Revisionssicherheit

Mit dem papierlosen Büro haben die Zeiten von Dokumentenstapel und dicken Aktenordnern ein Ende. Trotzdem gilt es auch hier, Verträge und Co. zu speichern und zu hinterlegen. Die revisionssichere Archivierung von elektronischen Dokumenten gehört somit zu den wichtigen Aufgaben der digitalen Ablage. Doch was bedeutet Revisionssicherheit und wie sorgen Sie dafür, dass Ihre Dokumente revisionssicher archiviert sind?

Was bedeutet revisionssicher?

Allgemeingültig etabliert wurde der Begriff revisionssichere Archivierung erstmals 1996 im „Code of Practice“ vom Verband Organisations- und Informationssysteme. Revisionssicherheit beschreibt, dass Unterlagen vor nachträglichen Änderungen geschützt sind. Ein Synonym für revisionssicher ist daher verfälschungssicher. 

Die Bedeutung von revisionssicher beziehungsweise fälschungssicher? Archivierte Dateien werden schreibgeschützt behandelt. Übrigens: Auch wenn das Thema Revisionssicherheit mit der Digitalisierung von Dokumenten von großer Bedeutung ist, fehlt eine Definition im Gesetzestext. 

Neben den technischen Anforderungen an das revisionssichere Archiv steht der gesamte Prozess der Prüfbarkeit im Fokus. Dazu gehören unter anderem Aspekte wie die sichere Anwendung und Nutzung. Die aktuellen Maßnahmen für eine revisionssichere Archivierung gehen auf verschiedene steuer- und handelsrechtliche Grundlagen zurück:

• Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB)
• Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO)
• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Wann ist ein Archiv revisionssicher?

Prüfkriterien für elektronische Dokumentenmanagement- und Dokumentenprozesslösungen (abgekürzt PK-DML) kommen vom Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI) und gelten seit dem Jahr 2000 als praxisorientierte Leitlinie für Revisionssicherheit. Unter Berücksichtigung der Anforderungen aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und der GoBD wurden die folgenden zehn Kriterien für die revisionssichere Datenspeicherung festgelegt:

1. Vollständigkeit: Beim Archivieren müssen alle Unterlagen vollständig sein, es darf nichts verloren gehen.
2. Unveränderbarkeit: Dokumente werden in der Originalversion abgelegt und müssen revisionssicher (verfälschungssicher) archiviert werden.
3. Ordnungsmäßigkeit: Die Archivierung der Dokumente erfolgt nach gesetzlich vorgeschriebenen und internen Compliance-Vorgaben.
4. Wiederauffindbarkeit: Die Inhalte müssen durch eine Suchfunktion oder Indexierung jederzeit auf- und abrufbar sein.
5. Eingeschränkte Zugangsrechte: Es dürfen nur berechtigte Personen Zugang zu den archivierten Dateien haben.
6. Sicherung vor Verlust: Daten müssen so geschützt sein, dass die Sicherheitsvorgaben gewährleistet sind.
7. Aufbewahrungsfristen: Die revisionssichere Dokumentation muss mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden, jedoch nicht früher.
8. Nachvollziehbarkeit: Änderungen müssen für alle Berechtigten verständlich und nachvollziehbar hinterlegt werden.
9. Prüfbarkeit: Das Archivsystem muss durch eine dritte sachverständige Person zu jedem Zeitpunkt überprüfbar sein.
10. Dokumentation: Die genaue Dokumentation der Archivierung stellt sicher, dass Änderungen (z. B. Migration) den genannten Kriterien entsprechen.

Warum ist Revisionssicherheit wichtig für ein papierloses Büro?

Vorteile des papierlosen Büros gibt es viele. Mit der voranschreitenden Digitalisierung und  hybridem Arbeiten wird es immer wichtiger, zeit- und ortsunabhängig auf Dokumenten zugreifen zu können. Verträge und alle anderen Unterlagen werden über cloudbasierte Software erstellt, versendet und abgelegt. Sie sind damit Teil eines Workflows, der dank Automatisierungen eine Menge Zeit und Arbeit spart. 

Diese Dokumente gilt es zu archivieren – schließlich müssen Prozesse nachvollzogen und Unterlagen in der Buchhaltung eingesehen werden können. Alles, was früher in Aktenschränken verschwand, wird jetzt in Form von elektronischen Dokumenten mit entsprechender Software digital, revisionssicher und übersichtlich abgelegt.

So setzen Sie die revisionssichere Archivierung um 

Bei der elektronischen Archivierung spielen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) eine zentrale Rolle. Hierbei geht es nicht nur darum, Ihre Unterlagen in elektronischen Archivsystemen revisionssicher zu speichern, sondern auch vorab Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten, Zugriffsrechte zu vergeben, kurz: die gesamte Dokumentenlenkung.

Achten Sie bei einer cloudbasierten Lösung auf Zertifikate, die revisionssichere Archivierung gewährleisten – dazu gehören neben den vorgeschriebenen Datenschutzrichtlinien der DSGVO auch GoBD-Konformität. 

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