Die Grenzen von Papier in einer digitalen Welt

Unternehmen, die sich für papierlose Prozesse und die Einführung digitaler Lösungen entscheiden, genießen zahlreiche Vorteile. Zu den Vorteilen eines papierlosen Büros gehören Zeitersparnis, schnellere Durchlaufzeiten, bessere Kundenerfahrungen und Kostensenkungen. Viele Anwaltskanzleien haben die Einführung digitaler Verfahren infolge der Pandemie beschleunigt, doch es gibt weiterhin Engpässe. Papiergestützte, manuelle und sich wiederholende Prozesse können den Fortschritt noch immer ausbremsen und zu einer Reduzierung von Produktivität, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit, Compliance und Umsatz führen. Die COVID-19-Pandemie hat Unternehmen gezwungen, papierbasierte und manuelle Prozesse hinter sich zu lassen und mit digitalen und verbundenen Workflows zu ersetzen. 

Dieser Artikel befasst sich mit einigen Problemen von papierbasierten Prozessen und erläutert, wie Rechtsabteilungen diese Herausforderungen bewältigen können. 

Probleme von papierbasierten Prozessen 

Eine weltweite Umfrage unter 605 Entscheidungsträgern von Prozessen – die von DocuSign in Auftrag gegebene und von Forrester Consulting durchgeführte Studie State of Systems of Agreement aus dem Jahr 2019 – ergab, dass in vielen Unternehmen manuelle Prozesse zur Übertragung von Daten aus Papierdokumenten in Altsysteme, Webseiten oder Excel-Tabellen existieren. 2019 bearbeiteten zwei Drittel der Abteilungen in großen Unternehmen mindestens 500 Verträge pro Monat, von denen 84% manuell erstellt wurden und 64% von der Rechtsabteilung genehmigt werden mussten. Analoge Prozesse können einen erheblichen Einfluss auf die Gesamtleistung des Unternehmens haben. 46% der Rechtsteams gaben an, dass manuelle Prozesse den Start von Projekten verzögern, und 45% sagten, dass sie zu schlechten Kundenerfahrungen führen. Selbst wenn jeder einzelne Vorgang nur fünf Minuten dauern würde, entspräche dies einer ganzen Arbeitswoche eines Mitarbeiters. Darüber hinaus sind 49% der Unternehmen nicht in der Lage, ihre Verträge leicht aufzufinden und zu verwalten, geschweige denn zu gewährleisten, dass sie sicher sind und im Einklang mit rechtlichen oder regulatorischen Verpflichtungen ausgeführt werden.

In der späteren, von DocuSign beauftragten Forrester-Umfrage Status Quo Vertragswesen 2020 wurde festgestellt, dass es immer noch manuelle Prozesse gibt: 32% der Entscheidungsträger gaben an, dass manuelle Vertragsprozesse zu Ineffizienzen führen, und 54% der Befragten erklärten, dass sie doppelte Arbeit leisten, indem sie Daten aus manuellen Vereinbarungen in bereits bestehende Verträge erneut eingeben.

In der digitalen Welt von heute ergeben sich zahlreiche weitere Probleme durch papiergestützte Prozesse. Manuelle Prozesse können zusätzliche Ausgaben im Zusammenhang mit Druck und Versand verursachen. Aktenschränke sind nicht remote zugänglich, und es kann schwierig sein, die benötigten Dokumente zu finden.

Diese papierbasierten Prozesse sind nicht mehr notwendig: Unternehmen können manuelle Aufgaben durch die Automatisierung von Abläufen und die Optimierung von Prozessen abschaffen und so Wiederholungsarbeiten vermeiden. Die manuelle Bearbeitung von Verträgen ist langsam und ressourcenintensiv und benachteiligt Unternehmen gegenüber ihrer agileren Konkurrenz. Die Produktivität und Leistung von Rechtsabteilungen lassen sich durch Automatisierung verbessern – und diese Automatisierung wurde durch die Pandemie beschleunigt. 2020 nahmen das Tempo der Geschäftswelt und der Bedarf an funktionaler Remote-Arbeit zu, sodass es nun umso wichtiger ist, Probleme mit papierbasierten, manuellen Prozessen auf eine Art und Weise zu lösen, die die Grundlage für eine nachhaltige, skalierbare digitale Transformation legt.

Sicherheit, Vertrauen und Transparenz in der digitalen Welt

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Die Einführung von Cloud-Technologie und digitalen Tools

Für Anwälte ist die Speicherung von Dokumenten in der Cloud heutzutage unerlässlich. Sie ermöglicht es ihnen, von jedem Ort der Welt aus sicher auf Dateien zuzugreifen und mit mehreren Parteien daran zu arbeiten. Die Digitalisierung von Dokumenten und die Verlagerung von Prozessen in die Cloud während der Pandemie haben Möglichkeiten für Anwaltsabteilungen und -kanzleien geschaffen, ihnen einen Teil der Arbeit abzunehmen. Digitale Tools und die Reduzierung manueller, papierbasierter Aufgaben ermöglichen es Rechtsteams, aus der Ferne zu arbeiten. Viele Rechtsteams haben Tools für das Customer Lifecycle Management eingeführt, die sie bei der Automatisierung von Verträgen mit hohem Volumen und geringer Komplexität (wie beispielsweise Vertraulichkeitsvereinbarungen) unterstützen. Eine Umfrage von Thomson Reuters weist darauf hin, dass Anwälte auch weiterhin remote arbeiten werden: Die Studie ergab, dass 9 von 10 Anwälten nicht in Vollzeit ins Büro zurückkehren wollen.

In der von DocuSign beauftragten Status Quo Vertragswesen aus dem Jahr 2021 von Forrester Consulting gaben 96% der Entscheidungsträger an, dass sie neue, während der Pandemie eingeführte Technologien weiterhin nutzen werden. DocuSign gab außerdem eine Umfrage unter mehr als 800 Rechtsexperten in globalen Unternehmen in Auftrag, die sich auf deren Vertragsverpflichtungen und die Tools konzentriert, mit denen sie ihre Arbeit verwalten.

Die Studie DocuSign Digital Trends for Legal Teams ergab, dass die Befragten Technologie einsetzen, um Fehler zu senken (53%), Zeit zu sparen (51%), Aufgaben zu automatisieren (41%) und die Zusammenarbeit zu verbessern (45%). 43% der Befragten gaben an, dass die Digitalisierung der juristischen Arbeitsabläufe einer der wichtigsten Trends für Rechtsberufe sei, und 37% sagten, dass die Unterstützung einer Rechtsabteilung, deren Personal von überall aus arbeiten kann, von Bedeutung sei. Zu den Hauptproblemen der befragten Juristen gehörten die fehlende Transparenz über den Stand der Vertragsunterzeichnung (53%), zu viele manuelle Aufgaben im Rahmen des Prozesses (54%) und der fehlende einfache Zugriff auf gespeicherte Verträge (41%).

Die Arten von Tools, die Rechtsabteilungen zur Lösung des Papierproblems bereits nutzen, sind:

  CLM: 30% der Befragten gaben an, dass sie bereits CLM-Software implementiert haben, und 62% der Befragten glauben, dass diese Software in den nächsten fünf Jahren entscheidend für den Erfolg in ihrer Funktion sein wird.

●  Elektronische Signatur: 31% haben eSignature-Software implementiert und 78% glauben, dass sie in den nächsten fünf Jahren entscheidend für den Erfolg sein wird.

●  CRM: 48% haben CRM-Software eingeführt, und 67% sind der Meinung, dass sie in den nächsten fünf Jahren erfolgsentscheidend sein wird.

Rechtsabteilungen vollziehen einen digitalen Wandel, und zahlreiche Anwaltskanzleien gestalten ihre Prozesse um, die zuvor auf physischen Dokumenten beruhten, um die Herausforderungen von papierbasierten Prozessen zu bewältigen.

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