Digitalisierung der Arbeit bedeutet für Wissensarbeiter: Große Teile ihrer Aufgaben können sie praktisch überall ausführen. Das Internet macht‘s möglich. Warum also nicht einfach zuhause arbeiten? Was lange Zeit ein Privileg für Anwälte, Architekten oder Journalisten schien, wird zunehmend „normal“. Heute arbeiten Sachbearbeiter in Versicherungen ebenso selbstverständlich mobil und flexibel wie Personalmanager, Marktforscher oder IT-Administratoren.

Die Argumente für die Arbeit in den eigenen vier Wänden sind vielfältig: Home-Office-Arbeiter können Fahrzeiten vermeiden, Arbeitszeit und -umgebung an die eigenen Bedürfnisse anpassen oder Familie und Beruf besser unter einen Hut bringen. Unternehmen sparen Ausgaben für Büroraum, die für personalintensive Branchen in Ballungsräumen einen erheblichen Anteil an den Gesamtkosten ausmachen. Bereitschaftsdienste für Service-Hotlines und der Einsatz von Call-Center-Agenten lassen sich flexibler und effizienter gestalten. Außerdem können Firmen Fachkräfte gewinnen und halten, die räumliche und zeitliche Flexibilität am Arbeitsplatz erwarten. Dieses Argument wird in Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels immer wichtiger. Damit die Arbeit im Home-Office für alle Beteiligten erfolgreich verläuft, muss sie natürlich professionell organisiert sein. Hier acht Tipps dazu:

  1. Raum für die Arbeit schaffen

Das Home-Office dient der Arbeit. Diese Fokussierung gelingt am besten in einem abgeschlossenen Bereich, idealerweise einem eigenem Raum. Aber auch eine Stellwand kann ausreichen, um einen Raum im Raum zu bilden. Wer viel Sprach- und Video-Kommunikation nutzt, sollte eine Ausstattung wählen, die keinen unerwünschten Hall erzeugt. Wer häufiger Videokonferenzen führt, sollte für eine ausreichende, aber nicht zu grelle Beleuchtung sorgen – und für Ordnung im Blickfeld der Kamera.

  1. Ergonomie zahlt sich aus

Ja, manchmal kommen die besten Ideen unter der Dusche. Und wenn der Kopf am Schreibtisch völlig blockiert ist, kann es helfen, sich mit dem Laptop für eine halbe Stunde in die Küche oder auf den Balkon zu setzen. Doch generell gilt: Ein ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz ist im Home-Office genauso wichtig wie am Unternehmensstandort. Damit der Kopf über die volle Distanz eines Arbeitstages sein Bestes geben kann, sind ein geeigneter Bürostuhl und Schreibtisch ein Muss. Ein Stehpult kann für Abwechslung in der Arbeitshaltung sorgen. Weitere, wichtige Faktoren für ein gesundes, leistungsförderndes Arbeitsumfeld sind eine geeignete Beleuchtung, angenehme Temperaturen und Ruhe.

  1. Hochwertige Technologie ist kein Luxus

Im Detail unterscheiden sich die Anforderungen an die technische Ausstattung des Heimarbeitsplatzes je nach Aufgabe des Benutzers. Doch in der Regel erwarten Arbeit- und Auftraggeber von jedem Heimarbeiter erstklassige Ergebnisse. Entsprechend sollten die eingesetzten Werkzeuge folgende Anforderungen erfüllen:

  • PC oder Laptop: neben Rechenleistung und Speicherplatz für alle erforderlichen Anwendungen ist eine geräuscharme Kühlung wichtig.
  • Bildschirm: Augenfreundlich muss er sein, mit hoher Auflösung und Platz für mehrere parallel geöffnete Programme. Wer viel unterwegs ist und deshalb ein Laptop mit kleinem Display nutzt, sollte sich zusätzlich einen großen Bildschirm am Arbeitsplatz gönnen.
  • Tastatur: Klappern geht gar nicht. Aber auch eine dämpfende Unterlage ist wichtig bei Telefon- oder Videokonferenzen.
  • Maus: Ergonomie hat Vorrang vor Design. Wer einmal einen „Mausarm“ hatte, weiß warum.
  • Internetverbindung: Schnell, sicher und stabil, mit mindestens 50 MB/s.
  • W-LAN: Leistung und Sicherheit sind ebenso wichtig wie einfache Handhabung.
  • Telefonanschluss: Mobilteil, Headset und Business-Funktionen wie Weiterleiten, Konferenzschaltung und Lauthören sind Standards, die auch ein Softphone auf dem PC erfüllen sollte.
  • Drucker: Moderne Multifunktionsgeräte für Drucken, Scannen, Kopieren und Faxen arbeiten nicht nur geräuscharm, sondern auch ressourcenschonend. Das Home-Office ist kein Abstellplatz für Altgeräte aus dem Firmengebäude mit hohem Toner- und Stromverbrauch.
  • Software: Professionelle Office-Anwendungen sind für die meisten Tätigkeiten unverzichtbar. Und als Cloud-Service lassen sie sich einfach bereitstellen und verwalten.
  1. Einfache elektronische Signatur beschleunigt Abläufe

Ohne Dokumente keine Geschäftsprozesse. Auch Heimarbeiter müssen Anträge, Bestellungen, Aufträge, Rechnungen, Stellungnahmen, Gutachten, Verträge oder Policen verfassen, ändern, verarbeiten und speichern. Dafür nutzen sie die unterschiedlichsten Anwendungen und Formate. Rechtsgültig sind diese Dokumente oft nur mit Unterschrift. Eine Lösung zum Signieren digitaler Dokumente gehört deshalb zur Grundausstattung im Home-Office. Docusign macht rechtskräftiges Unterzeichnen und Zurücksenden von Dokumenten so einfach wie E-Mail. Genauso einfach können Home-Office-Arbeiter Dokumente erstellen und zum Unterzeichnen versenden – auch mit mobilen Endgeräten wie Tablet oder Smartphone.

  1. Digitale Zusammenarbeit braucht Persönlichkeit

Gute Zusammenarbeit basiert auf gegenseitigem Vertrauen. Home-Office-Arbeiter sollten deshalb ihre Profile auf Plattformen für die Web-basierte Zusammenarbeit mit Fotos und Angaben zur Person versehen. In Foren oder Team-Rooms kann man neben beruflichen Informationen auch Urlaubserfahrungen austauschen und so die räumliche Distanz zu den Kollegen überbrücken.

  1. Klare Regeln fördern das Miteinander

Ineffiziente Online-Meetings, schaden nicht nur dem Image des Home-Office-Modells, sondern auch dem Erfolg verteilt arbeitender Teams. Vor allem Mitarbeiter, die überwiegend zuhause arbeiten, sollten deshalb durch vorbildliches Verhalten einen positiven Eindruck vermitteln und die Produktivität des Teams fördern. Dabei helfen einige einfache Regeln:

  • Pünktlichkeit ist Pflicht

Wer am eigenen Schreibtisch sitzt, wird schnell abgelenkt, wenn sich der Beginn eines Meetings verzögert, weil Teilnehmer fehlen. Deshalb ist Pünktlichkeit oberstes Gebot – vor allem für Home-Office-Mitarbeiter, bei denen die Kollegen nicht an die Tür klopfen können, um sie an den Termin zu erinnern.

  • Nebentätigkeiten sind tabu

Schluss mit dem Mythos Multitasking: Konzentrierte Zusammenarbeit aller Beteiligten in einem Meeting liefert die besten Ergebnisse in der kürzesten Zeit. Wer Zeit für Nebentätigkeiten hat, ist in der Besprechung vermutlich überflüssig.

  • Ergebnisse werden dokumentiert

Wiederholte Diskussionen der gleichen Fragen kosten Zeit und Nerven. Mit klar formulierten Protokollen lassen sie sich vermeiden.

  • Arbeitszeit und Erreichbarkeit sind verbindlich geregelt

Flexiblere Arbeitszeitgestaltung ist ein wichtiges Argument für Arbeit im Home-Office. Wenn Arbeitgeber und Kunden unter flexibler Arbeitszeit jedoch vor allem höhere Erreichbarkeit verstehen, ist Ärger programmiert. Abhilfe schaffen eindeutige Vereinbarungen darüber, wann Mitarbeiter erreichbar sind – und wann nicht. Das gilt auch für die Arbeit unterwegs und besonders für Teams, die auf mehrere Zeitzonen verteilt sind

  1. Ohne Sicherheit und Datenschutz geht nichts

Sicherheit und Datenschutz sind ein Muss. Die Vorschriften der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gelten im Home-Office genauso wie an jedem anderen Arbeitsplatz. Zu den wichtigsten Standards gehören Verschlüsselung von Daten während der Übertragung und im Speicher, Virenschutz, Firewall und Mehrfach-Authentifikation. Hinzu kommen regelmäßige Updates und Patches des Betriebssystems und aller anderen Programme. Kennwort-Authentifizierung gegen unbefugte Nutzung für alle Endgeräte ist ebenso selbstverständlich wie regelmäßige, automatisierte Backups.

  1. Vorsorge sichert Geschäftsabläufe

Ohne funktionierende Hard- und Software ist die Arbeit im Home-Office unmöglich. Was passiert, wenn Geräte oder Anwendungen ausfallen, sollte daher schon bei der Planung berücksichtigt werden. Garantieverlängerungen und Business-Support-Verträge helfen, im Fall der Fälle schnellstmöglich wieder einsatzbereit zu sein.