Aufbewahrungspflicht und Aufbewahrungsfristen

Von Rechnungen über Angebote bis hin zu Jahresabschlüssen – für viele Dokumente gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die Gewerbetreibende im Blick behalten sollten. Je nach Dokumentenart kann eine Aufbewahrungsfrist von sechs oder zehn Jahren vorgeschrieben sein. Wir verraten Ihnen, was Sie alles rund um die Aufbewahrungspflicht beachten müssen.

Aufbewahrungsfristen in Unternehmen

Die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht geht vorwiegend auf die gesetzlichen Grundlagen des Steuer- und Handelsrechts zurück. Dementsprechend gelten die Bestimmungen für Unternehmerinnen und Unternehmer, die zur Buchführung verpflichtet sind. Manche Berufsgruppen (z. B. Makler, Apothekerinnen) haben zusätzliche Regelungen zu beachten. Die Abgabenordnung (AO) regelt in § 147, welche Unterlagen zu steuerlichen Zwecken aufbewahrt werden müssen. Hinzu kommt das Handelsgesetzbuch (HGB), das mit § 257 Kaufleute zur Aufbewahrung ihrer Unterlagen verpflichtet. Laut § 238 HGB müssen die aufbewahrten Dokumente auch von Dritten, zum Beispiel vom Finanzamt, nachvollzogen werden können. Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden? Die Fristen teilen sich in zehn und sechs Jahre auf:

Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:

• Handelsbücher 
• Inventare 
• Eröffnungsbilanzen (inklusive erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Dokumenten, die zum Verständnis beitragen) 
• Jahresabschlüsse 
• Einzelabschlüsse
• Bücher
• Aufzeichnungen
• Buchungsbelege
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), insofern die Zollbehörden auf deren Vorlage verzichtet haben.

Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren:

• Handels- und Geschäftsbriefe
• Sonstige Unterlagen, die steuerlich relevant sind

Original und digital? So bewahren Sie Unterlagen richtig auf

Bis auf wenige Ausnahmen gilt bei der Art der Aufbewahrung, dass die Dokumente bildlich oder inhaltlich wiedergegeben werden können. Lediglich Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse müssen sie im Original aufbewahren, auch wenn diese in digitaler Form erstellt wurden. In diesem Fall besteht die Pflicht zur elektronischen Archivierung.

Aufbewahrung im Original

Die Stichwörter für die Aufbewahrung im Original sind: gesichert und geordnet. Ersteres bezieht sich darauf, dass Sie die Unterlagen geschützt vor Wasser und Feuchtigkeit aufbewahren. Zudem muss gewährleistet sein, dass die Schrift lesbar ist. Thermopapier verblasst möglicherweise und übersteht die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nicht. Denken Sie daher daran, diese frühzeitig zu digitalisieren und Sie gemeinsam mit dem Original aufzubewahren. Geordnete Aufbewahrung bedeutet, dass die Akten für sachverständige Dritte nachvollziehbar abgelegt sein müssen.

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Aufbewahrung als Wiedergabe

Bei der bildlichen oder inhaltlichen Wiedergabe wird das Original auf ein Speichermedium (Bild- oder Datenträger) übertragen. Diese vereinfachte Aufbewahrung ist für die meisten Dokumente rechtskonform. Achten Sie darauf, die Speichermedien gesichert zu archivieren.

Digitale Aufbewahrung

Geschäftsunterlagen, die steuerliche Zwecke erfüllen und originär digital sind, müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden. Sie dürfen weder nachträglich verändert (revisionssicher) noch gelöscht werden. Als Grundlagen gelten die 2015 erstellten und 2019 überarbeiteten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Geschäftsunterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Wie werden die Aufbewahrungsfristen berechnet?

Die Aufbewahrungszeiten für die Buchhaltung beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung stattgefunden hat. Wenn Sie Ihren Jahresabschluss von 2022 erst im Jahr 2023 erstellen, gilt die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Sie endet somit am 31.12.2033. Ebenso verhält es sich mit Fristen von sechs Jahren. 

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