Die 10 häufigsten Anwendungsfälle der E-Signatur von mittelständischen Unternehmen

Als Inhaber oder Manager eines kleinen oder mittelständischen Unternehmens nehmen Sie oft viele Aufgaben über Funktionen und Abteilungen hinweg wahr, einschließlich Vertrieb, Marketing, Personal, Finanzen, Recht und Beschaffung.

Das Resultat ist eine Reihe von Dokumenten, die dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen in Bewegung bleibt – und für diese Dokumente wie z.B. Kaufverträge, Kundenformulare, Lieferantenvereinbarungen und Geheimhaltungsformulare sind zahlreiche Unterschriften erforderlich. 

Es kommt einiges zusammen – das kostet Zeit und bremst unter Umständen das Geschäft aus.  Technologie für elektronische Signaturen bietet eine Möglichkeit, Unterschriften zur Genehmigung aus der Ferne zu erhalten. Mit E-Signaturen in Geschäftsverträgen reduzieren Sie Risiken, sparen  Ressourcen und schaffen  ein besseres Kundenerlebnis.

Ob Sie nach einem guten Ausgangspunkt oder nach zusätzlichen Anwendungsfällen suchen, um die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern: Sehen Sie sich einige leistungsstarke Möglichkeiten an, wie mittelständische Unternehmen DocuSign eSignature verwenden.

Die 10 häufigsten Anwendungsfälle der E-Signatur für den Mittelstand

Kaufverträge

Kaufverträge sind häufig die wichtigsten Dokumente eines Unternehmens. Nutzer von DocuSign eSignature können Kaufverträge online abwickeln und Geschäfte schneller abschließen – innerhalb von Stunden und Minuten statt Wochen und Tagen – selbst wenn die Verträge mehrere Signaturen erfordern.

Sie erhalten einen vollständigen Überblick darüber, wo sich die Kaufverträge im Signaturprozess befinden, wodurch viele Vertriebsprozesse automatisiert und in führende CRM-Systeme wie Salesforce integriert werden können.

Bestellformulare

Eine Bestellung kann ein einfaches, kurzes Vertragsformular sein oder ein viel längeres Formular, das Preisbedingungen, Umfang, Versand, geistiges Eigentum und sonstige verbindliche Aspekte eines Vertrags auflistet. In der Praxis wollen sowohl Verkäufer als auch Käufer den Vertrag schnell und effizient abschließen – was ihnen DocuSign eSignature ermöglicht. Wie bei allen eSignature-Dokumenten ist der Prozess durch mehrere Sicherheitsstufen der Verschlüsselung geschützt.

Lieferantenverträge

Wachsende Unternehmen sind auf Beziehungen zu Lieferanten und Anbietern angewiesen und wenden oft erhebliche Zeit und Mühe auf, diese Beziehungen zu managen und Beschaffungsaktivitäten zu koordinieren. Zur Optimierung der Beschaffung gehen Inhaber mittelständischer Unternehmen von papiergesteuerten zu digitalen Arbeitsabläufen über. Diese Änderung beschleunigt den Prozess von der Beschaffung bis hin zur Bezahlung und reduziert gleichzeitig die Risiken, die durch Fehler entstehen, sowie die Kosten, die mit der Verarbeitung von Papierdokumenten verbunden sind. Auch wird die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien des Unternehmens zum Kinderspiel.

Änderungsaufträge

Für projektbasierte Unternehmen wie Architekturbüros, Baufirmen und Webdesigner ist Wandel eine Konstante. Ein Kunde kann kleinere Änderungen vornehmen oder plötzlich eine völlig andere Richtung einschlagen als das, was zuvor vereinbart wurde. Da die Vergütung der Stunden, die über das ursprüngliche Angebot hinausgehen, einer Überprüfung unterliegt, kommt einem unterzeichneten Änderungsauftrag eine enorme Bedeutung zu.

DocuSign eSignature macht den Prozess einfach und ermöglicht es Unternehmen, den Änderungsauftrag kurz nach der Anforderung der Änderung zu versenden. Mit einer elektronischen Signatur kann das Unternehmen Projektverzögerungen vermeiden und jederzeit und von jedem Gerät aus einen vollständigen Prüfpfad aller Schritte in der Cloud pflegen.

Formulare für Neukunden

Wenn ein Kunde Formulare oder anderen Papierkram ausfüllen muss, um mit Ihnen Geschäfte zu machen, können elektronische Signaturen Zeit und Geld sparen. Bei papierbasierten Einverständniserklärungen, Haftungsverzichtserklärungen oder Richtlinienaktualisierungen müssen Sie oft mehrere Versionen von Dokumenten erstellen. Die Materialkosten für Papierdokumente und die Zeit, die für das Lesen, Verarbeiten, Nachverfolgen und Ablegen von Kundenformularen benötigt wird, können beträchtlich sein– und führen wahrscheinlich zu einem weniger optimalen Kundenerlebnis.

Elektronische Formulare, die mit DocuSign eSignature bearbeitet werden, lösen diese Herausforderungen und schaffen ein besseres Erlebnis für Ihre Kunden. Ihr kleines oder mittelständisches Unternehmen kann einen einfachen Online-Link für Kunden erstellen und versenden, damit diese Formulare im Voraus überprüfen und ihnen zustimmen können. Außerdem können Kunden vor Ort bei DocuSign über ihre eigenen Geräte unterzeichnen.

eSignature ist besonders wichtig für Unternehmen, die maßgeschneiderte Waren liefern, wie eine Druckerei oder ein Hersteller individueller Möbel. Für diese Unternehmen sind die Endabnahme-Dokumente von entscheidender Bedeutung. Mit eSignature können Sie Genehmigungen ganz einfach erfassen und speichern und schnell zur Auftragsabwicklung Ihres Kunden übergehen.

Immobilienverträge 

Viele Landes- und Bundesaufsichtsbehörden haben ihre Immobilienvorschriften geändert, um elektronische Signaturen für Immobilienverträge zuzulassen – ein Trend, den die Pandemie beschleunigt hat.  

Infolgedessen wurde DocuSign eSignature für mehrere Millionen von Immobilientransaktionen verwendet, die alle rechtsverbindlich sind. Was Immobilien- und sonstige Kaufverträge angeht, erzielen Unternehmen, die DocuSign eSignature nutzen, höhere Abschlussraten, generieren schneller Umsätze und haben effizientere Vertriebsmitarbeiter.

DocuSign hat eine Bibliothek von Vorlagen für Immobilientransaktionen entwickelt. Besuchen Sie unsere Webseite, um mehr zu erfahren.

Lizenzierung von geistigem Eigentum und sonstige Rechtsverträge

Da elektronische Signaturen rechtsverbindlich sind und einen im Gericht verwertbaren Prüfpfad aufweisen, eignen sie sich ideal für viele juristische Dokumente wie Lizenzen für geistiges Eigentum, Partnerschaften und sonstige Verträge. Mit geänderten Vorschriften in Deutschland und anderen Ländern können elektronische Signaturen und Aufzeichnungen nun das gleiche Gewicht und die gleiche rechtliche Wirkung haben, wie sie früher handschriftlichen Unterschriften und Papierdokumenten vorbehalten war. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.

Geheimhaltungsverträge

In einer wettbewerbsorientierten Welt bieten Vertraulichkeitsvereinbarungen Sicherheit und ermöglichen Ihnen freiere Geschäfte mit Dritten. Herkömmlich unterzeichnete Verträge mit Stift und Papier sind jedoch nicht nur umständlich, sondern auch nicht besonders kundenfreundlich. Ihre Partner können DocuSign eSignature- Geheimhaltungsverträgen auf einem Laptop oder über ein Mobilgerät unterzeichnen – eine einfache und sichere Möglichkeit, Ihre proprietären Informationen zu schützen. Und sie ermöglicht es Ihnen, mit Dritten vertrauensvoll zusammenzuarbeiten.

Onboarding von Mitarbeitern

Mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist viel Papierkram verbunden: Kontaktformulare, Registrierung von Zusatzleistungen, automatische Gehaltsabrechnungen und vieles mehr. All diese Dokumente können mit DocuSign eSignature sicher und einfach gehandhabt werden – Dokumente können elektronisch ausgefüllt und signiert werden, gefolgt von einer schnellen, automatisierten Weiterleitung von Verträgen und Informationen zu HR-Richtlinien an die Mitarbeiter. Die Mitarbeiter der Personalabteilung sparen außerdem Zeit, da sie über ein Online-Dashboard den Status jedes HR-Dokuments überwachen können.

Elterliche Zustimmung und Altersüberprüfung

Gaming-Unternehmen, Fotografen und Unterhaltungsunternehmen richten sich häufig an eine Zielgruppe unter 18 Jahren, die dann eine Genehmigung eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten per Unterschrift erfordert. DocuSign eSignature ermöglicht die elterliche Unterschrift von einer Vielzahl von elektronischen Geräten aus und ist für die Integration mit einer Reihe von Softwarelösungen für die ID-Überprüfung konzipiert. Sie können in DocuSign Ihre eigenen Vorlagen erstellen und dann die vorhandenen Daten in diesem Vertrag von Autorisierung zu Autorisierung wiederverwenden. Auch können Sie Ihre DocuSign-Vorlagen und die daraus resultierenden E-Mails mit Ihrem eigenen Branding versehen, um sie an die visuelle Identität Ihres Unternehmens anzupassen.

DocuSign eSignature: Benutzerfreundlich, schnell, sicher

DocuSign eSignature ist eine bewährte Software, die den Prozess der Genehmigung per Unterschrift revolutioniert hat:

• Benutzerfreundlich – keine langen Einführungszeiten für Mitarbeiter. Mitarbeiter und Kunden können von fast jedem Gerät aus signieren – jederzeit und überall.
• Schnell – die Software enthält integrierte Funktionen, die die Dokumentenverarbeitung beschleunigen.
• Sicher – mehrere Sicherheitsstufen schützen Ihr Unternehmen und Ihren Kunden oder Lieferanten.