Elektronische Signatur bei notariellen Urkunden

Auch traditionelle Prozesse im juristischen Bereich erfahren im Zug der Digitalisierung eine bemerkenswerte Transformation. Hierbei nimmt die elektronische Signatur in notariellen Urkunden eine Schlüsselrolle ein. Denn viele Geschäftsprozesse sind auf Beglaubigungen angewiesen, die wertvolle Zeit kosten können. Die Herausforderung für Notarinnen und Notare liegt in der Gewährleistung der Sicherheitsstandards und der Integrität bestehender rechtlicher Vorgaben, die in vielen Fällen mit der qualifizierten elektronischen Signatur erfüllt werden können. 

Was es bei der elektronischen Urkunde alles zu beachten gibt, erklären wir Ihnen hier. 

Rechtliche Situation: Die eIDAS-Verordnung und elektronische Urkunden

Die Rechtslage zur Nutzung elektronischer Signaturen bei notariellen Urkunden ist durch die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification and Trust Services) in Deutschland und Europa geregelt. Diese Verordnung stellt sicher, dass elektronische Signaturen, die ihren Anforderungen entsprechen, rechtlich bindend und mit handschriftlichen Signaturen gleichwertig sind. Somit können notarielle Urkunden auch elektronisch signiert werden. In den meisten Fällen ist dabei eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. 

Notarielle elektronische Signatur: Was gibt es zu beachten? 

Bei der Verwendung elektronischer Signaturen in notariellen Urkunden sind folgende Aspekte zu beachten, um die Gültigkeit und Integrität zu gewährleisten:

• Sicherheitsstandards: Notare müssen sicherstellen, dass die von ihnen genutzten elektronischen Signatursysteme den Sicherheitsstandards gemäß der eIDAS-Verordnung entsprechen. Die Integrität, Vertraulichkeit und Unveränderlichkeit der notariellen Urkunden müssen dabei gewährleistet sein.
• Identitätsprüfung: Die Identität der beteiligten Parteien muss sorgfältig überprüft werden, um sicherzustellen, dass die elektronische Signatur von der berechtigten Person stammt. Notare spielen hier eine zentrale Rolle bei der Authentifizierung.

Voraussetzungen und Anforderungen an elektronische Signaturen im Notariat

Um eine notarielle elektronische Signatur ordnungsgemäß zu verwenden, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

• Qualifizierte elektronische Signatur: In vielen Fällen ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich, um den rechtlichen Standards zu genügen. Diese Signaturen erfordern eine spezielle digitale Identifikation und erfüllen besonders hohe Sicherheitsanforderungen.

• Notarielle Standards: Notarinnen und Notare müssen sicherstellen, dass ihre digitalen Praktiken den spezifischen Vorschriften im Rahmen der eIDAS-Verordnung entsprechen. Dies schließt die Auswahl sicherer Signatursysteme und die Einhaltung von Sicherheitsprotokollen ein.

• Dokumentation und Archivierung: Eine umfassende Dokumentation und sichere Archivierung elektronisch signierter notarieller Urkunden sind unerlässlich. Dies gewährleistet nicht nur die Nachvollziehbarkeit, sondern auch die Beweisbarkeit der Transaktion im Falle von Streitigkeiten.

Anwendungsfälle für die elektronische Signatur im Notariat

Die Einführung von elektronischen Signaturen im Notariat eröffnet eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten, die die Effizienz und Zeitersparnis erheblich verbessern:

• Online-Notar-Beglaubigungen: Die Möglichkeit, notarielle Dienstleistungen online in Anspruch zu nehmen, revolutioniert die Bürokratie. Dies umfasst die elektronische Beurkundung von Verträgen, Vollmachten oder anderen rechtlichen Dokumenten. Die elektronische Signatur ermöglicht eine schnelle, standortunabhängige und rechtlich anerkannte Beglaubigung.
• Notar-Digitalisierung: Die Digitalisierung hat das Notariatswesen erfasst, und dies eröffnet innovative Wege für verschiedene notarielle Tätigkeiten. Von der Beglaubigung von Verträgen bis zur Übertragung von Grundstücken können elektronische Signaturen nahtlos in den Workflow integriert werden.
• Signaturkarte: Tools wie SigNotar und die Verwendung von Signaturkarten gewährleisten eine sichere und rechtlich gültige digitale Signatur. Diese Werkzeuge sind darauf ausgerichtet, den höchsten Sicherheitsstandards und allen Anforderungen der qualifizierten elektronischen Signatur zu entsprechen und somit die Integrität der notariellen Arbeit zu gewährleisten. Übrigens: Die Signaturkarte kann auch eine cloudbasierte Lösung sein und muss nicht in physischer Form eingesetzt werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu elektronischen Signaturen im Notariat 

Wie sicher sind elektronische Signaturen im Notariat?

Elektronische Signaturen im Notariat sind sicher, wenn sie den Standards gemäß der eIDAS-Verordnung entsprechen. Diese Standards gewährleisten eine sichere Identifikation der beteiligten Parteien und schützen die Integrität der signierten Dokumente. 

Welche Arten von Dokumenten können mit elektronischen Signaturen notariell beglaubigt werden?

Die Bandbreite reicht von Verträgen über Vollmachten bis hin zu Grundstücksübertragungen. Die eIDAS-Verordnung eröffnet eine breite Palette von Anwendungsfällen für elektronische Signaturen im Notariat. 

Wie wird die Identität der beteiligten Parteien bei einer elektronischen Signatur gewährleistet?

Das Notariat spielt eine entscheidende Rolle bei der Identitätsprüfung. Diese kann durch Video-Identifikation mittels eines Trust Service Providers erfolgen.

Gibt es besondere Anforderungen an die Hardware oder Software für die Nutzung elektronischer Signaturen im Notariat?

Die Nutzung elektronischer Signaturen im Notariat erfordert die Verwendung sicherer Signatursysteme und den Einsatz einer nicht übertragbaren Signaturkarte, die eine qualifizierte elektronische Signatur ermöglicht. 

Wie wird die Rechtsgültigkeit einer elektronischen Unterschrift im Notariat nachgewiesen?

Im Falle einer notariellen Urkunde stellt die Signaturkarte sicher, dass die Unterzeichnung durch die autorisierte Person erfolgt ist und gewährleistet somit die Authentizität des Dokuments. Darüber hinaus bietet die Karte eine Zeitstempel-Funktion, die den Zeitpunkt der Unterzeichnung dokumentiert und somit den Zeitrahmen für die Gültigkeit der elektronischen Signatur festlegt. Die umfassende Dokumentation und sichere Archivierung elektronisch signierter Dokumente sind entscheidend für die Nachvollziehbarkeit und Beweisbarkeit. 

Wie bekomme ich eine zertifizierte elektronische Signatur?

Die folgenden 5 Schritte sind dafür notwendig:

1. Auswahl eines Zertifizierungsdiensteanbieters (ZDA): Recherchieren Sie und wählen Sie einen vertrauenswürdigen Zertifizierungsdiensteanbieter aus, der den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
2. Registrierung und Identitätsprüfung: Registrieren Sie sich bei Ihrem ausgewählten Zertifizierungsdiensteanbieter. Dieser wird in der Regel eine Identitätsprüfung durchführen. 
3. Auswahl des Signaturtyps: Wählen Sie den geeigneten Signaturtyp aus. In vielen notariellen Fällen ist hier die qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.
4. Erhalt der Signaturkarte oder anderer Signaturmedien: Nach erfolgreicher Identitätsprüfung erhalten Sie die erforderlichen Signaturmedien, wie zum Beispiel eine Signaturkarte oder ein anderes Hardware-Sicherheitsmodul (HSM). Die Signaturkarte kann auch cloudbasiert sein.
5. Installation und Konfiguration: Installieren Sie die notwendige Software und konfigurieren Sie die Signaturmedien entsprechend den Anweisungen des Zertifizierungsdiensteanbieters. 

Wann ist eine elektronische Signatur im Notariat nicht möglich?

Selbst in einer zunehmend digitalen Welt gibt es bestimmte Fälle, in denen eine elektronische Signatur beim Notar nicht möglich ist. Insbesondere in Situationen, die eine erhöhte Sicherheit und Authentifizierung erfordern, bleibt die handschriftliche Unterschrift noch immer die einzige Möglichkeit. 

Hier sind einige Szenarien, in denen die Verwendung elektronischer Signaturen eingeschränkt sein kann:

1. Hohe finanzielle Transaktionen: Bei Geschäften von erheblicher finanzieller Tragweite, wie beispielsweise Immobilienkäufen, können Notare weiterhin auf handschriftliche Unterschriften bestehen.
2. Komplexe Rechtsgeschäfte: In Fällen, in denen rechtliche Dokumente besonders komplex sind oder spezielle Vollmachten erfordern, bevorzugen Notare möglicherweise weiterhin die handschriftliche Unterzeichnung. Dies dient dazu, sicherzustellen, dass die Parteien die volle Tragweite ihrer Entscheidungen verstehen. Dies betrifft zum Beispiel Vollmachten, die beim Handelsregister eingereicht werden sollen, sowie die Unterzeichnung oder Änderung von Gesellschaftsverträgen.
3. Persönliche Willenserklärungen: Bei Dokumenten wie Testamenten, Vorsorgevollmachten oder Patientenverfügungen, die tiefe persönliche Entscheidungen betreffen, kann die handschriftliche Unterschrift eine unverzichtbare Authentizität und Verbindlichkeit verleihen.  

Fazit: Elektronische Signatur im Notariat

Die elektronische Signatur spart Zeit, Geld und viele weitere Ressourcen, weshalb viele Unternehmen die zeitgemäße Art des Signierens bevorzugen. Auch notarielle Urkunden lassen sich mit der elektronischen Signatur erledigen – rechtssicher, schnell und einfach. Hierfür ist meist der Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur notwendig, die den Sicherheitsanforderungen entsprechend der eIDAS-Verordnung gerecht wird. Erfahren Sie hier mehr über die elektronische Signatur und wie sie Geschäftsprozesse vereinfacht.