Die digitale Rechtsabteilung 

Automatisiertes und nahtloses Vertragsmanagement

Unternehmen wenden sich nicht nur bei Rechtsfragen an ihre interne Rechtsabteilung. Bei genauerer Betrachtung stehen gerade die Rechtsabteilungen mit fast allen Unternehmensbereichen auf irgendeine Art und Weise in Verbindung. Von der Produktentwicklung, bis zum Personalwesen, über Abteilungen, die mit Behörden zu tun haben. Sie alle sind ohne ihre Rechtsabteilung meistens aufgeschmissen.Laut einem kürzlich erschienenen Bericht der Association of Corporate Counsel (Verband der Unternehmensjuristen) geben 73% der CLOs an, dass die Geschäftsleitung bei wichtigen Unternehmensentscheidungen die Beratung ihrer Rechtsabteilung gerne in Anspruch nimmt. 

In der aktuellen Situation kämpfen viele Unternehmen ums Überleben. Ein wichtiger Bestandteil ihrer entwickelten Notfallstrategie ist für viele die digitale Transformation. Die neue Technologie steigert die Effizienz, senkt die Kosten und viele Arbeitsprozesse können automatisiert oder gar komplett digital ersetzt werden. Während diese Transformation in vielen Unternehmensbereichen bereits in Angriff genommen wurde, hinkt die digitale Transformation in der Rechtsabteilung den anderen Bereichen oft hinten nach und kann so mit dem Rest des Unternehmens oft nicht Schritt halten.

Rechtsexperten von DocuSign, Arcosa und ServiceNow haben sich kürzlich im Rahmen eines Webinars zusammen gefunden, um die Herausforderungen zu erörtern, mit denen die Rechtsabteilungen heute konfrontiert sind und warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist, um bestehende Arbeitsabläufe und Engpässe zu evaluieren. Zusätzlich erfahren Sie mehr über die vielen Möglichkeiten, die sich mit dem Vertragsmanagement als Teil des digitalen Umwandlungs-Toolkits eröffnen. 

Was bedeutet digitale Transformation für Juristen?

 Viele Juristen, einschließlich unserer Diskussionsteilnehmer, sind sich einig, dass sie ohne eine digitale Strategie anfällig für Ereignisse katastrophaler Natur sind und andere Kernziele dadurch auch nicht erreichen können. Fast zwei Drittel der General Counsel-Büros sind der Meinung, dass die Digitalisierung der Rechtsabteilung im Vergleich zu anderen Abteilungen im Bereich der Innovation etwas vernachlässigt wird, dabei können gerade digitale Technologien dazu beitragen, die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen und den Arbeitsalltag wesentlich angenehmer, effizienter und zielgerichteter zu gestalten.

Frau mit Smartphone

Sie möchten auch Ihre Rechtsabteilung optimieren und auf den neuesten Stand der Technologie bringen? Der erste Schritt, den digitalen Weg einzuschlagen,beginnt mit der Analyse Ihrer bestehenden Prozesse. Diese müssen klar definiert werden und deren Abhängigkeiten zueinander bestimmt werden. Machen Sie eine Bestandsaufnahme, um ein Verständnis über Ihre Geschäftsprozesse zu erlangen:

  • Was sind die Aufgaben der Rechtsabteilung?
  • In welcher Abteilung beginnt ein Prozess?
  • Wie komplex sind die einzelnen Aufgaben?
  • Wie viel Zeit benötigen Sie für die Bearbeitung von Aufträgen und Folgeaufgaben?
  • Wer sind die beteiligten Akteure?
  • Wie organisieren Sie Veränderungen und wie werden diese von Ihren Mitarbeitern angenommen?

 Wenn Sie sich diese Fragen beantwortet haben, haben Sie die Prozesse damit strukturiert und können nun klar erkennen, welche Aufgaben und Prozesse verbessert, beschleunigt oder gar entfernt werden müssen, um die Effizienz zu steigern. Ohne diesen Identifizierungsprozess werden Implementierungen neuer Technologien zwangsläufig darunter leiden. Letztendlich besteht das Ziel dieser Transformation darin, die Effizienz zu verbessern und die Risiken zu verringern.

Die Rechtsabteilung profitiert auch von der digitalen Transformation, wenn es um die Talentsuche geht. Die heutige Generation von Juristen ist technisch versiert. Die Nutzung von Apps auf ihren Telefonen und der neuesten Software ist für sie eine Selbstverständlichkeit und eine Hilfe im Berufsalltag, auf die sie nicht mehr verzichten möchten.

Ein effizientes Vertragsmanagement treibt die Transformation Ihrer Rechtsabteilung voran

Gerade im heutigen Umfeld wird von der Rechtsabteilung verlangt, mit weniger mehr zu tun, strategischen Wert zu demonstrieren und innovative Ansätze zur Steigerung von Effizienz zu nutzen. Auf der Grundlage von Branchenberichten von ACC, CLOC und Gartner sprachen die Referenten von Arcosa, ServiceNow und DocuSign mehrere Schlüsselvisionen an, die Unternehmen für ihre Rechtsabteilungen haben: 

  • 59% der Unternehmen gaben an, dass der Bereich ihres Unternehmens, der die meisten Verbesserungen benötigt, die Optimierung ihrer Prozesse mit Hilfe von Technologie ist, um den Zeitaufwand für juristische Arbeit zu reduzieren.
  • Mehr als die Hälfte der CLOs glauben, dass neue branchenspezifische Vorschriften und Datenschutzbestimmungen in Zukunft rechtliche Probleme verursachen werden. 
  • 87% berichten von einem deutlichen Anstieg der Anforderungen an die Legalität in den letzten fünf Jahren und planen aktiv, wie sie ihre Investitionen maximieren können.

Die oberste Priorität für Führungskräfte ist es, dass die Rechtsabteilung die Geschwindigkeit ihrer Umsetzung erhöht. Bis 2023 wird künstliche Intelligenz voraussichtlich 30% mehr Effizienz in den Vertragsverhandlungsprozess bringen.

Wenn Unternehmen die Rechtsabteilung ganzheitlich betrachten, können sie Systeme implementieren, die Werte schaffen und zu progressiven Veränderungen führen. Wenn Sie Ihre Unternehmensstrategien an modernen Systemen wie CLM ausrichten, eröffnen sich viele weitere Vorteile:

  • Schnellere Markteinführung
  • Effizientere Generierung von Verträgen
  • Insgesamt weniger Abhängigkeit von Ihrer Rechtsabteilung
  • Reduziertes Risiko aufgrund von manuellen Fehlern und informeller Übertragung von Vereinbarunge
  • Generierung von umsetzbaren Geschäftsinformationen und Erkenntnissen

Intelligente Vertragsstrategien speisen sich gegenseitig mit Informationen und machen Vertragsdaten und Arbeitsabläufe somit wesentlich strukturierter, zugänglicher, weniger anfällig für Fehler und steigern in Summe die Effizienz. Durch die Verbindung von Prozessen verbessern Sie die Funktionalität und schaffen gleichzeitig ein einheitliches Prozedere für alle Beteiligten. Geschäftsabläufe werden zentralisiert, standardisiert und automatisiert.

In einer sich rasch wandelnden Wirtschaft, kann die Funktion einer Rechtsabteilung in Frage gestellt werden, wenn grundlegende Prozesse langsam oder ineffizient sind. Technologie, die automatisiert und rationalisiert wurde, um die Durchlaufzeiten von Dokumenten zu verbessern, ist wichtiger denn je. Zunächst müssen Unternehmen ermitteln, welche Prozesse durch ein Dokumentenmanagementsystem verbessert, beschleunigt oder eliminiert werden können.

Sehen Sie sich die vollständige Diskussion in unserem On-Demand-Webinar an, um mehr von den Rechtsexperten von DocuSign, Arcosa Inc. und ServiceNow zu erfahren. Hinweis: Das Webinar findet in englischer Sprache statt.

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