8 Best Practices für die Implementierung eines Vertragsmanagementsystems

Die Umstellung Ihres Unternehmens auf ein CLM-System (Contract Lifecycle Management) kann eine gute Möglichkeit sein, Vertragsprozesse durch Automatisierung zu verbessern. Die Vorteile liegen auf der Hand: gesteigerte Effizienz, höhere Produktivität und geringere Risiken.

Aber die Umstellung auf ein Vertragsmanagement-System ist auch ein großes Unterfangen, das eine gründliche Vorbereitung erfordert. Jedes Projekt dieser Größenordnung kann schwierig zu steuern sein und bei unsachgemäßer Durchführung dazu führen, dass die Vorteile nicht zum Tragen kommen. Während ein erstklassiger CLM-Anbieter ein aktiver Partner bei der technischen Implementierung ist, bedarf es einer sorgfältigen Planung, um eine breite Zustimmung und Akzeptanz innerhalb des Unternehmens zu erreichen.

Um Sie bei dem Übergang zu CLM von der Idee bis zur Einführung zu unterstützen, haben wir die Erfahrungen von Hunderten von Unternehmen in acht Best Practices zusammengefasst und in zwei Kategorien unterteilt: Planung und Implementierung.

Im Folgenden erfahren Sie, wie  Sie sich in acht Schritten auf die Einführung und laufende Nutzung eines unternehmensweiten Vertragsmanagementsystems vorbereiten.

Planung

1. Identifizieren Sie aktuelle Prozesse und visualisieren Sie den zukünftigen Zustand 

Es stimmt, dass CLM die Geschäftsprozesse erheblich verbessern kann. Dazu müssen Sie jedoch zunächst Ihre aktuellen Prozesse abbilden und ein klares Verständnis für den aktuellen Zustand der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen entwickeln. Mit dieser Übersicht können Sie Lücken und Ineffizienzen in Ihren Abläufen besser erkennen. Mit diesem Wissen sind Sie in der Lage zu definieren, wie der zukünftige Zustand aussehen soll und wie CLM Ihrem Unternehmen zugutekommen kann.

2. Definieren Sie den Projekterfolg

Es kann leicht passieren, dass man sich von der Begeisterung für die Automatisierung von Prozessen anstecken lässt. Die Definition des Projekterfolgs zu Beginn ist jedoch wesentlich bei der Einführung von CLM. Klare Kennzahlen sind der Schlüssel zum Nachweis des ROI und können schließlich als Grundlage für die Ausweitung von CLM auf andere Unternehmensbereiche dienen. Die Definition und Beschreibung des idealen zukünftigen Zustands kann auch dazu beitragen, das Führungsteam zu motivieren, wenn es an der Zeit ist, dessen Zustimmung zu erhalten.

Die Erfolgskennzahlen eines Projekts können variieren, je nachdem, worauf Ihr Unternehmen Wert legt und welche Probleme Sie beseitigen möchten. Einige Beispiele für zu messende KPIs sind:

• Umsetzungsbudget und Zeitplan. Diese Kennzahlen sind für die Messung des spezifischen Erfolgs der CLM-Einführung besonders hilfreich. Die Einhaltung des Zeit- und Budgetrahmens ist von unschätzbarem Wert, um den Mehrwert von CLM zu unterstreichen.
• Verbesserungen der Geschwindigkeit. Die Verfolgung der Vertragserstellung, der Iterationen und der Zeit bis zur Unterzeichnung vor und nach der Einführung von CLM sind einfache Möglichkeiten, den Projekterfolg nachzuweisen.
• Umsatz. Dieser einfache Punkt wird oft übersehen: Der ROI des Projekts hängt davon ab, ob die Implementierung mehr Umsatz generiert als sie kostet. Indem Sie Stunden in Euro umrechnen, können Sie die grundlegenden Einsparungen aufzeigen, die CLM erzielen kann.
• Risiken. Durch die automatisierte Vertragserstellung und -verhandlung werden viele Möglichkeiten für menschliche Fehler eliminiert. Der Vergleich historischer Daten zu kostspieligen Fehlern, die durch unsachgemäß erstellte Verträge entstanden sind, kann helfen, die Risikominderung zu quantifizieren. 

3. Fangen Sie klein an 

Nachdem Sie die aktuellen Prozesse in Ihrem Unternehmen erfasst und den Projekterfolg definiert haben, kann es verlockend sein, jedes Problem, das Sie sehen, auf einmal zu lösen. Wenn Sie jedoch bei der Implementierung zu schnell zu viele Änderungen vornehmen, könnte dies die Akzeptanz gefährden.

Bestimmen Sie stattdessen ein oder zwei Anwendungsfälle mit hoher Auswirkung und geringem Risiko, denen Sie Priorität einräumen. Beginnen Sie Ihren Implementierungsplan mit diesem engeren Anwendungsfall und ermitteln Sie dessen KPIs.

Durch die Implementierung eines einzigen Anwendungsfalls wird auch die Akzeptanz im Unternehmen verbessert. Anstatt mehrere Geschäftsprozesse auf einmal neu zu erlernen, erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine überschaubare Einführung in CLM. Sobald sich der Erfolg einstellt, wird die Ausweitung von CLM auf weitere Anwendungsfälle viel einfacher sein.

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4. Holen Sie sich die Zustimmung der Führungsebene

Wenn Sie ein klares Verständnis für den aktuellen Zustand und einen gut definierten zukünftigen Zustand haben sowie den Anwendungsfall mit geringem Risiko und hohem Nutzen identifiziert, Projekterfolge definiert und KPIs festgelegt haben, dann ist es an der Zeit, sich an das Führungsteam zu wenden, um dessen Zustimmung einzuholen.

Manchmal kommt man schneller voran, wenn man im Nachhinein um Vergebung bittet anstatt vorher um Erlaubnis. Bei der Einführung eine CLM-Systems ist das jedoch keine gute Idee. Die Zustimmung der Geschäftsleitung vor der Implementierung ist für den Erfolg eines CLM-Systems entscheidend.

Beginnen Sie daher mit einem klaren und quantifizierbaren Business Case für CLM. Außerdem müssen Sie Ihre Botschaft an das Führungsteam konsistent vermitteln. Eine widersprüchliche Kommunikation kann dazu führen, dass verschiedene Führungskräfte unvereinbare Annahmen treffen, die das Projekt zum Stillstand bringen oder sogar zum Scheitern bringen können, bevor es überhaupt begonnen hat.

Wenn sich das Führungsteam einig ist, lassen sich Überlegungen zum Budget und zur Schulungsdauer leichter festlegen. Diese Zustimmung wirkt sich auch auf das gesamte Unternehmen aus, so dass die unternehmensweite Einführung schneller, gründlicher und mit größerer Wahrscheinlichkeit vonstatten geht. 

Einführung

5. Governance einführen

Nachdem Sie die Zustimmung der Geschäftsleitung eingeholt haben, aber bevor Sie mit der Implementierung beginnen, sollten Sie ein internes Team benennen, das die Implementierung und laufende Durchführung von CLM überwacht. Die Team-Mitglieder dienen als interne Experten und überbrücken die Wissenslücke zwischen Ihrem Unternehmen und Ihrem CLM-Anbieter. Die beste Methode zur Bildung dieses Teams ist die Auswahl von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens. Mit einem breit gefächerten Führungsteam ist die Abstimmung auf oberster Ebene in Bezug auf Regeln und Prozesse stabiler, so dass eine organisatorische Abstimmung leichter zu erreichen ist. 

6. Befähigen und schulen Sie Ihr Team

Wenn Sie die Person sind, die die Einführung von CLM vorantreibt, fühlen Sie sich vielleicht schon am ersten Tag der Implementierung sehr gut mit dem System vertraut. Für fast alle anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen wird es jedoch der erste Tag sein, an dem sie mit diesem Tool in Berührung kommen. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie einen Plan haben, wie Sie jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter in der Verwendung von CLM im spezifischen Kontext ihrer oder seiner Rolle schulen wollen. Sorgfältige Dokumentation und gute Kommunikation mit dem internen Support-Team helfen bei der Einarbeitung und fördern eine schnellere und kompetentere Akzeptanz. 

7. Prioritäten setzen und Verträge migrieren 

CLM ist nicht nur für neue Vereinbarungen geeignet. Um den größtmöglichen Nutzen aus dem System zu ziehen, ist es wichtig, Ihre bestehenden Papierverträge zu migrieren. Dies kann ein entmutigender Prozess sein, aber der richtige CLM-Anbieter wird Sie bei der Erstellung eines Digitalisierungsplans unterstützen.

Ein Digitalisierungsplan beginnt in der Regel damit, zu ermitteln, wo Ihre Dokumente physisch gespeichert sind. Anschließend legen Sie fest, welche Dokumentenkategorien vorrangig digitalisiert werden sollen. In der Regel ist es am sinnvollsten, mit aktiven Verträgen und allen Dokumenten, die für die Einhaltung von Vorschriften erforderlich sind,  zu beginnen. Sobald diese migriert sind, sollten Sie alle inaktiven Verträge migrieren. Es mag nicht notwendig erscheinen, inaktive Verträge zu migrieren, aber das richtige CLM macht die darin enthaltenen Daten durchsuchbar und schnell abrufbar. 

8. Robuste Tests

Die Einführung und Nutzung ist nicht das Ende des CLM-Implementierungsprojekts. Ihr internes CLM-Expertenteam sollte das System gründlich analysieren und testen, um eine optimale Nutzung zu gewährleisten. Auch wenn ein automatisiertes System wie CLM unmittelbare und sichtbare Vorteile gegenüber einem papierbasierten System bietet, gibt es immer Möglichkeiten zur Prozessverbesserung.

Wenn beim Testen Verbesserungsmöglichkeiten gefunden werden, kann Ihr Expertenteam das System auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse neu konfigurieren. Und dann beginnt der Prozess von vorne: Sie sollten die Tests fortsetzen, um sicherzustellen, dass die Neukonfiguration die beabsichtigte Wirkung hat.

Rigorose, fortlaufende Tests verringern letztlich das Risiko, indem sie Problembereiche identifizieren und beheben. Außerdem wird dadurch die Einführungszeit für neue Anwendungsfälle verkürzt. 

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Diese acht Schritte bieten Ihnen eine solide Grundlage für die effektive Planung und Umsetzung der Einführung eines CLM-Systems. Wenn Sie bei der Planung und Implementierung sorgfältig und methodisch vorgehen, werden Sie in der Lage sein, ein CLM-System in Ihrem Unternehmen einzuführen, das die Prozesse verbessert sowie Zeit und Geld spart. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie CLM die Vertragsprozesse in Ihrem Unternehmen erheblich verbessern kann? Laden Sie jetzt unser kostenloses Whitepaper herunter.