Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Vorteile und Funktionen eines DMS
Wenn es um das Vertragsmanagement geht, sind logische und effiziente Workflows das A und O. Insbesondere beim Unterzeichnen wichtiger Verträge müssen zeitsensible Faktoren erfüllt werden. Doch was passiert mit den Unterlagen, wenn sie unterschrieben und die Projekte abgeschlossen sind? Auch das Archivieren stellt einen wichtigen Teil des Vertragsmanagements dar, der einiges an Aufmerksamkeit verlangt. Hierfür wird häufig ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingesetzt. Erfahren Sie, was genau ein Dokumentenmanagementsystem ist und wie Sie es am besten einsetzen.
Wie funktioniert ein DMS?
Die archivierten Unterlagen werden in der elektronischen Dokumentenverwaltung automatisch katalogisiert, kategorisiert und mit Meta Tags versehen. Jedes Dokument und seine Metadaten bilden eine Einheit.
Der Aufbau eines DMS kann zwei Formen annehmen: Im ersten Fall werden Dokument und Metadaten zusammen in einer Datenbank gespeichert. Beim zweiten Fall werden nur die Metadaten in der Datenbank gespeichert und das dazugehörige Dokument im Filesystem abgelegt und referenziert.
Die Anwendung einer DMS Software ermöglicht so die digitale und zentrale Verwaltung aller elektronischen Dokumente. Eine saubere Digitalisierung von Unterlagen, die bis dato nur ausgedruckt vorlagen, sorgt für Ordnung im Unternehmen.
Was ist die Aufgabe eines Dokumentenmanagementsystems?
Die Aufgaben eines DMS System liegen darin, alle wichtigen Dokumente, die einer revisionssicheren Archivierung verlangen, sicher abzulegen und befugten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugänglich zu machen. Dazu gehören zum Beispiel Verträge, aber auch Lieferscheine, Rechnungen sowie Internetseiten und Word-Dokumente.
Vorteile eines Dokumentenmanagementsystem
Beim Workflow Management nimmt das digitale Archivieren eine wichtige Aufgabe ein, die eine elektronische End-to-End-Lösung im papierlosen Büro bietet. Mit modernen Dokumentenmanagement-Systemen werden bestehende Prozesse automatisiert und digitalisiert.
Hier sind einige Vorteile von elektronischen DMS auf einen Blick:
- Zentrales Ablegen und Speichern von Dokumenten
- Digitale Vergabe von Zugriffsrechten, zeit- und ortsunabhängig
- Automatisiertes Erstellen und Bearbeiten
- Verbesserte Kommunikation zwischen Abteilungen, Kunden und Kundinnen und allen Vertragsparteien
- Möglichkeit zur Verknüpfung weiterer Dokumente
- Anpassbare Ordnerstruktur
- Schneller Zugriff auf Dokumente durch Suchfunktion
Je nach Unternehmen und dem aktuellen Stand der Digitalisierung bietet ein Dokumentenmanagementsystem noch viele weitere Vorteile. Gerade das papierlose Büro profitiert von dem elektronischen Dokumentenmanagement, da es das volle Potential digitaler Unterlagen ausschöpft. Effizienteres Arbeiten durch optimierte Prozesse bringt eine Kostenreduktion mit sich, die sich vor allem danach bemisst, wieviel Zeit Mitarbeitende durch die Verbesserung sparen und wie sehr sie ihnen die Arbeit erleichtert. Hier kann die Investition in ein DMS sich doppelt lohnen.
Digitalisierung im Mittelstand und Dokumentenmanagementsysteme
Mit der zunehmenden Digitalisierung geht der Trend hin zu SaaS (Software as a Service). Der Vorteil einer über das Internet bereitgestellten Lösung liegt vor allem darin, dass geräteunabhängig auf Services und somit auch auf Dokumente zugegriffen werden kann. Liegt die DMS Software und somit die technische Umsetzung bei einem externen Dienstleister, müssen keine Ressourcen für die Wartung und Aktualisierung der Programme eingeplant werden.
Damit sind SaaS-Lösungen insbesondere in mittelständischen Unternehmen eine praktische Lösung. Da DSM Systeme sehr teuer sein können, stellen Open Source Programme eine günstige oder sogar kostenlose Option zur revisionssicheren Archivierung und Verwaltung von Dokumenten für KMU dar.
Von der Vertragserstellung bis zur Archivierung – mit DocuSign
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