Vertrauen und Sicherheit stärken durch qualifizierte elektronische Signaturen von D-Trust und DocuSign

Seit 2018 verlassen sich unsere Kundinnen und Kunden auf unsere rechtsgültige und eIDAS-konforme qualifizierte elektronische Signatur. Wir bieten diese in Partnerschaft mit D-Trust, einem Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe, an. D-Trust ist ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter mit Hauptsitz in Berlin. Seit 2016 ermöglicht D-Trust mit der Fernsignaturlösung sign-me eine qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES.  Damit können Unternehmen und Organisationen aus dem privatwirtschaftlichen und öffentlichen Sektor Verträge orts- und zeitungebunden signieren - und das 100% rechtskonform.

Was ist ein Vertrauensdiensteanbieter?

Die QES wird immer durch eine besonders vertrauenswürdige Organisation, einen sogenannten qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (qVDA) ausgestellt. Die Arbeit als qVDA setzt eine regelmäßige, umfangreiche und detaillierte Konformitätsprüfung durch nationale Aufsichtsbehörden wie den TÜV-IT und die Bundesnetzagentur voraus. Dabei wird von unabhängigen Experten festgestellt, dass der qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter die rechtlichen Vorgaben an IT-Sicherheit und Datenschutz erfüllt. Diese Prüfung ist Voraussetzung für die Eintragung in der Trusted List der EU.

Die europäischen Vertrauensdienste umfassen unter anderem:

• Qualifizierte elektronische Signaturen
• Qualifizierte elektronische Siegel
• Qualifizierte Zeitstempel
• Qualifizierte Webseiten-Zertifikate
• Qualifizierter Einschreib- und Zustelldienst
• Qualifizierter Validierungsdienst
• Qualifizierter Bewahrungsdienst

Die hier genannten Dienste werden durch D-Trust als Vertrauensdiensteanbieter zur Verfügung gestellt. Neben der Kooperation mit D-Trust verfügt DocuSign über ein eigenes Trustcenter sowie über Kooperationen mit weiteren Vertrauensdiensteanbietern, um innerhalb des eIDAS-Raumes und weltweit rechtsgültig digitale Transaktionen zu ermöglichen.

In diesem Blog erklärt unser Senior Solutions Consultant Jack Surujon im Detail, was einen Vertrauensdiensteanbieter ausmacht.

Was ist die QES und wann wird sie benötigt?

Drei Signaturniveaus sind bei elektronischen Unterschriften definiert: Neben der einfachen und fortgeschritten elektronischen Signatur hat die qualifizierte elektronische Signatur die höchste Rechtswirksamkeit. In der Praxis greift an dieser Stelle die sogenannte Beweislastumkehr. Das bedeutet, dass im Streitfall die klagende Person vor Gericht nachweisen muss, dass die Unterschrift ungültig ist. Die qualifizierte elektronische Signatur kommt bei allen digitalen Dokumenten zum Einsatz, wo gesetzlich die Schriftform gefordert ist. Dies betrifft beispielsweise Verbraucherdarlehens- und Arbeitnehmerüberlassungsverträgen. Die QES erfordert immer eine persönliche Identifizierung, um die Identität der natürlichen Person zu verifizieren.

Für die QES über die Fernsignatur sign-me stehen als Identifizierungsverfahren die folgenden drei Optionen zur Verfügung:

• eID über die Online-Ausweisfunktion bei deutschen Personalausweisen oder elektronischen Aufenthaltstiteln und EU Bürgerkarten.
• VideoIdent
• POS-Ident für die sichere Identifizierung einer großen Zahl von Mitarbeitenden Vor-Ort in einer Organisation.

Kundinnen und Kunden profitieren von der starken Partnerschaft

Die enge Zusammenarbeit zwischen D-Trust und DocuSign ermöglicht Organisationen und Ihren Endnutzerinnen und -nutzern eine vollständig digitale Lösung ohne Medienbrüche. Mit sign-me läuft z. B. ein Vertragsprozess mit direkter Online-Identifizierung und qualifizierter elektronischer Signatur in einem geschlossenen Prozess innerhalb von DocuSign ab. Unternehmen und Organisationen müssen nicht auf mehreren Plattformen operieren, sondern die Daten bleiben innerhalb des DocuSign-Workflows.

Ihre Vorteile

1. Nahtlose Übergänge: DocuSign ermöglicht den Endnutzerinnen und -nutzern die qualifizierte elektronische Signatur mittels sign-me direkt im Workflow integriert auszulösen.
2. Rechtsgültigkeit: Die qualifizierte elektronische Signatur bietet eine hohe Rechtswirksamkeit und Beweiskraft.
3. Prozessbeschleunigung: Mit der QES können Unternehmen den Vertragsprozess deutlich beschleunigen, da z. B. Postwege entfallen. Auch die digitale Erreichbarkeit von Personen im Home-Office, ein Vorteil der besonders in der Pandemie für viele Unternehmen wichtig war, ist gegeben.
4. Regulatorische Änderungen: Wenn es um Datenschutz geht, sind viele Kundinnen und Kunden besorgt. Behalten Sie die geltenden Vorschriften im Blick und passen Sie Prozesse schnell an Änderungen an. 
5. Konkurrenzfähigkeit: Auf dem neuesten technischen Stand zu sein gehört zu den wichtigsten Punkten, um sich gegen andere Player durchzusetzen und hervorzuheben. 
6. Kostenreduktion: Die Inflation spielt in allen Branchen eine große Rolle. Vereinfachen Sie Ihre Prozesse, um unnötige Kosten zu vermeiden.
7. Nachhaltigkeit: Sparen Sie Ressourcen ein und verringern Sie damit Ihren ökologischen Fußabdruck.

Die D-Trust GmbH mit Sitz in Berlin ist ein Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe. Technologisch ausgereifte Lösungen machen das Unternehmen zu einem Vorreiter für sichere digitale Identitäten. So stärkt D-Trust das Vertrauen in die Digitalisierung. Als unabhängiger und qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter ist D-Trust bereits seit 2016 im Rahmen der eIDAS-Verordnung bei der Bundesnetzagentur gelistet. Das Unternehmen übersetzt Vertrauen in konkrete Produkte: Es stellt rechtssichere und zertifizierte Vertrauensdienste wie digitale Zertifikate und elektronische Signaturen zur Verfügung. Sie entsprechen den höchsten Sicherheitsstandards moderne Infrastrukturen und ermöglichen sichere digitale Identitäten für Unternehmen, Behörden und im privaten Umfeld.  Die Partnerschaft verbindet DocuSign, als Marktführer im Bereich des cloudbasierten Signatur- und Dokumentenmanagements, mit D-Trust, einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter mit mehr als 20-jähriger Expertise im Bereich digitale Identitäten. Allen Kundinnen und Kunden stehen die Lösungen dieses unschlagbaren Teams offen.

Wie funktioniert die Lösung sign-me in DocuSign?

Die Fernsignaturlösung sign-me von D-Trust ermöglicht Ihnen eine komplett digitale Lösung in nur 5 Schritten. Signieren Sie rechtskonform mit der qualifizierten elektronischen Signatur über die DocuSign Plattform. Und so geht’s:

1. Schritt: Ein Vertrag, der eine qualifizierte elektronische Signatur voraussetzt, muss von einer Vertragspartei digital unterschrieben werden.

2. Schritt: Der Workflow startet auf der DocuSign-Plattform. Der Vertrag wird mit wenigen Klicks ausgefüllt und beinhaltet alle wichtigen Aspekte, die zum Vertragsabschluss benötigt werden.

3. Schritt: Für die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur wird die existierende Integration der Fernsignaturlösung sign-me in DocuSign genutzt. Über die Schnittstelle meldet sich der User mit Benutzername und Passwort bei sign-me an und gibt seine Signatur über die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA-App oder SMS-TAN) frei. Das Vertragsdokument verbleibt dabei bei DocuSign. Über die Schnittstelle wird nur der Hashwert an sign-me zur Signatur übergeben.

4. Schritt: Wenn die Unterzeichnerin oder der Unterzeichner noch nicht registriert und identifiziert ist, kann er sich bei sign-me registrieren und seine Identität mittels verschiedener Legitimationsüberprüfungen wie z.B. mit der Online-Ausweisfunktion des deutschen Personalausweises oder VideoIdent identifizieren. Anschließend kann der Vertrag direkt aus dem Workflow mit einer QES von sign-me signiert werden.

5. Schritt: Nach der Unterschrift wird der Unterzeichner automatisch wieder in den DocuSign Workflow geleitet und kann den Vertrag abschließen.

Branchen in denen D-Trust mit der Lösung sign-me aktiv ist:

• Bank- und Finanzwesen
• Gesundheitswesen (eHealth/Telemedizin)
• Energie- und Entsorgungswirtschaft
• Personaldienstleister, insb. Zeitarbeit
• Chemie- und Pharmaindustrie
• Maschinenbau- und Logistik
• Öffentlicher Sektor

Use Case: Wie Docusign und D-Trust im Bankwesen unterstützen

Sicher unterzeichnen in einem regulierten Umfeld: Auch im Bankensektor bringt der digitale Wandel viel frischen Wind mit sich. Online-Banking und Apps gehören zu den meistgefragten Möglichkeiten, um Transaktionen schnell und einfach zu gestalten. Auf die große Nachfrage reagieren viele FinTechs mit kundenzentrierten Angeboten. Um mit der Konkurrenz mithalten zu können, müssen sich Banken darüber bewusst werden, dass gerade ein starker Wandel stattfindet, und sich an die neue digitalisierte Landschaft anpassen. Doch wie funktioniert das in einem stark regulierten Sektor, der noch dazu fragmentierte Prozesse und Engpässe aufweist?

Die Herausforderung: Der Bankensektor im Wandel 

Mit den digitalen Möglichkeiten steigen auch die Wünsche der Kundinnen und Kunden. Junge FinTech-Unternehmen bringen Mobile-First-Anwendungen auf den Markt, formen die Kundenerfahrungen und erhöhen dadurch den Druck auf traditionelle Banken, die noch an der Transformation bestehender Prozesse arbeiten. Hinzu kommen Themen wie der Kostendruck durch konstant niedrige Eigenkapitalrenditen bei steigender Inflation – und möglicher Regression. Die Kundinnen und Kunden stellen höhere Ansprüche an ihre Bank, nicht nur was das Angebot angeht, sondern auch in den Punkten Nachhaltigkeit und Datensicherheit. Environment, Social, Government – ESG-konforme Lösungen beinhalten auch, dass Banken ihre Kreditportfolios entsprechend überprüfen und anpassen müssen. Alles in allem stehen für den Bankensektor herausfordernde Zeiten bevor, für die sie starke Partner an ihrer Seite brauchen. 

Das Ergebnis: Von fragmentierten Prozessen zu stringenten Lösungen

Momentan stehen viele Banken vor der Schwierigkeit, einzelne manuelle Schritte im Vertragsprozess in eine digitale End-to-End-Lösung umzuwandeln. Dabei entstehen viele Engpässe, die am Ende Zeit, Geld und möglicherweise Kundinnen und Kunden kosten. 

Aktuelle Herausforderungen:

• Vorbereiten: Manuelles Aufsetzen der Verträge, manuelles Redlining, dadurch schlechte Versionskontrolle und fehlende Workflows. 
• Signieren: Langsamer, papierbasierter Prozess, dadurch fehlende Transparenz beim Dokumentenstatus. 
• Ausführen: Manuelle Datenübertragung, keine automatisierten Folgeprozesse, dadurch hohe Fehleranfälligkeit und mangelhafte User Experience. 
• Verwalten: Keine zentrale Vertragsdatenbank, keine oder rudimentäre Suchfunktion und AI, dadurch fehlt es an Übersicht in relevante Vertragsdaten. 

Die E-Signatur liefert hier eine schnelle und einfache Lösung, um digitale, ineinandergreifende Workflows zu integrieren und bestehende Lücken zu schließen. 

Ihre Vorteile auf einen Blick: 

• Kürzere Bearbeitungszeiten und dadurch schnellere Auftragsabwicklung.
• Einsparung harter Kosten von Papier und Porto und dadurch ressourcensparende, nachhaltigere Lösungen.
• Verbessertes Kundenerlebnis mit mehr Transparenz und dadurch verbesserte Sicherheit und Compliance. 

Digitale Lösungen mit D-Trust und DocuSign

Wir unterstützen Sie dabei, das Erlebnis für Kundinnen und Kunden sowie für die Arbeit in Ihren Teams auf ein neues Level zu bringen. Denn digitaler Wandel hört nicht nur beim Kundenerlebnis auf – hybrides Arbeiten stellt eine wichtige Weiche in puncto New Work. Mit der qualifizierten elektronischen Signatur und der Identifikation über sign-me von D-Trust schließen Sie Verträge in Echtzeit ab – komplett digital, orts- und zeitunabhängig. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie DocuSign eSignature die Bankenbranche revolutioniert.