Klaas de Jong, Vertriebsspezialist bei der Bei BMW Group Niederlande erklärt uns, wie er die Zeit von Vertragserstellung bis zur Unterschrift von durchschnittlich drei Monate auf eine Woche reduzieren konnte.

Klaas, können Sie einen Überblick über BMW Niederlande und Ihre Rolle innerhalb des Unternehmens geben?

Ich arbeite für BMW Group Niederlande. Wir importieren BMWs, Minis und Motorräder und verkaufen sie an unsere Händler. Wir haben eine Reihe von in den Niederlanden ansässige Großkunden wie KPMG, Siemens, die mehr als 100 Fahrzeuge benötigen. Wir haben direkte Verträge mit ihnen, wo wir ihren Mitarbeitern Rabatte gewähren.

Ich bin Vertriebsspezialist und vor rund anderthalb Jahren haben wir damit begonnen, Verträge mit DocuSign an diese Großkunden zu senden. Einige Kunden haben bestimmte Verwendungszwecke, bei denen auch die Händler Verträge unterzeichnen müssen.

Wie haben Sie und Ihr Team die Implementierungsphase erlebt?

Sehr gut. Am Anfang konkurrierten einige andere Anbieter von digitaler Signatur um den Auftrag. DocuSign stach mit dem Verständnis für unsere Geschäftsanforderungen und dem Support-Angebot hervor. Sie hatten einen guten Überblick über unsere Möglichkeiten. Dann lieferte das DocuSign-Team die beste Präsentation mit einer Lösung, die für uns sehr klar war.

Was hat Sie ursprünglich veranlasst, nach einer digitalen Signaturlösung zu suchen?

Für alle unsere Verträge muss unser Unternehmensverkaufsleiter ebenso wie unser Verkaufsdirektor unterschreiben. Alle unsere Verträge müssen sowohl vom Corporate Sales Manager als auch vom Sales Director unterschrieben werden. Wenn der Vertrag über einen Händler läuft, bei dem ein Kunde ein Auto ausschließlich von diesem Händler kauft, müssen noch zwei weitere Personen den Vertrag unterschreiben. So können bis zu sieben Personen in den Unterschriftsprozess involviert sein.

Mein Vorgänger druckte die Verträge aus und legte sie zur Unterzeichnung auf den Schreibtisch eines Verkaufsleiters. Dann musste sie eine Kopie erstellen und sie an den Händler senden, der dann ebenfalls eine Kopie erstellt und diese wiederum an den Kunden sendete. Es hat lange gedauert, die Verträge zurückzubekommen. Wenn der Corporate Sales Manager wissen wollte, bei wem ein gewisser Vertrag gerade liegt, konnte sie es ihm nicht sagen. Er konnte beim Händler, Sales Manager, oder beim Kunden liegen.

Wie lange hat der Prozess gedauert bevor sie digitale Signaturen implementiert haben?

Monate. Die Verträge wurden per Post versandt und gingen von Schreibtisch zu Schreibtisch. Im besten Fall haben wir den Vertrag in einem Monat zurückbekommen, im schlimmsten Fall dauerte es drei Monate. Wir hatten auch das Problem, dass wir während dieser Zeit nicht wussten, wo die Verträge waren.

Außerdem kostete das Kopieren, Drucken und Verschicken der Verträge viel Zeit. Das verursachte ziemlich hohe Kosten und Arbeit für unsere Kollegen in der Verwaltung. Wir mussten auch die Verträge zurückbekommen bevor die Prüfer von KPMG ins Büro kamen um unsere Aufzeichnungen zu überprüfen.

Gelegentlich passierte es, dass einige Verträge nicht zeitgerecht zurückkamen. Dann gab es Stress und wir mussten alles in Bewegung setzen um die Verträge zurückzubekommen, damit sie überprüft werden konnten. Jetzt können sie in DocuSign sehen, mit wem der Vertrag abgeschlossen ist.

Hat sich die Zeit von Vertragserstellung bis zur Unterschrift verkürzt?

Durch die Verwendung von digitalen Signaturen konnten wir den Zeitraum von Vertragserstellung bis zum Zurückerhalten der unterschriebenen Verträge von drei Monaten auf eine Woche verkürzen. Früher sind die Verträge beim Unterzeichner oft bis zu zwei Wochen herumgelegen. Heute werden sie innerhalb von ein oder zwei Tagen unterschrieben.

Verwenden Sie DocuSign über Smartphone, Tablet oder Laptop?

Mein Manager, der Teil des Vertragsunterzeichnungs-Prozess ist, unterschreibt meist auf seinem Handy, wie übrigens auch die meisten unserer Manager bei BMW Group. Sie haben die DocuSign-App auf ihren Smartphones und es funktioniert reibungslos. Natürlich nutzen wir auf unseren Laptops auch die Webanwendung.

Gibt es Integrationen, die BMW Niederlande in Verbindung mit DocuSign verwendet, zum Beispiel Salesforce oder ein anderes CRM?

Nein noch nicht. Ich hoffe, dass dies in Zukunft geschieht, da ich mit N-count, einem nationalen Key-Account-Management-Tool, arbeite, dass unser CRM für Firmenkunden sein wird. Da wir DocuSign für unsere Firmenkunden verwenden, arbeite ich daran, es mit unserem CRM-System zu verbinden. Auf diese Weise haben wir ein CRM, um die Verträge zu gewinnen, und DocuSign, um die Unterschrift einzuholen.

Wie war das Feedback Ihrer Austauschpartner?

Unseren Partner gefällt es in der Regel DocuSign zu verwenden. Unser Management ist besonders zufrieden, da es einen Einblick in den Dokumentenstatus gibt, sobald ein Vertrag zur Unterzeichnung vorliegt. Sie können sehen, ob es sich um einen Händler, einen Verkaufsleiter oder einen Kunden handelt. Sie können genau sehen, bei wem der Vertrag ist. Das ist uns sehr wichtig.

Verwenden Sie digitale Signaturen in anderen Bereichen des Unternehmens oder derzeit nur im Verkauf?

Derzeit nur im Verkauf. Es gibt einige andere Abteilungen, die an DocuSign interessiert sind, wie zum Beispiel Einkauf und Personal. Aber im Moment senden meine Kollegen nur Verträge an Händler und an Großkunden.

Der Einkauf ist auch daran interessiert, Informationen und Unterschriften für das Vendor Setup Formular von BMW zu erfassen. Es würde uns erlauben, unsere Buchhaltungssysteme mit diesen Informationen zu automatisieren. Ich sagte ihnen, DocuSign wäre eine großartige Möglichkeit, dies zu tun, da wir mindestens 600 Anbieter haben, die von dieser Arbeitsweise profitieren könnten.

Haben Sie einen Tipp für andere Unternehmen oder Abteilungen, die überlegen digitale Signaturen zu verwenden?

Wenn Unternehmen mobile Endgeräte nutzen und papierlos sein wollen, dann ist DocuSign die perfekte Lösung. Sie können jedes Dokument senden, egal ob intern oder extern. Auch innerhalb von BMW können wir zum Beispiel im Personalwesen mehr tun.

Es mag einige Kunden geben, die Angst haben, Verträge digital zu unterschreiben, aber das ist die Zukunft. Ich glaube, unsere Regierung sollte die Nutzung von Plattformen wie DocuSign unterstützen. Unternehmen zögern oft aus Angst vor rechtlichen Problemen. Sie sollten wissen, dass es sowohl legal als auch sicher ist.

Danke für das Interview, Klaas!

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