Im digitalen Zeitalter sind manuelle Prozesse wie Drucken, Versenden, Signieren, Scannen und Archivieren von Dokumenten nicht mehr effizient genug. Dank der Integration der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) von Swisscom Trust Services in die bestehende SIX DocuSign Lösung werden Verträge digital und rechtsgültig abgewickelt. Das Resultat ist ein einfacher, effizienter, sicherer und beschleunigter Prozess: Zur Freude der Kundinnen, Kunden, Lieferanten und SIX.
Das internationale Unternehmen mit Hauptsitz in Zürich betreibt die Infrastruktur für die Finanzplätze in der Schweiz und in Spanien. SIX bietet für einen breiten, internationalen Kundenkreis Dienstleistungen für den Kapitalmarkt, Finanzinformationen sowie Bankdienstleistungen an – und baut eine digitale Infrastruktur für das neue Jahrtausend. SIX ist im Besitz von 120 Banken und stellt die Stabilität der Finanzinfrastruktur und -prozesse sicher.
Effizienzsteigerung bei SIX mit digitalen Verträgen
Mit Beginn der Pandemie und verstärkter Remote-Arbeit kam es bei SIX zu Verzögerungen im Vertragsprozess, die durch manuelle, papierbasierte Prozesse verursacht wurden. Der fehlende Drucker im Homeoffice, das Versenden von Verträgen ins Büro, obwohl sich Mitarbeitende im Homeoffice befanden, sowie viele weitere manuelle, zeitintensive Prozesse führten nicht nur zu Frustrationen der Mitarbeitenden, Kunden und Kundinnen, sondern auch zu Verspätungen.. Digitale Lösungen mussten her, um die neuen Herausforderungen zu bewältigen. SIX entschied sich für die Implementierung der qualifizierten elektronischen Signatur im Vertragswesen.
„Das Ziel war es, den Business Units und den Corporate Functions eine Lösung für ihre Anforderungen zu bieten: Einfach und schnell nutzbar, kunden- und benutzerfreundlich, sicher, compliant. Zudem sollte sich die Lösung in unsere bestehende Systemlandschaft gut einbetten lassen. Aus diesem Grund haben wir Mitte 2020 die digitale Cloud-Signaturlösung von DocuSign eingeführt“, sagt Christian Thometzek, Head Business Excellence bei SIX.
Jedes digital abgewickelte Dokument bietet einen signifikanten Mehrwert.”
Turgut Dogan, Product und Service Manager bei SIX hat die Implementierung von der QES gestartet, leitete das Projekt und betreut heute die Lösung für das gesamte Unternehmen. “Mit der bloßen Einführung und Integration eines Cloud-Services ist es noch lange nicht getan. Wir haben ein Testimonial und einen Informations-Hub mit relevanten Informationen erstellt, DocuSign im Rahmen von internen Veranstaltungen vorgestellt, Benutzerschulungen angeboten, Demos durchgeführt und vieles mehr. Die Nutzungsstatistiken zeigen eindrücklich, dass sich die Anstrengungen gelohnt haben. Jedes digital abgewickelte Dokument bietet einen signifikanten Mehrwert.“
SIX digitalisiert Vertrags- und Dokumentenabwicklung mit DocuSign
Die Self-Service Lösung DocuSign ist in die Systemlandschaft von SIX eingebettet. Dies ermöglicht es Mitarbeitenden sich jederzeit über das SIX interne Bestellportal einen SIX DocuSign Account zu bestellen, der ihnen vollautomatisiert innerhalb weniger Minuten zur Verfügung steht.
Die Schritte zur Signatur sind intuitiv und einfach:
- Log-in über Single-Sign-On
- Dokument per Drag-and-Drop hochladen
- E-Mail-Adressen der Signierenden angeben
- Signaturfelder im Dokument deklarieren
- Dokument versenden
Im Anschluss wird das Dokument automatisch an die Signierenden zur Unterzeichnung via E-Mail geschickt. Der Vertragsstatus jedes Dokuments kann jederzeit eingesehen werden und sobald ein Dokument unterschrieben wurde, erhält der Absender des Dokuments eine Benachrichtigung über den Vertragsabschluss.
SIX verwendet die QES von Swisscom Trust Services und DocuSign
Verschiedene Vertragsarten benötigen unterschiedliche Signaturarten, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Die Signatur mit dem niedrigsten Schutz ist die einfache elektronische Signatur (EES). Die zweite Signaturart ist die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES), diese enthält ein digitales Zertifikat, das die Signatur mit einer verifizierten ID verknüpft. Die Signatur mit dem höchsten Schutz ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Für die meisten Dokumente ist eine von DocuSign zur Verfügung gestellte EES und FES zweckdienlich und ausreichend.
Die Dokumente von SIX verlangen eine besonders hohe Sicherheit und benötigen daher eine QES. SIX strebte nach einer digitalen Lösung, die sich nahtlos in bereits bestehende Systeme integrieren ließ, aber auch das schweizerische Bundesgesetz ZertES als auch die EU-Verordnung eIDAS für qualifizierte elektronische Signaturen erfüllt.
Die Partnerschaft von Swisscom Trust Services und DocuSign bot SIX genau dies. Zum Zeitpunkt der Evaluation war Swisscom Trust Services die einzige Anbieterin von Vertrauensdiensten am Markt, die diese Anforderungen erfüllen konnte. Die Lösung konnte in den Bereichen Sicherheit und Compliance überzeugen und den Erwartungen von SIX entsprechen. Die digitale Lösung ermöglicht SIX einen einfachen und intuitiven Identifikations- und Registrierungsprozess für die QES. Signierende können sich sowohl in Swisscom Shops, über ausgebildete SIX Registrierungs-Agenten oder auch online für die Nutzung der QES identifizieren.
Die QES ermöglicht schnelle Vertragsabwicklung
SIX arbeitet eng mit Market Makern zusammen, welche den Börsenhandel mit Exchange Traded Funds (ETF) oder Exchange Traded Products (ETP) unterstützen. Market Maker stellen Kurse für Finanzprodukte auf beiden Seiten des Orderbuchs ein. Die Verträge zwischen diesen zwei Parteien verlangen daher aus Sicherheits- und Compliance-Gründen die allerhöchste Signaturstufe, denn sie beinhalten Konditionen der Preisstellung der an der Börse angebotenen ETFs und ETPs. In diesen Fällen gilt nur eine handschriftliche Unterschrift oder eine QES als verbindlich.
Hanspeter Syfrig, Produktmanager für den Fondsbereich bei SIX kam die Möglichkeit zur Nutzung der QES wie gerufen: „Das Einholen von Unterschriften für Dokumente nach dem Start des Lockdowns wurde plötzlich zu einer realen Herausforderung. Bei der Unterzeichnung von Dokumenten hat dies zu zusätzlichen Verzögerungen und Ineffizienzen geführt. Das Onboarding bei DocuSign ist sehr intuitiv und wir haben die Lösung schnell bei uns ausrollen können. Auch die QES-Registrierungen haben wir schnell absolviert. Zudem waren sie sehr einfach zu handhaben. Sobald die Registrierungen abgeschlossen waren, konnten wir anfangen die QES über DocuSign zu nutzen.“
Auf die Frage, ob SIX die QES-DocuSign Lösung anderen Anwendern weiterempfehlen würde, entgegnet Hanspeter Syfrig: „Ja, die Lösung hat uns sehr viel zeitlichen und administrativen Aufwand erspart. Von daher kann ich jedem nur weiterempfehlen, auf elektronische Signaturen umzusteigen.“
Der Schritt in eine digitale Zukunft mit DocuSign
DocuSign erleichtert seit der Implementierung viele Vertragsprozesse bei SIX und ermöglicht dem Unternehmen länderübergreifend effizienter und reibungsloser zu agieren. Die Schnelligkeit der intuitiven Plattform konnte Kunden sowie Mitarbeitende sofort für die digitale Lösung begeistern.
„Wie bei jeder Neuerung mussten wir auch hier anfangs Überzeugungsarbeit leisten. Doch die Lösung ist sehr komfortabel in der Bedienung und einfach zu erlernen. Einmal genutzt, erkennen die Kolleginnen und Kollegen schnell die Vorteile. Ich höre immer wieder aus der Belegschaft, dass Prozesse, die früher Wochen gedauert haben, nun binnen Stunden abgeschlossen werden. Auf Kundenseite kommt diese Beschleunigung der Prozesse ebenfalls gut an. Damit sind wir auf einem guten Weg und ich kann sagen, dass die Einführung von DocuSign mit der Swisscom-Erweiterung ein voller Erfolg ist. Swisscom Trust Services war hier ein äußerst zuverlässiger Partner und das Team hat unsere Anfragen stets schnell und professionell beantwortet. Alles in allem konnten wir so gemeinsam eine sehr gute Lösung umsetzen“, so Turgut Dogan.
Auch in puncto Nachhaltigkeit unterstützt DocuSign und die QES-Integration der Swisscom Trust Services SIX durch der Reduzierung von Papier. Mit den digitalen Lösungen konnte SIX den Papierverbrauch deutlich senken und setzt jetzt auf ein papierloses (Heim-)Büro.
Eine Partnerschaft für eine einzigartige Kundenerfahrung
Die Partnerschaft mit DocuSign ermöglicht es Swisscom Trust Services Kunden eine einzigartige Erfahrung zu bieten, die allen Regulationen und Vorschriften in der DACH-Region und global entspricht und sogar übertrifft. SIX konnte mit der Implementierung der qualifizierten elektronischen Signatur Geschäftsprozesse intern und extern deutlich beschleunigen und so mit dem heutigen digitalen Wandel Schritt halten.