Der Einstellungsprozess: sicher und einfach

Es gab noch nie einen besseren Zeitpunkt, um digital zu werden. Durch die Automatisierung von Arbeitsprozessen, von der Rekrutierung bis hin zur Fortbildung, kann Ihre Personalabteilung weniger Zeit für manuelle Prozesse aufwenden und mehr Zeit damit verbringen, strategisch über die Zukunft Ihres Unternehmens nachzudenken.

Viele Unternehmen haben jedoch Ihre Arbeitsabläufe in der Personalabteilung noch nicht transformiert und verharren auf manuellen Methoden. Veraltete Systeme und Softwares wirken sich negativ auf das Mitarbeitererlebnis des Einstellungsprozesses aus, was zu unnötigen Verzögerungen und endlosem Papierkram führt. Laut Glassdoor sind nur 12% der Arbeitnehmer mit dem Onboarding-Prozess des Arbeitgebers voll zufrieden. Der Hauptschuldige? Ewig lange Prozesse, in denen die Identität der Mitarbeiter überprüft, gespeichert und schließlich zurückgesendet werden müssen. Dieser Vorgang kann Tage dauern, aber ist unentbehrlich. 

Durch die Digitalisierung dieses Prozesses kann die Personalabteilung die erforderlichen Einstellungsbestimmungen einhalten und gleichzeitig die Mitarbeitererfahrung priorisieren.

Eine Plattform, bei der Sicherheit an erster Stelle steht

Von Sozialversicherungsnummern bis hin zu Bankinformationen, Mitarbeiter stellen ihren Arbeitgebern vertrauliche Daten zur Verfügung, wenn sie eine neue Stelle antreten. Es liegt in der Verantwortung der Personalabteilung, sicherzustellen, dass diese Informationen gespeichert und geschützt werden. Infolgedessen zögern viele Unternehmen, digital zu arbeiten, weil sie befürchten, dass Daten aufgrund wachsender Cyber-Sicherheitsbedrohungen gestohlen werden könnten. Diese Befürchtungen sind nicht unbegründet - Cisco berichtete, dass 53% der mittelständischen Unternehmen eine Verletzung der Datensicherheit erlitten haben.

Eine sichere ID-Überprüfungsplattform wie DocSign Identify kann diese Bedenken aus dem Weg schaffen, indem sie eine Vielzahl von Authentifizierungsmethoden zum Überprüfen und Speichern persönlicher Informationen neuer Mitarbeiter anbietet. Personalabteilungen können diese Technologie nutzen, um die von der Regierung ausgestellten Ausweise eines neuen Mitarbeiters zu scannen und den Namen in der E-Mail, die sie angegeben haben, mit dem Namen auf ihrer ID zu vergleichen, um die Einhaltung durch Sicherheitsüberprüfungs-Protokolle zu gewährleisten.  DocuSign analysiert sogar bestimmte Ausweis-Funktionen, einschließlich Sicherheitsmarkierungen und Wasserzeichen, um die Gültigkeit sicherzustellen.

Eine vertrauenswürdige Speicheroption

Sobald die Identifikation eines Mitarbeiters bestätigt ist, ziehen es viele Personalabteilungen vor, eine Kopie des Ausweises zu speichern, damit sie zu einem späteren Zeitpunkt darauf zugreifen können. In einer kürzlich durchgeführten DocuSign-Umfrage gaben 74% der Befragten an, dass ihr Unternehmen die Gültigkeit von Ausweis-Dokumenten überprüfen muss, aber auch gleichzeitig alle Dokumente gespeichert werden müssen. Mit der ID-Überprüfung und der neuesten Funktion, ID Evidence, können alle vertraulichen Mitarbeiterinformationen, einschließlich Fotos, sicher in der Cloud gespeichert werden. Das bedeutet, dass Personalmanager alles an einem Ort finden können, anstatt sich auf zufällige Ablagesysteme zu verlassen.

DocuSign lässt sich in mehr als 350 Systeme integrieren, darunter Greenhouse, SAP, Workday und Oracle. So kann die Personalabteilung Mitarbeiterdokumente in ihren vorhandenen HR-Systemen optimieren und speichern. Dies erleichtert Unternehmen die Implementierung der DocuSign Agreement Cloud.

Durch diese kleinen Änderungen können Unternehmen manuelle Aufgaben verringern und einen sicheren und überschaubaren Ansatz für den Einstellungsprozess einführen, was zu einer strategischen Personalabteilung und glücklicheren Mitarbeitern führt.

Sind Sie bereit, den Onboarding-Prozess Ihrer Mitarbeiter zu transformieren?

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Franciska Acs

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Franciska Acs

Marketing Communications Specialist

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