Wir stellen vor: Das neue Docusign - das Unternehmen für Intelligent Agreement Management

Kernaussagen:

• Docusign gibt heute eine wesentliche Erweiterung seiner Unternehmensstrategie mit einer neuen SaaS-Kategorie bekannt  — Intelligent Agreement Management — und führt Docusign IAM, eine intelligente Vertragsmanagementplattform, ein.
• Einer aktuellen Studie von Deloitte zufolge verlieren Unternehmen aufgrund mangelhafter Praktiken und Lücken in Betriebssystemen im Bereich des Vertragsmanagements jedes Jahr weltweit fast 1,862 Billionen Euro.* Wir geben dem ganzen einen Namen: „Vertragschaos“.
• Das Vertragschaos entsteht, wenn veraltete Vertragssysteme und -prozesse Ihr Geschäft verlangsamen und geschäftskritische Informationen in starren, unformatierten Dateien eingeschlossen sind, die nicht mit vorhandenen Betriebssystemen verbunden sind. Wir sind der Meinung, dass dies einen der größten Wertverluste in der heutigen Geschäftswelt darstellt.
• Docusign IAM nutzt künstliche Intelligenz, um das Vertragsmanagement zu modernisieren, damit Unternehmen aller Art Vertragsdaten in Erkenntnisse und Aktionen umwandeln, Vertragsprüfungszyklen beschleunigen und die Produktivität unternehmensweit steigern können. 
• Die neuen Docusign-IAM-Anwendungen für den Vertrieb und für das Kundenerlebnis (CX) stehen Kunden in den USA ab diesem Sommer zur Verfügung und werden noch in diesem Jahr u.a. nach Deutschland und in andere wichtige internationale Märkte expandieren. 

Verträge sind das Fundament jedes Geschäfts. Ihre Beziehungen zu Ihren Kunden, Ihren Anbietern und Ihren Mitarbeitern basieren alle auf Verträgen. Wenn Sie Ihre Verträge gut verwalten, arbeiten Sie effizient und können Ihr Geschäft schnell ausbauen. Wenn Sie sie nicht gut verwalten, entstehen vermutlich finanzielle Verluste. 

Leider verwalten nur sehr wenige Unternehmen Verträge systematisch und effizient. Aus einer Studie von Deloitte geht hervor, dass diese veralteten Systeme und Prozesse weltweit annähernd 1,862 Billionen Euro (2 Billionen US-Dollar) an wirtschaftlichem Schaden auslösen.* Wir nennen dieses Problem das „Vertragschaos“.

Heute kündigen wir eine neue Vision für Docusign an. Sie wird Unternehmen auf der ganzen Welt dabei helfen, das Vertragschaos zu lösen und dazu beitragen, den finanziellen Schaden in Höhe von fast 1,862 Billionen Euro zurückzugewinnen. 

Am Anfang dieser Vision steht Docusign IAM – eine Plattform für durchgängiges Vertragsmanagement, die unserer Ansicht nach eine neue SaaS-Kategorie für intelligentes Vertragsmanagement anführt. Docusign IAM und unsere ersten beiden Geschäftsanwendungen – IAM für das Kundenerlebnis (CX) und IAM für den Vertrieb – werden demnächst in den USA und im Laufe des Jahres hier in Europa eingeführt.

Das Vertragschaos – und eine neue SaaS-Kategorie

• Die meisten Unternehmen wissen, wie unerfreulich es ist, wenn wichtige Abschlüsse sich wieder um ein weiteres Quartal verschieben, wenn potenzielle Kunden mangelhaft konzipierte Registrierungsprozesse erleben und wenn sie Geld verlieren, weil ihre Anbieter nicht alles liefern, was ihnen in den Verträgen zugesagt wurde. Diese Probleme summieren sich und kosten Unternehmen Zeit, Geld und Chancen.

Es gibt eine einfache Erklärung dafür, warum dieses Problem so weit verbreitet ist: Die Art und Weise, wie wir mit Verträgen umgehen, ist veraltet.

Die meisten Unternehmen verwenden Textverarbeitungsprogramme und E-Mails, um Verträge zu entwerfen und weiterzuleiten und speichern die Ausfertigungen digital. Viele führen ihre wichtigsten Verträge inzwischen mit der E-Signatur von Docusign aus. Aber abgesehen davon hat sich sehr wenig geändert. Das Erstellen und Aushandeln von Verträgen ist nach wie vor mühsam und zeitaufwendig. Abgeschlossene Verträge bleiben größtenteils unstrukturierte und unzusammenhängende Dateien, die nicht mühelos gefunden oder durchsucht werden oder mit den Systemen und Personen verknüpft werden können, die Ihr Unternehmen leiten.

Die Kosten dieser veralteten Prozesse und unzusammenhängenden Systeme sind erheblich:* 

• Jedes Jahr gehen weltweit 1,862 Billionen Euro an wirtschaftlichem Wert verloren.
• Unternehmen verschwenden pro Jahr und Funktion durchschnittlich 25.000 Stunden mit der reinen Ausarbeitung von Verträgen.
• Unternehmen brauchen im Durchschnitt zwei Wochen länger für einen wichtigen Geschäftsabschluss oder um die besten Talente einzustellen. 

Dies ist eine großartige Gelegenheit für einen Wandel – und die potenziellen Lösungen sind sehr leistungsstark – wir sind der Meinung, dass wir an der Schwelle einer neuen SaaS-Kategorie stehen: Intelligent Agreement Management. 

Ebenso wie Customer Relationship Management (CRM), Human Capital Management (HCM) und Enterprise Resource Planning (ERP) das Internet genutzt haben, um Vertrieb, Personalwesen und Ressourcenmanagement zu modernisieren, sind wir der Ansicht, dass Intelligent Agreement Management den Prozess des Vertragsmanagements ebenso verändern wird. Es wird die Art und Weise, wie Vertragsdaten in jeden Teil Ihres Unternehmens einfließen, transformieren.

Unsere Lösung: Docusign IAM 

Docusign IAM unterstützt Unternehmen aller Art dabei, intelligentere Verträge zu erstellen, Verträgen effizienter zuzustimmen und diese dann aktiv zu verwalten, um ihren vollen Wert zu nutzen und zu realisieren.

Die neuen Eigenschaften von Docusign verbinden nahtlos verschiedene Komponenten des Vertragsmanagementprozesses und nutzen modernste KI, um die Vertragserstellung zu beschleunigen, Verhandlungen zu verbessern und strategische Erkenntnisse zur Verwaltung Ihres Vertragsportfolios bereitzustellen.

Mit Docusign IAM haben Unternehmen folgende Möglichkeiten:

• Erstellen Sie Verträge auf kollaborative, automatisierte Weise und integrieren Sie Ihre Workflows in Ihre bestehenden Geschäftsprozesse und -systeme wie CRM, HCM und ERP.
• Schließen Sie Verträge schneller, sicherer und mit einer besseren Erfahrung für Endkunden, Partner und Mitarbeiter ab.
• Verwalten Sie Verträge, indem Sie die darin verborgenen Informationen aufdecken, Wert erschließen und unnötige Risiken verringern.

Diese neuen Eigenschaften werden durch neue Plattform-Services ermöglicht, die Teil von Docusign IAM sind. 

• Docusign Navigator ist ein intelligentes Repository, mit dem Unternehmen Verträge aus allen Quellen zentral speichern, verwalten und analysieren können. Navigator ist mehr als nur ein Dokumentenspeicher. Er wird von Docusign KI unterstützt und wandelt unstrukturierte Verträge effektiv in strukturierte Daten um. Mit diesen freigeschalteten Informationen erleichtert es Navigator den Benutzern, Verträge zu finden, schnell auf wichtige Informationen zuzugreifen und wertvolle Erkenntnisse aus Verträgen zu erhalten. Keine Zeitverschwendung mehr, keine Umsatzeinbußen und keine unnötigen Risiken aufgrund mangelnder Vertragstransparenz. Mit Navigator können Sie die Effizienz im gesamten Unternehmen steigern, Möglichkeiten zur Kostensenkung aufdecken und die Überwachung und Sicherheit von Verträgen verbessern.
• Mit Docusign Maestro können Sie flexible, anpassbare Vertragsworkflows erstellen, die genau auf Ihre Anforderungen abgestimmt sind, ohne dass Sie eine einzige Zeile Code schreiben müssen. Die Zeiten sind vorbei, als Programmierkenntnisse und lange Arbeitsstunden erforderlich waren, um integrierte Workflows zu erstellen. Mit Docusign Maestro können Sie in wenigen Minuten benutzerdefinierte Workflows konfigurieren – und Docusign-Eigenschaften wie eSignature, Identitätsüberprüfung und Datenverifizierung mit Apps von Dritten kombinieren, um eine Verbindung zu Ihren bestehenden Geschäftsprozessen herzustellen. Zukünftig können Sie auch unsere vorkonfigurierten Anleitungen nutzen, die für gängige Anwendungsfälle wie das Onboarding von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und KYC-Compliance-Anforderungen entwickelt wurden. 
• App Center baut auf unserem Ökosystem aus Entwicklern und Partnern auf und Sie können nun mühelos eine Vielzahl von Apps entdecken, installieren und verbinden, um Ihre vorhandenen Systeme in Docusign IAM zu integrieren. Sie können HubSpot und Salesforce verbinden, um Kundeninformationen aufzuzeichnen, ServiceNow, um einen neuen Workflow auszulösen, Quik!, um Vertragsdaten zu extrahieren, Stripe, um ein Zahlungsabonnement zu generieren, oder abgeschlossene Dokumente mit Box, Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive oder Sharepoint und Prisidio archivieren – und noch viele weitere Apps werden folgen.

Mit diesen Eigenschaften als Teil der Plattform-Services können wir zweckmäßige Anwendungen für bestimmte Geschäftsbereiche anbieten. Wenn Docusign IAM im Mai in den USA und im Laufe des Jahres auch in Europa eingeführt wird, bieten wir: 

• IAM für den Vertrieb: Vertriebsteams können Geschäfte schneller abschließen, indem sie intelligente Verträge erstellen und den Vertragsprozess nahtlos mit CRM-Systemen verknüpfen.
• IAM für das Kundenerlebnis (CX): Produktmanager können elegante Lösungen für Vertragsabschlüsse entwickeln, die die Konversionsrate erhöhen, die Zahl der Kaufabbrüche verringern und eine reibungslose Erfahrung bieten. 
• IAM Core: Jedes Team, das nicht direkt über eine der oben genannten abteilungsspezifischen IAM-Anwendungen versorgt wird, kann mit Docusign IAM Core seine eigene Lösung konfigurieren. Teams können mit unseren modularen Plattform-Services ihre eigene Vertragsmanagement-Erfahrung gestalten, ihre eigenen Apps darauf aufbauen oder mit einer App aus dem Docusign App Center anpassen. 

Dies sind die ersten drei IAM-Anwendungen von Docusign, die auf den Markt kommen, aber sicherlich nicht die letzten. Im Zuge der Erweiterung des IAM-Portfolios von Docusign planen wir die Einführung zusätzlicher IAM-Anwendungen für weitere Geschäftsbereiche und Branchen. Zum Beispiel: 

• IAM für die Beschaffung: Beschaffungs-Teams können den Source-to-Pay-Prozess optimieren, Risiken und Verzögerungen minimieren und anschließend sicherstellen, dass Vertragsbedingungen fristgerecht erfüllt werden.
• IAM für die Personalabteilung: Die Personalabteilung kann durch die Integration von Docusign in wichtigen HR-Tools erstklassige Mitarbeiterverträge von der Einstellung bis zur Pensionierung anbieten.

Was kommt als Nächstes?

Dies ist ein bedeutender Moment für unsere Branche. Es ist auch ein bedeutender Moment für Docusign. Wir bauen auf mehr als 20 Jahren Erfahrung im Bereich Vertragsmanagement, Vertrags- und Dokumentenverwaltung sowie der E-Signatur auf, um eine neue SaaS-Kategorie zu schaffen und leistungsstarke Lösungen für unsere 1,5 Millionen Kunden weltweit bereitzustellen. 

Dies ist nur ein Ausgangspunkt und es liegt noch viel Arbeit vor uns. Wir sind gespannt, wie unsere Kunden auf diese erste Version des Docusign-IAM-Portfolios reagieren, welches wir stetig weiterentwickeln werden.  

Docusign erweckt Verträge zum Leben. Wir verfügen über Jahrzehnte Erfahrung im Bereich Vertragsmanagement und helfen Ihnen dabei, den Mehrwert aus Ihren Verträgen herauszuholen.

Das Docusign-IAM-Portfolio ist ab Ende Mai in den USA verfügbar und wird noch in diesem Jahr in anderen wichtigen Märkten, u.a. Deutschland erhältlich sein. Weitere Informationen zu Docusign IAM finden Sie auf unserer neuen Website. 

*Quelle: Deloitte & Docusign Digital Agreement Management Study, 2024