der Einsatz von künstlicher Intelligenz ermöglicht tiefere Einblicke in Vertragsbedingungen und ähnliche Klauseln im gesamten Unternehmen. KI kann Compliance-Risiken identifizieren, unseriöse Klauseln aufspüren und sicherstellen, dass die besten Gesamtbedingungen auf alle Verträge angewendet werden, unabhängig von ihrem Ursprung. Sie warnt frühzeitig bei bekannten Vertragsproblemen, sodass Sie rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten und zukünftige Kosten und Risiken vermeiden können. Gleichzeitig spart Ihnen künstliche Intelligenz auf diese Weise viel Zeit und steigert die Effizienz der gesamten Rechtsabteilung.
DocuSign Insight - KI für Ihr Vertragsmanagement
DocuSign Insight bietet KI-gesteuerte konzeptionelle Suche, Klauselidentifizierung und Analyse für alle Ihre Verträge nach der Unterschrift. Die Lösung verwendet Algorithmen des maschinellen Lernens, um spezielle Sprach- oder Klauselkombinationen zu erkennen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, spezifisch für die Branche, die Art des Vertrags und den geografischen Standort.
Insight macht es Unternehmen möglich, große Mengen von Verträgen schnell nach einem bestimmten Ausdruck oder einer Klausel zu durchsuchen und diese Vertragsgruppen dann auf Trends und Verhaltensweisen zu analysieren.
Diese Erkenntnisse können dazu beitragen, die Prognosefähigkeiten von Unternehmen zu verbessern und damit die Entscheidungsfindung wesentlich zu beeinflussen. Entscheidungen aufgrund von Fakten – Die dafür notwendigen Daten liefert das digitale System. Nehmen wir einen Lieferantenvertrag, der Reisekosten beinhaltet – wie könnte sich ein Anstieg der Benzinpreise darauf auswirken?
Mit KI-gesteuerten Erkenntnissen ist es möglich, die geschäftlichen Auswirkungen solcher Vorfälle vorherzusagen und zu ermitteln, bevor sie eintreten, und dann daran zu arbeiten, sie zu berücksichtigen und abzumildern.
Diese Tools können besonders für jene Unternehmen nützlich sein, die auch vor der Herausforderung stehen, immer komplexere Technologien zu nutzen. Ohne eine effiziente Möglichkeit, die verschiedenen, im Unternehmen verstreuten Dokumente zentral zu verwalten, gehen Sie möglicherweise unnötige Risiken ein und gefährden die Erfüllung wichtiger KPIs. Die unvermeidliche Ad-hoc- oder rechtliche Überprüfung könnte Wochen oder Monate lang mühsame manuelle Untersuchungen und Recherchen nach sich ziehen.
Technologie kann Ihnen nicht alles abnehmen, aber sie kann die Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeiter mit zeitintensiven Verwaltungsaufgaben wie dem Vertragsmanagement verbringen, drastisch reduzieren, so dass Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist: das Wachstum Ihres Unternehmens.
