So verwenden Sie DocuSign für ServiceNow

In Zeiten digitaler Workflows und breit aufgestellter Unternehmen ist es wichtiger denn je, reibungslose Vereinbarungen und einfache Formularsignaturen über alle Ihre Systeme hinweg zu ermöglichen. Wenn Ihr Unternehmen ServiceNow nutzt, um die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu verbessern, kann DocuSign eSignature den Papierkram vereinfachen und die Vertragsprozesse Ihrer Backoffice-Teams auf einer einzigen Plattform zusammenführen.

Wenn Unternehmen die Leistung von ServiceNow und DocuSign integrieren, optimieren sie ihre IT-, Mitarbeiter- und Kunden-Workflows durch die intelligente Automatisierung des Vertragsprozesses. Das spart Zeit, senkt die Fehlerquote und erhöht die Zufriedenheit aller Beteiligten – von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über Lieferanten bis hin zu Kunden.

So optimiert DocuSign Workflows für ServiceNow

Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter eine Anfrage stellt, die eine elektronische Signatur oder Zustimmung erfordert, kann ServiceNow verschiedene Abteilungen verbinden, um automatisch elektronische Signaturanfragen zu senden und Daten über die DocuSign-Integration sicher zu teilen. Verwenden Sie DocuSign, wenn Sie die Produktivität Ihrer ServiceNow-Workflows für folgende Aufgaben erhöhen möchten:

• Unterzeichnung rechtlicher Dokumente wie NDAs und Genehmigungsformulare
• Onboarding neuer Mitarbeiter
• Erstellung von Kundenvereinbarungen 
• Genehmigung von Anträgen auf Ausnahmeregelungen für Mitarbeiter
• Automatisierung von Beschaffungsverträgen und Kaufaufträgen
• Einholen der Zustimmung zu Hintergrundüberprüfungen
• Ausfüllen von Austrittsformularen und Aktualisierung von Vergütungsplänen
• Bewilligung von internen Versetzungen und Ereignissen in der Mitarbeiterlaufbahn
• Validierung von Offboarding-Dokumenten

Einfacheres Onboarding und bessere Zusammenarbeit

DocuSign eSignature bringt den Prozess der Vertragsgestaltung auf ein neues Niveau, sodass Unternehmen Signaturanfragen innerhalb der ServiceNow-Plattform verwalten können, ohne zwischen den Systemen wechseln zu müssen. Vergleichen wir den Prozess der Erlangung von Signaturen vor und nach der Integration der DocuSign eSignature in die ServiceNow-Plattform.

Vor der DocuSign-Integration lief die Erstellung von Verträgen in etwa so ab: Der Initiator einer Vereinbarung musste einen Vertrag aus dem ServiceNow-Verträge-Dashboard herunterladen und ihn per E-Mail an jeden der vorgesehenen Unterzeichnerinnen und Unterzeichner senden. Jeder Vertragsempfänger musste den Vertrag ausdrucken, unterschreiben und in ServiceNow hochladen. Wenn alle Unterschriften erfolgreich übermittelt und gespeichert worden waren, musste jeder, der den Vertrag heruntergeladen hatte, daran denken, alle lokalen Kopien von seinem Computer zu löschen. Diese Prozedur war sehr umständlich und bot zahlreiche Möglichkeiten für menschliche Fehler. Mehr noch: Jeder noch so kleine Fehler bedeutete, dass der Unterzeichner noch einmal ganz von vorne anfangen musste.

Haben Unternehmen erst einmal die DocuSign-Integration implementiert, sieht die Sache schon anders aus. Von nun an können sie, nachdem der Initiator einer Vereinbarung einen Vertrag in ServiceNow ausgewählt hat, DocuSign verwenden, um den Vertrag automatisch zur Genehmigung an Lieferanten und Führungskräfte gleichermaßen zu senden. Anstatt den Vertrag ausdrucken zu müssen, können alle Empfängerinnen und Empfänger von jedem Gerät aus mit DocuSign eSignature digital unterschreiben und DocuSign sammelt jede Unterschrift, wenn sie fertig sind. Die ServiceNow-Plattform speichert dann alle Vertragsunterschriften in einem Cloud-basierten Repository, sodass Personen mit autorisiertem Zugriff schnell darauf zugreifen können, ohne sich durch Papierdokumente hangeln zu müssen.

Durch die Automatisierung und Vereinfachung von Dokumentengenehmigungen ermöglicht es DocuSign Unternehmen, ServiceNow-Workflows zu optimieren und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern, zum Beispiel beim Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. DocuSign für ServiceNow bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, Anfragen an einem zentralen Ort zu senden und zu bearbeiten – von der Unterzeichnung rechtlicher Dokumente wie Vereinbarungen über geistiges Eigentum und NDAs bis hin zur Anschaffung neuer IT-Geräte.

Bei einer Neueinstellung im Unternehmen kann die Personalabteilung eine Onboarding-Aufgabenliste erstellen, um verschiedene Abteilungsabläufe miteinander zu verknüpfen.

Die Rechtsabteilung kann eine DocuSign-Vorlage zu ServiceNow hinzufügen, die automatisch eSignature-Anfragen an die Empfänger sendet, und die IT-Abteilung kann eine Liste der erforderlichen Ausstattung zur Plattform hinzufügen. Anschließend kann die Personalabteilung das Dokument und die Ausrüstung der Liste der Onboarding-Aufgaben für eine einfache Bearbeitung zuordnen. Alles, was der neue Mitarbeiter tun muss, ist, seine digitale Zustimmung zu geben.

Profitieren Sie von den Vorteilen der Integration von DocuSign mit ServiceNow

Teamwork fördern, Zeit sparen, Fehler reduzieren – durch das einfache Einholen von eSignatures mit DocuSign für ServiceNow profitieren Unternehmen jeder Größe. Schöpfen Sie das volle Potenzial jeder dieser Anwendungen mit einer Integration aus, die Ihnen Folgendes ermöglicht:

Erleichtern Sie die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen 

DocuSign für ServiceNow erstreckt sich über ein ganzes Unternehmen und verbindet unterschiedliche Abteilungen und Systeme, in denen Formulare unterzeichnet werden müssen. Mit seiner einfachen Skalierbarkeit kann DocuSign für ServiceNow Workflows erweitern, wo und wann immer Sie es brauchen – in der Personalabteilung, der IT, der Rechtsabteilung, der Beschaffung, dem Vertrieb und der Geschäftsleitung. Das erleichtert die Zusammenarbeit und verbindet alle Beteiligten.

Konsolidieren Sie Prozesse und verbessern Sie die Übersicht

Sichtbarkeit, Sicherheit und Nachverfolgbarkeit – mit DocuSign für ServiceNow hat Ihr IT-Team die Backoffice-Vorgänge eines Unternehmens fest im Griff. Von einem einzigen Dashboard aus kann Ihre IT-Abteilung interne Prozesse bei ServiceNow verfolgen und den vollständigen rechtlichen Audit Trail überwachen. Mit einer umfassenden Erfassung von Namen, E-Mails, IP-Adressen und Standorten, die mit Rechtsfällen verbunden sind, macht es die Integration auch einfach, Fehler zu identifizieren und zu korrigieren.

Führen Sie effizientere Workflows durch 

Sparen Sie Tausende von Stunden an Verwaltungszeit und vermeiden Sie menschliche Fehler, indem Sie manuelle Vereinbarungsprozesse automatisieren und die zum Abschließen von Workflows erforderlichen Schritte reduzieren. Denken Sie zum Beispiel daran, wie Ihr Rechtsteam und Ihre Personalabteilung mit DocuSign für ServiceNow Zeit sparen könnten.

Als die zentrale Anlaufstelle für Compliance-Fragen bearbeitet die Rechtsabteilung viele Genehmigungs- und Compliance-Anträge von Mitarbeiterinnen , z. B. Anträge auf Mitgliedschaft in externen Gremien und Anträge auf Ausnahmeregelungen. Die Verwendung von eSignatures zur Automatisierung von Weiterleitungen und Genehmigungen schafft einen Selbstbedienungsprozess für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und reduziert gleichzeitig den Papier- und Verwaltungsaufwand für die Personal- und Rechtsabteilungen. 

Erhöhen Sie die Produktivität der Mitarbeiter

Erleichtern Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Unterzeichnung neuer Dokumente, in denen wichtige Ereignisse wie ein Umzug in ein anderes Bundesland oder eine Beförderung festgehalten werden. DocuSign für ServiceNow kann Ihren Mitarbeitern manuelle Aufgaben abnehmen, indem es Formularvorlagen automatisch ausfüllt und Abteilungen automatisch markiert. Mit diesem einfach zu bedienenden Ticketsystem erfolgen alle Dokumentinitierungen und -genehmigungen innerhalb der mobilen ServiceNow-App oder der Web-Benutzeroberfläche.

Vertrauen Sie auf die Sicherheit Ihrer Dokumente

DocuSign erweitert die ServiceNow-Plattform um mehrere Authentifizierungsmethoden wie Telefon-, SMS- und KBA-Identitätsüberprüfung, damit Ihre digitalen Verträge sicher sind und den Sicherheitsvorschriften entsprechen. Das ist besonders nützlich für Unternehmen, die in Branchen oder Ländern mit umfangreichen Sicherheitsanforderungen wie der Zwei-Faktor-Authentifizierung tätig sind.

In stark regulierten Branchen unterliegen Unternehmen möglicherweise Datenschutzvorschriften wie 21 CFR Part 11 im Gesundheitswesen und den Life Sciences . DocuSign stellt sicher, dass digitale Vereinbarungen, die über ServiceNow laufen, sämtliche zusätzlichen Authentifizierungsschritte enthalten, die zur Einhaltung bestimmter Branchenvorschriften erforderlich sind. eSignature erfüllt den PCI Data Security Standard und ist eIDAS-konform. .

In Ländern wie Polen, Frankreich, Indien und China, in denen andere gesetzliche Bestimmungen gelten, müssen Unternehmen eine umfangreiche Identitätsprüfung durchführen. Ein Unternehmen, das einen Mitarbeiter in Frankreich einstellen möchte, würde feststellen, dass die Personalverwaltungslösung von ServiceNow ohne eine qualifizierte E-Signatur für Formulare eine handschriftliche Signatur und manuelle Prozesse für das Onboarding von Mitarbeitern erfordern würde. Damit wäre die digitale Erfahrung, die die meisten Mitarbeiter heute von ihren Arbeitgebern erwarten, zunichte gemacht. DocuSign bietet Sicherheitsmaßnahmen, die Unternehmen helfen, internationale digitale Vertragsvorschriften einzuhalten, und schafft eine globale Erfahrung für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. DocuSign verfügt über internationale Sicherheitszertifizierungen wie ISO 27001 und verpflichtet sich zur Einhaltung internationaler Datenschutzstandards, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO).

Arbeiten Sie mühelos mit externen Lieferanten zusammen 

DocuSign erweitert Workflows über die ServiceNow-Umgebung hinaus. Anstatt Parteien außerhalb Ihrer Organisation in ServiceNow einladen zu müssen, können Unternehmen mit DocuSign auf einfache Weise Zustimmungen erfassen und E-Signaturen von Lieferanten und unabhängigen Auftragnehmern erhalten, die nicht auf der ServiceNow-Plattform sind.

NDAs sind nur eines der gängigsten Beispiele für diese Funktion. Mit der Verwendung von DocuSign für ServiceNow kann die Rechtsabteilung einfach eine eSignature als Schritt in ihrem Workflow hinzufügen und DocuSign wird automatisch eine Signaturanfrage an den Partner senden, ohne dass dieser auf ServiceNow zugreifen muss. Wenn der Partner unterschrieben hat, speichert DocuSign das NDA wieder in der ServiceNow-Plattform.

Flexibel integrieren

Nutzt eine Organisation mehrere Unternehmenssoftwarelösungen, ist DocuSign wie ein roter Faden, der sie alle unter dem ServiceNow-Dashboard zusammenführt. Ob Sie Microsoft Office, Microsoft Teams, Microsoft Dynamics, Workday, SAP, Salesforce oder Oracle verwenden, die Out-of-the-Box- Integrationen von DocuSign geben Ihnen die Möglichkeit, mühelos zwischen Anwendungen zu wechseln. Unternehmen aus den verschiedensten Branchen stellen fest, dass die Workflow-Transformation noch leistungsfähiger wird, wenn sämtliche Technologie-Tools harmonisiert werden.

ServiceNow mit der DocuSign eSignature-Integration optimal nutzen

Mit 6.900 Unternehmenskunden – Tendenz steigend – hilft ServiceNow Organisationen dabei, die Form der Zusammenarbeit neu zu gestalten. Wenn Sie diese Ticketing-Plattform mit den Möglichkeiten zur Einholung von Zustimmungen von DocuSign kombinieren, erhalten Sie ein leistungsstarkes Workflow-Tool, das Ihr Backoffice verwaltet und Abteilungssilos aufbricht.

Und dank der einfachen Implementierung und Kompatibilität mit mobilen Geräten können Sie diese Integration innerhalb kürzester Zeit implementieren. Unternehmen können die Vorteile von DocuSign für ServiceNow auf praktisch jedem mobilen Gerät in nur wenigen Tagen nutzen. Finden Sie heraus, wie Ihr Arbeitsplatz mit DocuSign für ServiceNow effizienter und sicherer werden kann – und wie Sie mehr aus Ihrer ServiceNow-Investition herausholen können.