Rechnungen schreiben: So geht’s richtig!

Nach einem abgeschlossenen Auftrag geht es für Unternehmerinnen und Unternehmer ans Rechnung schreiben.Das Thema Rechnung stellen hat für viele Selbstständige zwei Seiten: Zum einen zeigt dies an, dass Sie ein Projekt erfolgreich erledigt haben und nun das Geld dafür bekommen. Zum anderen gibt es auch einige Verpflichtungen, die das Erstellen von Rechnungen mit sich bringen. Hierzu gehören sowohl Pflichtangaben, die vorhanden sein müssen, als auch die Berücksichtigung von Aufbewahrungsfristen und das GoBD-konforme Archivieren. Zudem entstehen Ansprüche vom Finanzamt – insbesondere in Bezug auf die Umsatzsteuer. Was in Rechnungen enthalten sein muss und was das leistende Unternehmen alles beachten muss, erfahren Sie hier. 

Welche Rechnungsarten gibt es?

Unter dem Oberbegriff fasst man die folgenden Arten von Dokumenten zusammen:

• Eingangsrechnung: Rechnungen, die Sie von anderen Unternehmen erhalten.
• Ausgangsrechnung: Jene Rechnungen, die Sie als leistendes Unternehmen stellen.
• Stornorechnung: Tucht ein Fehler auf, nachdem die Rechnung bezahlt oder ausgestellt wurde, schreibt man eine Stornorechnung mit einem negativen Rechnungsbetrag und dann eine neue korrigierte Rechnung.
• Gutschrift: Statt Geld können Sie auch eine Gutschrift ausstellen, die zu einem späteren Zeitpunkt eingelöst werden kann.
• Proformarechnung: Diese Rechnungsart bezeichnet eine Art Beleg, die beispielsweise bei Warenlieferungen zum Einsatz kommt.
• Abschlagsrechnung: Gemeint sind damit Rechnungen in Vorleistung, die dann später mit den tatsächlichen Kosten verrechnet werden.
• Schlussrechnung: In dieser Rechnungsart werden alle bisherigen Abschlagsrechnungen gelistet und eine finale Rechnung gestellt, die nach der Umsetzung eines Projekts aufgesetzt wird.
• Pauschalrechnung: Hierbei sind alle einzelnen Rechnungsposten in einem Pauschalbetrag festgehalten, zum Beispiel als Stundensatz.

Pflichtangaben: Was muss eine Rechnung beinhalten?

Viele Unternehmer stellen sich die Frage: Wie schreibt man eine Rechnung? Hier ist es wichtig, die geltenden Bestimmungen zu beachten, um keine zusätzliche Arbeit und eventuell hohe Kosten zu riskieren. Die Grundlagen dafür sind im Umsatzsteuergesetz zu finden. 

Folgende Pflichtangaben müssen in der Rechnung enthalten sein:

• Namen und Anschrift des leistenden Unternehmens und der Kundin bzw. des Kunden
• Ihre Steuernummer (Steuer-ID) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen: Umsatzsteuer-ID des empfangenden Unternehmens
• Ausstellungs- und Rechnungsdatum
• Datum der Lieferung oder Leistung
• Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Menge und Art der Ware bzw. Dienstleistung
• Rechnungsbetrag (Netto, Brutto, Umsatzsteuersatz und -betrag)

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Darauf muss geachtet werden

Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen unter die Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG fallen, gelten für Sie besondere Bestimmungen. 

Die Kleinunternehmer-Rechnung muss einen Verweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG beinhalten und darf keine Umsatzsteuer ausweisen. Ansonsten gelten die gleichen Pflichtangaben mit der Ausnahme, dass kein Unterschied zwischen Brutto- und Nettobeträgen gemacht wird.

Rechnungen ins EU-Ausland und in Drittländer

Bei Transaktionen im EU-Ausland, und in manche Drittländer, kann es sich um sogenannte Reverse-Charge-Verfahren handeln. Diese müssen als solche in der Rechnung vermerkt sein, da sich damit die Pflicht zur Abführung der Umsatzsteuer vom leistenden auf das empfangende Unternehmen verschiebt.

Rechnung richtig schreiben

Neben den Pflichtangaben gibt es noch einige wichtige Vermerke und Informationen, die für Sie relevant sein können. Hierzu gehören unter anderem:

• Kontodaten
• Handy- und Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Kundennummer
• Zahlungsmodalitäten

Viele Unternehmer schreiben Ihre Rechnung nicht selber, sondern erstellen sie mit einer entsprechenden Software oder online. Wenn Sie eine Rechnung online schreiben, kann das dabei helfen, Fehler zu reduzieren, weil alle Pflichtangaben in einer Maske enthalten sind und Steuersätze automatisch im Programm berechnet werden.

Doch auch das Design Ihrer Rechnung spielt eine wichtige Rolle. Schließlich repräsentieren Sie damit Ihr Unternehmen und sollten einen einheitlichen Auftritt verfolgen, indem Sie die Unternehmensfarben, das Logo und eventuell einen Briefkopf zur Wiedererkennung einsetzen.

Rechnungen versenden und aufbewahren 

Wenn die Rechnung fertig ist, muss sie nur noch an ihren Kunden übermittelt werden. Hierbei steht es Ihnen offen, ob Sie erstellte Rechnungen per Post, per E-Mail oder sogar per App versenden. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie für Rechnungen eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren haben. Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Unterlagen schnell und einfach in Ihr digitales Archiv übernehmen und für die gewünschte Zeit dort ablegen. 

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Rechnung korrigieren und stornieren: Wie geht das?

Fehler passieren – insbesondere, wenn Sie in Word oder Excel selber Rechnungen stellen. Wenn sich der Fehlerteufel eingeschlichen hat, müssen Sie die alte Rechnung zunächst stornieren. Sehen Sie davon ab, diese einfach zu löschen oder zu ändern. 

In der Buchhaltung müssen all diese Prozesse nachvollziehbar sein. Stornieren Sie deshalb die Rechnung, bevor Sie von Neuem eine Rechnung ausstellen und beziehen Sie sich bei der Rechnungsnummer am besten auf die alte Rechnung.

Fazit

Beim Rechnung schreiben gibt es einige Pflichtangaben und Hinweise zu beachten, damit sie vom Finanzamt akzeptiert werden. Achten Sie deshalb bei der Erstellung darauf, dass alle relevanten Informationen enthalten sind und Sie die geltenden Sonderregelungen, zum Beispiel für Kleinunternehmer oder Leistungen im Ausland, berücksichtigen. Entsprechende Programme können Ihnen dabei helfen, Rechnung auszustellen und diese GoBD-konform zu archivieren.