Workflows: Definition und Management

Was sind Workflows & wie funktioniert Workflow-Management?

Das Wort ist in aller Munde, doch wissen Sie eigentlich, was ein Workflow ist, wie er sich von einen Prozess unterscheidet und warum erfolgreiche Unternehmen so auf Workflow-Management-Systeme schwören? Erfahren Sie hier alles, was Sie wissen müssen über Workflows und wie man sie optimal umsetzt und managt.

Workflow: Definition

Das englische Wort Workflow beschreibt einen arbeitsteiligen, wiederkehrenden Geschäftsprozess. In einem Workflow werden Aufgaben, Verarbeitungseinheiten und Beziehungsgeflechte, wie der Arbeitsablauf und Datenfluss, innerhalb eines Prozesses festgelegt.

Im Business-Umfeld ist der Begriff Workflow zudem eng verbunden mit der kompletten oder anteiligen Automatisierung eines Prozesses, mithilfe einer Workflow-Management-Software. Im Rahmen eines automatisierten Workflow-Management werden Dokumente, Informationen oder Aufgaben gemäß bestimmter Regeln ohne manuellen Aufwand weitergereicht.

Was bedeutet das Wort Workflow auf Deutsch?

Der Begriff Workflow, auf Deutsch auch Arbeitsablauf oder Vorgang, hat es als solcher bis in den Duden geschafft und wird dort wie folgt definiert:

  1. In der Fachsprache beschreibt der Begriff Workflow die Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge bzw. Geschäftsprozesse in Unternehmen und Behörden mit dem Ziel größtmöglicher Effizienz
  2. Im Bereich EDV beschreibt Workflow den Arbeitsablauf von Computerprogrammen

Was ist der Unterschied zwischen einem Workflow und einem Geschäftsprozess?

Ein Workflow hängt eng mit einem Geschäftsprozess zusammen, unterscheidet sich jedoch in einem ganz wesentlichen Aspekt. Der Workflow strukturiert den eigentlichen Prozess zeitlich, inhaltlich und logisch. Er legt auf der operativen Ebene fest, wer was wann und vor allem wie tut.

Der Geschäftsprozess dagegen ist das übergeordnete, theoretische Konzept für den Workflow. Der Geschäftsprozess beschreibt den Arbeitsablauf mit einem Startpunkt und einem erwarteten Endergebnis und legt auf der konzeptionellen Ebene fest, was wann passiert.

Workflow-Management: Bedeutung und Funktion

Nun wissen Sie, was ein Workflow ist und worin der Unterschied zu einem Prozess besteht. Wissen Sie auch was Workflow-Management bedeutet? Beim Begriff Workflow-Management handelt es sich um die Software-gestützte Automatisierung von Geschäftsprozessen. Während in einem manuellen Workflow der automatisierte Ablauf nur entworfen wird, können Sie den modellierten Workflow einem Workflow-Management auch initiieren, steuern und überwachen. 

Mit einem Workflow-Management-System vereinfachen Sie Ihre Geschäftsprozesse in Echtzeit. Um die Abläufe möglichst sauber zu halten, sollten die Workflows genau modelliert und schriftlich festgehalten werden. Im Rahmen der Modellierung eines Workflow werden Aufgaben in Aktivitäten übersetzt und möglichst exakt beschrieben. Es werden Abhängigkeiten zwischen den vertikalen und horizontalen Ebenen definiert, wobei die Definition der Aktivitäten so genau ist, dass das Ergebnis vorausschaubar und wiederholbar wird. Auch zeitliche Abhängigkeiten können festgelegt und den Arbeitsabläufen Ressourcen wie Personen und Betriebsmittel zugeordnet werden. 

Workflow-Management-System: Vorteile des automatisierten Workflow Prozesses

Die Auseinandersetzung mit idealen Arbeitsabläufen, also die Definition eines Workflows, kann eine große Rolle für Ihren Unternehmenserfolg spielen. Das maximale Potential schöpfen Sie aus, wenn Sie die Durchführung und Modellierung von Workflows mit Vorlagen, Erläuterungen und Informationen im Rahmen eines Workflow-Management-Systems standardisieren und dokumentieren. Eine passende Software sorgt für die korrekte Einhaltung aller definierten Abläufe.

Hier finden Sie die Vorteile eines Workflow-Management -Systems auf einen Blick: 

  • Sie optimieren wiederkehrende Tätigkeiten auf Zeit und Ressourcen
  • Sie vermeiden Wartezeiten und reduzieren Durchlauf- und Liegezeiten
  • Sie erhalten schneller bessere Ergebnisse und die Kommunikation wird zielgerichteter
  • Sie reduzieren Fehler und erhöhen Produktivität und Effizienz
  • Sie erhöhen die Transparenz und verringern Kommunikationsbedarf
  • Sie garantieren einen einfachen Zugriff auf Dokumente und Informationen
  • Sie ermöglichen ein schnelles Analysieren und Treffen von Entscheidungen

Kurz und bündig: Ein Workflow-Management-System ist Ihr idealer Partner, um den Workflow zu unterstützen, die notwendigen Daten zu liefern und ihn zuverlässig, und ohne Ihr Zutun, ablaufen zu lassen.

Zu jedem guten Geschäftsprozess gehört ein guter Vertragsprozess. Gerade diese können oft komplex, ineffizient und kostspielig sein. DocuSign CLM macht den Prozess jetzt einfacher, schneller und weniger riskant.

Autor
Sarolta Hershey
Content Marketing & PR Manager
Veröffentlicht
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