milia hat die Mission, die digitale Transformation in einer Branche in Deutschland voranzutreiben, die zurzeit noch etwas hinterher hinkt: der Steuerberatung. milia stellt Steuerkanzleien eine Automatisierungs- und Kollaborationsplattform zur Verfügung, um die Steuerberatung umfassend zu digitalisieren. Die milia-Plattform ist die “digitale Mitarbeiterin” für Steuerkanzleien, die repetitive Aufgaben automatisiert und Fehlerquellen, die durch manuelle Prozesse entstehen können, eliminiert. Mandanten der Steuerkanzleien, vorwiegend kleine und mittelständische Unternehmen, können ebenfalls auf der Plattform arbeiten und über milia ihre Dokumente mit der Steuerkanzlei digital verwalten, kommunizieren und signieren.
Für eine einzigartige und verbundene Kundenerfahrung arbeitet milia mit vielen Schnittstellen und ist optimal in die verschiedenen DATEV-Anwendungen integriert. “In Deutschland haben Steuerberatungen noch oft den Ruf, nicht digital aufgestellt zu sein. Das sehen wir jedoch anders: Wir haben viele Kundinnen und Kunden, die sehr digital aufgestellt sind und sogar nur digitale Mandate akzeptieren. Wir freuen uns, dass wir auf diesem Weg Steuerkanzleien bei der digitalen Transformation unterstützen können und diese letztendlich ihre Mandanten motivieren, sich ebenfalls digital aufzustellen. So treiben wir die Digitalisierung in der gesamten Branche voran.” Tilman Walch, CEO bei milia
milia ist sowohl DocuSign-Kunde als auch -Partner und nutzt eSignature, um interne Prozesse zu automatisieren und um Kunden bei der digitalen Transformation zu helfen.
milia implementiert DocuSign von Anfang an für interne Prozessoptimierung
“Die Entscheidung für DocuSign war zunächst aus unserer privaten Nutzung der Lösung motiviert. Wir kannten und vertrauten dem Marktführer bereits alle. Die Benutzerfreundlichkeit und die umfangreichen Features waren ausschlaggebende Punkte. In meiner unternehmerischen Laufbahn habe ich viele E-Signatur-Lösungen kennengelernt. Keine davon war annähernd so sicher und einfach wie DocuSign. Verträge und NDAs gehören zum Alltag. Neben DocuSign gab es zwar viele andere Signaturanbieter, aber diese konnten uns nicht überzeugen, was Funktionalitäten und Usability betrifft.” Tilman Walch, CEO bei milia
milia baut auf einen Digital-First-Ansatz und vertraut auf voll digitale Workflows, sodass von Tag eins Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Hilfe von DocuSign eingestellt wurden. Jegliche interne Dokumente, die eine Unterschrift erfordern, verwaltet milia über DocuSign.
Bei uns laufen alle Prozesse digital und papierlos ab. Arbeitsverträge sowie Zusatzvereinbarungen werden bei uns mit DocuSign eSignature abgeschlossen.”
DocuSign als treuer Partner für ein einzigartiges Kundenerlebnis für Steuerkanzleien und Mandanten
Die DocuSign-Nutzung mit Kundinnen und Kunden startete zunächst beim Onboarding von Neumandanten, dem sogenannten Mandantsaufnahmeprozess. Die Dokumente, die die Steuerkanzlei auf der milia-Plattform generiert, erfordern immer eine beiderseitige Unterschrift von Kanzlei und Mandant. Dies können Verträge, SEPA-Mandate oder Mitwirkungspflichten sein. Kanzleien können im Anschluss diese Dokumente von der milia-Plattform zur Signatur weitergeben. Dies erhöht die Transparenz, da beispielsweise Häkchen gesetzt und Notizen zu weiteren Signaturvorgängen hinzugefügt werden können.
Nachdem das Onboarding mit DocuSign viele glückliche Kundinnen und Kunden brachte, wurden auch weitere Prozesse mit DocuSign in die milia-Plattform eingebaut. milia verwendet DocuSign-Platzhalter für Dokumente wie Check-Boxen und Signatur-Platzhalter, sodass diese automatisch zu unstrukturierten Verträgen und Vereinbarungen hinzugefügt werden können. Für Kooperationsverträge und Jahresabschlüsse verwendet milia die qualifizierte elektronische Signatur (QES), sodass Nutzerinnen und Nutzer sich zunächst identifizieren müssen, bevor sie ein Dokument digital unterzeichnen können. Die QES entspricht der Schriftformerfordernis und ist somit einer händischen Unterschrift gleichgestellt.
Digitale Signaturen stehen bei vielen Steuerkanzleien bereits als Projekt auf der To-Do-Liste. Mit der Einführung von milia können Kunden die E-Signatur gleich mit abhaken, da DocuSign in allen milia-Prozessen mit integriert ist. Dies kann für viele Kanzleien eine große Erleichterung und eine Beschleunigung der digitalen Transformation sein.
“Die Integration mit DocuSign ist für viele Kanzleien ein großer Vorteil. milia stellt Steuerkanzleien die DocuSign Lösung unkompliziert zur Verfügung, sodass sie sich nicht mehr mit der Implementierung von E-Signaturen beschäftigen müssen, da mit milia alles ohne Medienbrüche in einer Plattform zur Verfügung steht.” Tilman Walch, CEO bei milia