Celonis ist der weltweit führende Anbieter von Process Mining. Celonis bietet Unternehmen einen direkten und aufschlussreichen Weg, Geschäftsprozesse digital zu transformieren - allein auf Basis von Daten und Intelligenz. Das 2011 gegründete Unternehmen beschäftigt mehr als 3.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die von 20 Niederlassungen weltweit die Anforderungen von Großkunden aus allen Branchen erfüllen.
Bei Celonis stehen Einfachheit und Nachhaltigkeit im Mittelpunkt, das Unternehmen konzentriert sich ganz darauf, Mehrwert für seine Kunden zu schaffen. Um das digitale Potenzial seiner Kunden freizusetzen, musste das Unternehmen jedoch auch seine eigenen Prozesse transformieren. Mit DocuSign CLM und DocuSign eSignature for Salesforce konnte Celonis nicht nur den Lebenszyklus von Verträgen von der Erstellung bis zur Unterschrift vereinfachen, sondern auch die Abfallmengen reduzieren. Der zentrale Zugriff auf alle Dokumente sorgt zudem für mehr Transparenz im Unternehmen.
Mit DocuSign CLM nahtlose Anwendererlebnisse gestalten
Celonis war schon immer in der Lage, Verträge, NDAs und Personaldokumente digital zu verhandeln. Vor dem Einsatz von DocuSign CLM wurden dafür jedoch unterschiedliche Methoden verwendet, zum Beispiel per E-Mail verschickte Vereinbarungen oder herkömmliche Papierdokumente mit handschriftlichen Unterschriften. Die Ablage erfolgte entsprechend unsystematisch, z.B. per Ausdruck oder E-Mail.
Mit dieser veralteten Vertragsbearbeitung war es dem Unternehmen nicht möglich, die Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Verträge zu erfassen oder zu überblicken. Zudem fehlte der Überblick über den Status einzelner Verträge, was zu vielen zeitaufwändigen und kostenintensiven Wiederholungsprozessen im gesamten Unternehmen führte.
Ein wichtiger Grund für Celonis, sich für DocuSign CLM zu entscheiden, war die nahtlose Integration mit anderen Produktivitätstools.
„Unsere Vertriebsteams führen Hunderte von Prozessen durch, die eine enorme Datenmenge erzeugen“, erklärt Denisa Cekrezi, Leiterin des CRM-Systems bei Celonis. „Wir wollten daher ein Tool mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, das nahtlos mit Salesforce zusammenarbeitet, damit unsere Mitarbeiter alles in einer Anwendung sehen können.“
Berichterstattung war ein weiterer wichtiger Faktor für Celonis bei der Wahl von DocuSign. Wie Cekrezi erläutert, „haben wir viele Nutzer in verschiedenen Teams und Abteilungen, die Einblick in Berichte zu bestimmten Verträgen benötigen. Die Möglichkeit, alle Klauseln in Verträgen verfolgen zu können, hätten wir uns nie vorstellen können - und ist nur ein Grund, warum wir uns für DocuSign entschieden haben.“
Darüber hinaus wollte Celonis mit einer digitalen Lösung nicht nur die betriebliche Effizienz steigern, sondern auch die eigenen Nachhaltigkeitsziele besser unterstützen, indem der Papierverbrauch im gesamten Unternehmen reduziert wird.
Digitaler Rollout beschleunigt - mit DocuSign CLM
Celonis führte DocuSign CLM zunächst in der Rechtsabteilung ein, um ein Repository für alle Verträge einzurichten. Nachdem dies etabliert war, nutzten auch andere Abteilungen wie Vertrieb, Deal Team, Finanzen, Personal und Einkauf DocuSign, um den Umgang mit Verträgen und wichtigen Dokumenten zu digitalisieren. Heute werden alle Verträge im Unternehmen über DocuSign CLM bearbeitet und abgeschlossen.
Die Möglichkeit, Verträge und Vereinbarungen in einem System einzusehen, zu prüfen und abzugleichen, hat die Effizienz im gesamten Unternehmen gesteigert. „Heute haben wir ein zentrales Repository für alle Verträge, was vor DocuSign CLM für uns undenkbar war“, sagt Cekrezi. „So sehen wir, wo sich welche Dokumente im Verhandlungsprozess befinden, welche bereits unterschrieben sind und wo die Dokumente abgelegt wurden.“
Durch die zentrale Anwendung hat sich auch die Sicherheit rund um Dokumente und Verträge verbessert. DocuSign CLM ermöglicht es den Administratoren, die Benutzeraktivitäten zu verfolgen. Darüber hinaus können Benachrichtigungen erstellt werden, wenn eine zusätzliche Überwachung erforderlich ist.
Dokumente, die mit den bisherigen manuellen Prozessen im Unternehmen erstellt wurden, mussten vor der Unterzeichnung genau auf Fehler geprüft werden. Mit DocuSign CLM hat Celonis nun die Gewissheit, dass alle eingegebenen Informationen korrekt sind. So konnte durch den Einsatz von DocuSign CLM im gesamten Unternehmen Zeit eingespart werden. Früher dauerte es oft bis zu 48 Stunden, bis Verträge, die per E-Mail verschickt wurden, unterschrieben und zurückgeschickt waren. Bei Celonis hat sich diese Zeit dank DocuSign CLM in vielen Fällen auf nur noch fünf Stunden verkürzt.
„Früher musste derjenige, der einen Vertrag unterzeichnen sollte, jede Seite prüfen - manchmal bis zu 200 Seiten“, sagt Cekrezi. „Jetzt weiß die Rechtsabteilung, wenn sie einen Vertrag zur Unterschrift weiterleitet, dass es sich um das richtige Dokument handelt, ohne es noch einmal prüfen zu müssen, weil es mit unserem Wasserzeichen versehen ist.“
Mit DocuSign CLM können die Mitarbeiter ihre Aufgaben flexibler erledigen. Sie verbringen jetzt weniger Zeit mit manuellen Prozessen wie dem Suchen und doppelten Überprüfen von Dokumenten und können sich auf wichtigere Aufgaben wie den Kundenkontakt konzentrieren.
„Das Feedback der Mitarbeiter ist sehr positiv“, sagt Cekrezi. „Es ist so schön, Dinge zu hören wie: 'Ihr macht mir das Leben einfach leichter. Ich muss mich nicht mehr um die Verträge kümmern oder daran denken, wo sie gespeichert sind‘.“
Auch das Kundenfeedback ist laut Cekrezi durchweg positiv: „Unsere Kunden sollen sich als Teil des Celonis-Teams fühlen. DocuSign CLM macht das möglich. Es bietet nicht nur eine super automatisierte Erfahrung, sondern stärkt auch das Vertrauen in uns als Unternehmen. Mit nur einem Klick haben sie ein unterschriftsreifes Dokument in der Hand.“
Eine digitalere Zukunft gestalten – mit DocuSign
Durch den Einsatz von DocuSign CLM konnte Celonis den Workflow rund um Vertragsverhandlungen und -abschlüsse im Kerngeschäft automatisieren. Mit Erfolg: Die Auswirkungen auf die Mitarbeiter waren positiv und die Kundenerfahrung hat sich verbessert.
Künftig will Celonis Prozesse weiter straffen und manuelle Tätigkeiten reduzieren, um noch effizienter zu werden. Dazu möchte das Unternehmen noch mehr digitale Tools im Unternehmen einsetzen. Die Zusammenarbeit mit DocuSign sorgt dabei für einen reibungslosen Integrationsprozess.
Unsere Investition in DocuSign CLM hat sich durch die Schaffung einer nahtlosen Arbeitsweise bereits enorm ausgezahlt. Wir glauben, dass wir durch die Integration weiterer Tools in unsere Prozesse, wie z. B. Workday, noch mehr Nutzen ziehen werden.”