So gestalten Sie Ihr Vertragssystem mithilfe digitaler Workflows neu

Stellen Sie sich vor, Sie könnten ihre Arbeit mit weniger Aufwand in kürzerer Zeit erledigen – und Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ginge es genauso. Die Lösung: Denken Sie Prozesse nicht nur neu, sondern konsequent digital. 

Alle wichtigen Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens können hiervon profitieren – einschließlich Vertrieb, Marketing, Personalwesen, Rechtsabteilung und IT. Jeder mit seinen eigenen Prozessen, Abhängigkeiten und potenziellen Engpässen. Diese zu analysieren, zu optimieren und logisch zu ordnen, verbessert das Nutzererlebnis und die Unternehmensabläufe. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Produktivität, Komfort und Technologie verbinden und daraus digitale Workflows ableiten.

Digitale Workflows: Die Technologie von morgen

Digitale Prozesse schätzen wir besonders dann, wenn sie unser Leben einfacher machen. Online-Formulare ersparen uns den Gang zur Post und dank cloudbasierten Systemen sind Handy und Computer immer miteinander verknüpft und ermöglichen uns, auch von unterwegs Arbeit erledigen zu können. Was für viele Menschen zum Alltag gehört, fehlt aber in zahlreichen Organisationen noch: digitale Workflows.

Krankenhauspersonal zum Beispiel verbringt oft mehr Zeit mit Papierkram als mit den medizinischen Aufgaben. Ähnlich sieht es bei Immobilienmaklerinnen und -maklern aus. Papierprozesse sind in vielen Branchen noch die Norm und verzögern dadurch viele Vertragsabschlüsse. Hinzu kommt die Fehleranfälligkeit, die nicht nur die Produktivität, sondern auch das Thema Datensicherheit beeinträchtigt. Dabei liegt die Lösung so nah: ein vollständig automatisiertes und digitales System, das alle Funktionen Ihres Unternehmens umfasst – wie Angebote, Kaufverträge, Immobilienverträge oder die Beschaffung von Technologie.

Warum der Übergang zu vollständig digitalen Vertragsprozessen?

Nur weil manche Prozesse schon seit langer Zeit auf die gleiche Art und Weise ausgeführt werden, sind sie noch lange nicht bewährt und schöpfen nicht automatisch das volle Potential aus. Digitale Workflows bringen Ihnen unter anderem folgende Vorteile:

• Immer und überall mit allen Beteiligten zusammenarbeiten
• Zugriff kontrollieren und dokumentieren
• Dokumentenverläufe aufzeichnen und automatisch auf den neuesten Stand bringen
• Auch außerhalb des Büros arbeiten
• Dokumentation speichern und Wissen über Kundinnen und Kunden erweitern
• Zeit und Geld sparen

So erstellen Sie digitale Workflows

Ganzheitlich denken – das ist die Devise, wenn Sie einen Prozess optimieren oder neu aufsetzen wollen. Durchdachte Workflows sind nicht einfach nur ein digitales Duplikat des analogen Prozesses. Nicht umsonst heißt es, dass die Digitalisierung eines schlechten Prozesses nur einen schlechten, digitalen Prozess mit sich bringt. Treten Sie lieber erst einmal einen Schritt zurück und fokussieren sich auf die notwendigen Schritte. So verbessern Sie das Erlebnis in Ihrem Unternehmen: Für die Teams, Kundinnen und Kunden und die Geschäftsführung.

Sprechen Sie mit allen beteiligten Personen und dokumentieren Sie neben dem Status quo auch das Ideal. Gemeinsam können Sie das Potential herausarbeiten und auf Ihre Teams und das Unternehmen zugeschnittene Vertragsprozesse aufstellen – von der Erstellung bis zur Fertigstellung, Speicherung und schließlich dem Ende der Gültigkeit. 

Darauf sollten Sie bei digitalen Prozessen achten:

Ins Detail gehen

Beschreiben Sie bei jedem Schritt genau, welche Aufgaben und Materialien dieser umfasst. Notieren Sie z. B. die Dokumentenart und welche Daten und Angaben es enthält.

So viel wie nötig, so wenig wie möglich

Hinterfragen Sie bei jedem Prozessschritt die Notwendigkeit dieser Aufgabe, möglicherweise kann man sie weglassen oder muss den Prozess umdenken.

Einen Schritt voraus sein

Fragen Sie nach, was mit den Dokumenten geschieht, nachdem Sie von der betreffenden Person unterzeichnet worden sind. Denken Sie den Prozess zu Ende, um jeden Schritt optimal in den Workflow zu integrieren. 

Digitale Workflows in das System einbinden

Manche Workflows stehen für sich allein – in den meisten Fällen stellen sie aber einen Teil des gesamten Systems dar. Binden Sie die Workflows in einen größeren Kontext ein, um Lücken und Überschneidungen zu vermeiden. 

Digitale Prozesse brauchen Teamwork

Die Arbeit an einem neuen Workflow ist Teamsache. So erhalten Sie mehr Einblick, wie die bestehenden Prozesse entstanden sind und was Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Ihre Aufgaben brauchen.

Mit DocuSign zum digitalen Workflow

Von der elektronischen Signatur bis hin zum Contract Lifecycle Management – DocuSign hilft Ihnen dabei, Prozesse neu zu denken und Verträge schneller abzuschließen. Lernen Sie noch heute unsere cloudbasierten Lösungen kennen!