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    Länder auf 6 Kontinenten verwenden DocuSign

Aon ist ein weltweit tätiges Unternehmen für professionelle Dienstleistungen, das eine breite Palette von Risiko-, Renten- und Gesundheitslösungen anbietet. Die 50.000 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Unternehmens in 120 verschiedenen Ländern optimieren die Ergebnisse für Kunden und Kundinnen, indem sie firmeneigene Daten und Analysen zur Gewinnung von Erkenntnissen nutzen, die Risikoanfälligkeit verringern und Leistungen verbessern. Aon verzeichnet jährlich ein organisches Wachstum von 6 %. Das Wachstum und die weltweite Expansion durch Übernahmen sind zwar gut für das Geschäft, doch stellen diese Faktoren die Personalabteilung auch vor die Herausforderung, effizienter arbeiten zu müssen.

Um das Personalwesen zu optimieren und konsistente, den Vorschriften entsprechende Personalleistungen für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen weltweit zu ermöglichen, beschloss Aon 2017, mehrere globale HR-Funktionen in einem Shared Service Center in Polen zu verbinden. Zuvor arbeiteten die Personalabteilungen in jedem Land unabhängig voneinander und hatten nur wenige gemeinsame Prozesse. Bei der Umstellung auf ein globales Personalcenter entschied sich Aon für den Einsatz von DocuSign eSignature, um veraltete, manuelle Vertragsprozesse zu ersetzen. Heute werden Angebotsschreiben und Änderungen der Arbeitsverhältnisse, einschließlich Beförderungen und Stellenwechsel, in 52 Ländern auf 6 Kontinenten mit DocuSign verwaltet. 

Richard Bullock, Global Product Manager bei Aon, leitet die weltweite DocuSign-Initiative des Unternehmens. „DocuSign eSignature besitzt die Leistungsfähigkeit und Funktionen, die rechtsgültige Verträge in der Europäischen Union, Lateinamerika, im Asien-Pazifik-Raum und in weiteren Ländern, in denen Aon tätig ist, ermöglichen“, so Richard Bullock. „In seinem einfachsten Webbrowser-Format bietet DocuSign eine klare, intuitive Benutzeroberfläche. Die tiefergreifenden Funktionen ermöglichen uns eine nahtlose Integration mit unseren bestehenden Software-Plattformen.“

Ein globales Personalsystem, unzählige regionale Vorteile 

Die Umstellung von Aon auf ein zentrales Personalcenter in Polen erlaubte es dem Unternehmen, die Prozesse und Technologien im Personalwesen weltweit zu vereinheitlichen und regional tätigen Personalabteilungen geprüfte, digitale Tools an die Hand zu geben. Im Zuge der Einführung von DocuSign eSignature rief Aon ein Kompetenzzentrum mit internen Expertinnen, Experten und Mitarbeitern von DocuSign ins Leben. Die Aufgabe dieses Kompetenzzentrums war es, den Übergang reibungslos zu gestalten und zusätzliche Prozesse im Unternehmen zu bestimmen, die durch ein digitales Vertragswesen modernisiert werden könnten. 

„Wir richteten ein Kompetenzzentrum ein, um eine einheitliche Nutzung zu unterstützen, das Verständnis der Vorteile des Produkts zu verbessern, neue Anwendungsfälle umzusetzen und bestehende Anwendungsfälle zu unterstützen“, erklärt Richard Bullock. „Wir arbeiten mit verschiedenen Geschäftsbereichen zusammen, um herauszufinden, in welchen Bereichen die elektronische Signatur Risiken mindern und zur Kundenzufriedenheit beitragen kann.“

Seit die regionalen HR-Teams DocuSign eSignature verwenden, wurden weitere länderspezifische Prozesse ermittelt, die sich mit DocuSign verbessern lassen konnten. 

 

„Nachdem wir mit den Anwendungsfällen, die von der globalen Personalabteilung in Polen unterstützt wurden, live gegangen waren, stellten wir fest, dass wir die leistungsstarken Fähigkeiten von DocuSign auch auf andere Prozesse anwenden könnten, um Formulare abzuschaffen, die handschriftlich bearbeitet werden.“
Maja Castricum
HR Operations und Project Manager
Aon

Matt Ollar, HR Global Operations Coordinator bei Aon in Polen, erklärt: „Jedes Land hat andere gesetzliche Richtlinien und eigene interne Genehmigungsverfahren, die wir verstehen und beachten müssen. Wir haben eine Möglichkeit gefunden, den alten manuellen Prozess in eine neue digitale Standardpraxis im Bereich HR Global Operations zu integrieren. Letztendlich trägt DocuSign dazu bei, Gehaltsänderungsschreiben für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen schneller fertigzustellen, offene Stellen rascher zu besetzen und sicherzustellen, dass die richtigen Warnmeldungen für Dokumente verschickt werden, deren Bearbeitung länger dauert als sie sollte.“

Einhaltung der Vorschriften für die Gehaltsabrechnung in Australien

Maja Castricum, HR Operations und Project Manager bei Aon Australien, sah die Vorteile der globalen Einführung von DocuSign eSignature und schnitt die Lösung auf konkrete Anwendungsfälle in Australien zu. 

„Nachdem wir mit den Anwendungsfällen, die von der globalen Personalabteilung in Polen unterstützt wurden, live gegangen waren, stellten wir fest, dass wir die leistungsstarken Fähigkeiten von DocuSign auch auf andere Prozesse anwenden könnten, um Formulare abzuschaffen, die handschriftlich bearbeitet werden“, so Maja Castricum. „Zum Beispiel werden Anträge auf Sonderurlaub und Anpassungen von Rentenbeiträgen nun vollständig über DocuSign abgewickelt.“

Digitales Onboarding von Saisonarbeitskräften in den USA

Jedes Jahr muss die Aon Voluntary Benefits & Enrollment Solution Group über 150 Saisonarbeitskräfte einstellen, die während Hochzeiten aushelfen. Aon bemüht sich, Auftragnehmer und -nehmerinnen aus den Vorjahren erneut einzustellen, aber das Team muss dennoch personalisierte Angebotsschreiben mit Vergütung, Beschäftigungsdaten usw. an jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin senden.

Vor DocuSign verwendete das Team von Aon Microsoft Word-Dateien und änderte Verträge manuell mit individuellen Informationen für jeden Saisonmitarbeiter. Daher war die Vorbereitung der Dokumente für das Team bei Aon zeitaufwendig. Außerdem mussten die Saisonarbeitskräfte die Verträge ausdrucken, unterschreiben und zurückschicken. 

Jetzt nutzt Aon die Funktion der Massensendung von DocuSign sowie PowerForms, die Formularfelder automatisch mit spezifischen Informationen für jeden Auftragnehmer und jede Auftragnehmerin ausfüllen. Sobald alle Verträge versendet sind, müssen die Saisonmitarbeiter sie nur noch überprüfen und mit DocuSign eSignature unterzeichnen. Nach der Unterzeichnung leitet DocuSign wichtige Informationen aus den Verträgen automatisch und sicher an andere Systeme weiter. Der automatisierte Prozess bereitet der manuellen Dateneingabe ein Ende, sorgt für Genauigkeit und erspart den Aon-Mitarbeitern und -Mitarbeiterinnen administrativen Aufwand.