Fristenmanagement: Bedeutung und Lösungen

Je nach Größe können in einem Unternehmen schnell mehrere hundert oder tausend laufende Verträge zusammenkommen. Mit jedem Vertrag gehen auch Fristen einher – hierzu gehören zum Beispiel Kündigungsfristen, Verlängerungszeiträume, aber auch regelmäßige Termine für Wartungen, Einarbeitungen etc. Eine einzelne Frist kann man sich gut merken, in dieser Größenordnung reicht aber ein Block mit Post-Its nicht mehr aus, um all die wichtigen Zeitfenster zu notieren. 

Hier braucht es ein zuverlässiges Fristenmanagement, das nicht nur von einer oder ein paar wenigen Personen im Unternehmen abhängt. Glücklicherweise kennt die Digitalisierung hierfür eine einfache Lösung: die digitale Fristenverwaltung. Wir erklären, wieso Fristenmanagement so wichtig ist und welche Vorteile eine Fristen-Software bringt.

Was bedeutet Fristenmanagement?

Wir alle kennen sie – die Handyverträge, die nach der dreimonatigen Kündigungsfrist automatisch verlängert werden. Im Gegenzug gibt es auch Verträge, die unbedingt verlängert werden sollen, zum Beispiel Arbeits- oder Lieferantenverträge. Beim Fristenmanagement geht es darum, Fristen aller laufenden Verträge und damit zusammenhängende Termine im Blick zu behalten. Ein elektronischer Fristenkalender erleichtert diese Arbeit, indem er Deadlines digital verwaltet. Zudem sorgt er dafür, dass Sie an wichtige Start- und Endtermine erinnert werden und keine Fristen verletzen.

Was beinhaltet das Fristenmanagement?

Die Fristenverwaltung meint zum einen die Dokumentation von Fristen, Terminen und Aufgaben, die sich aus laufenden Verträgen ergeben. Hier müssen u. a. rechtliche Vorgaben eingehalten werden, die es zu recherchieren und einzutragen gilt. Zum anderen übernimmt das Fristenmanagement die Benachrichtigung der Personen, die für die einzelnen Fristen bzw. Aufgaben und Termine zuständig sind. 

Eine Fristen-Software birgt den Vorteil einer klaren Übersicht für den Fristenkalender, plus Erinnerungen und Benachrichtigungen an die zuständigen Personen und Abteilungen. 

Warum ist Fristenmanagement wichtig?

Wenn im Unternehmen wichtige Vertragsfristen versäumt werden, kann das oft zu hohen Kosten führen. Viele Verträge müssen neu verhandelt werden, für andere Vereinbarungen gelten möglicherweise rechtliche Fristen, zum Beispiel bei vertraglich festgelegten Wartungen. Dem Unternehmen entstehen dadurch unnötige Kosten, die sich mit einer Software für Fristenverwaltung einfach vermeiden lassen könnten. 

Was sind die Vorteile von digitalem Fristenmanagement? 

Viele Unternehmen arbeiten beim Fristenmanagement noch mit Excel-Tabellen und lassen sich dadurch die vielen Vorteile entgehen, die digitale Lösungen bieten. Ein integrierter Fristenkalender beinhaltet alle wichtigen Termine inklusive mobilem Zugang: Berechtigte Personen können jederzeit von überall auf den Fristenkalender zugreifen. Dadurch entsteht eine zentrale und übersichtliche Plattform. Die Angaben aus den Verträgen können mit einer entsprechenden Software automatisch in einen Fristenkalender übernommen werden, die daraus Workflows ableitet. Aus einem manuell eingetragenen Event mit Terminerinnerung wird so ein automatisierter Prozess. 

Wenn die Deadline naht, stellen Benachrichtigungs-Workflows sicher, dass alle zuständigen Personen eine Erinnerung erhalten. Zudem sorgt ein Eskalations-Workflow dafür, dass weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benachrichtigt werden, falls die Aufgaben nicht bis zur Deadline erledigt werden. Dank elektronischer Suchfunktion und der Vergabe von Keywords und Tags finden Sie alle wichtigen Vertragsunterlagen innerhalb kürzester Zeit.

Verträge verwalten und Fristen im Blick behalten mit Docusign

Digitales Vertragsmanagement spielt eine große Rolle in Unternehmen – sowohl um effiziente Arbeitsabläufe zu gestalten als auch zur DSGVO- und GoBD-konformen Dokumentenablage. Mit einer digitalen Vertragsakte schaffen Sie eine einfache Lösung, um Ihre Unterlagen elektronisch zu sortieren, zentral abzulegen und zu verarbeiten. 

Eine Fristenbuch-Software unterstützt Sie gezielt bei der Fristenverwaltung. Docusign bietet Ihnen Vertragsmanagementsysteme, die den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente verwalten. Mit automatisierten Prozessen für effizienteres Arbeiten ermöglicht Docusign CLM vereinfachte Workflows rund um Ihr Fristen- und Vertragsmanagement:

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