Wie Künstliche Intelligenz Ihr Vertragsmanagement optimiert

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Vertragsmanagement sorgt bei Unternehmen aller Größenordnungen schon lange für Kopfzerbrechen. Gute Neuigkeiten: Technologie kann hier Abhilfe schaffen, insbesondere durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI).

Die Herausforderungen des Vertragsmanagements

Die Herausforderungen des Vertragsmanagements sind sehr vielschichtig. Die unterschiedlichsten Abteilungen innerhalb eines Unternehmens haben es oft mit einer immensen Anzahl an Verträgen zu tun. Befinden sich die entsprechenden Dokumente sogar auf unterschiedlichen Medien, von Festplatten bis hin zu Softwareanwendungen, ist ein gewisses Chaos vorprogrammiert. Das Suchen von Dokumenten nimmt viel Zeit in Anspruch, der Austausch mit anderen Abteilungen ebenfalls.  Ein weiterer wichtiger Punkt in der Liste, ist die Fehleranfälligkeit. Werden Daten noch händisch eingegeben, besteht die Möglichkeit von Fehlern. Verträge mit fehlerhaften Daten führen unweigerlich zu Verzögerungen. Und dann wäre da noch das Thema Übersicht. Selbst eine scheinbar einfache Aufgabe wie die Berechnung, wie viele Verträge ein Unternehmen in Verwendung hat, kann sich als schwierig erweisen, da die Mitarbeiter verschiedene Abteilungen aufsuchen und alles manuell erfassen und zusammentragen müssen. 

Manuelle Prozesse sind fehleranfällig und kosten Zeit

Laut des Forrester-Berichts "Status Quo Vertragswesen 2020" gaben etwa ein Drittel der befragten Mitarbeiter an, dass die Aushandlung eines typischen Vertrags mehr als 30 Stunden in Anspruch nimmt, was wahrscheinlich auf die Versionierung und Änderungen zurückzuführen ist.

Ein Viertel gab an, dass ihre Verträge jede Woche geändert oder Änderungsaufträge ausgeführt werden, während 52 Prozent sagten, dass die Verträge ihres Unternehmens im Durchschnitt drei bis vier Versionen durchlaufen, bevor sie finalisiert werden können.

Vorteile von KI-Software für die Rechtsabteilung

Sie stehen oft verloren im Paragraphendschungel? Nun, juristische KI-Software wurde genau dafür entwickelt. Gerade in Ihrer Rechtsabteilung kann Ihnen die Software viele mühsame und zeitaufwendige Prozesse abnehmen und ihren Mitarbeitern bleibt damit mehr Zeit, für die produktiveren Aufgaben. Darüber hinaus kann eine digitale Rechtsabteilung dabei helfen, neue Chancen und Risiken zu erkennen, die sonst vielleicht verborgen geblieben wären.

Der Einsatz von KI ermöglicht tiefere Einblicke in Vertragsbedingungen und ähnliche Klauseln im gesamten Unternehmen. Sie kann Compliance-Risiken identifizieren, unseriöse Klauseln aufspüren und sicherstellen, dass die besten Gesamtbedingungen auf alle Verträge angewendet werden, unabhängig von ihrem Ursprung. Es liefert Frühwarnungen bei bekannten Vertragsproblemen, um frühzeitig Abhilfemaßnahmen einzuleiten und zukünftige Kosten und Risiken zu vermeiden. Kosten senken und die Effizienz verbessern, indem es Ihren Mitarbeitern viel Zeit erspart.

DocuSign Insight

Dies sind einige der Hauptvorteile von Seal Software, DocuSigns Partner für die Bereitstellung von KI-gestützter Vertragserkennung, -extraktion und -analyse. Mit DocuSign Insight macht Seal Software es Unternehmen möglich, große Mengen von Verträgen schnell nach einem bestimmten Ausdruck oder einer Klausel zu durchsuchen und diese Vertragsgruppen dann auf Trends und Verhaltensweisen zu analysieren.

Diese Erkenntnisse können in weiterer Folge dazu beitragen, die Prognosefähigkeiten vieler Unternehmen zu verbessern und damit die Entscheidungsfindung wesentlich zu beeinflussen. Entscheidungen aufgrund von Fakten. Die dafür notwendigen Zahlen liefert das digitale System. Nehmen wir einen Lieferantenvertrag, der Reisekosten beinhaltet - wie könnte sich ein Anstieg der Benzinpreise darauf auswirken?

Mit KI-gesteuerten Erkenntnissen ist es möglich, die geschäftlichen Auswirkungen solcher Vorfälle vorherzusagen und zu ermitteln, bevor sie eintreten, und dann daran zu arbeiten, sie zu berücksichtigen und abzumildern.

Diese Tools können besonders für jene Unternehmen nützlich sein, die auch vor der Herausforderung stehen, immer komplexere Technologien zu nutzen. Ohne eine effiziente Möglichkeit, die verschiedenen, im Unternehmen verstreuten Dokumente zentral zu verwalten, gehen Sie möglicherweise unnötige Risiken ein und beeinträchtigen die zur Optimierung der Geschäftspraktiken erforderlichen Kennzahlen. Die unvermeidliche Ad-hoc- oder rechtliche Überprüfung könnte Wochen oder Monate lang mühsame manuelle Untersuchungen und Recherchen nach sich ziehen.

DocuSign Insight nutzt Seal-Ressourcen, um Ihr Leben einfacher und produktiver zu machen. Zum Beispiel setzt Insight Algorithmen des maschinellen Lernens ein, um spezielle Sprach- oder Klauselkombinationen zu erkennen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, spezifisch für die Branche, die Art des Vertrags und den geografischen Standort.

Die KI ist anpassungsfähig, so dass das System Such- und Analysealgorithmen auf der Grundlage Ihrer spezifischen Vertragsklauseln trainieren und verfeinern kann, was die Genauigkeit und Relevanz wesentlich erhöht. Die Anwendung kann die Überprüfungszeiten von Monaten auf Tage dramatisch verkürzen, die Genauigkeit und den Umfang der Überprüfungen erhöhen, umsetzbare Erkenntnisse für die Verbesserung von Geschäftsprozessen gewinnen und vieles mehr. 

Zusammenfassung: AI DocuSign + Seal Partner Software 

Technologie kann nicht alles tun, aber sie kann die Zeit, die Ihre Mitarbeiter mit zeitintensiven Verwaltungsaufgaben wie dem Vertragsmanagement verbringen, drastisch reduzieren, so dass Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich wichtig ist:

das Wachstum Ihres Unternehmens.

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Linda Kuniss
Autor
Linda Kuniss
PR & Content Marketing Manager
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