4 Gründe, weshalb sich eine digitale Rechtsabteilung lohnt 

Immer mehr Unternehmen entdecken die Vorteile der digitalen Transformation. Das Wort Transformation stammt von dem lateinischen Wort „transformare“ ab und bedeutet soviel wie umformen oder verwandeln. Es geht also um die Verwandlung oder Veränderung Ihrer Geschäftsprozesse. 

Digitale Technologien bietet viele Vorteile: Sie gestalten Ihre Prozesse schneller, sicherer und effizienter. Ob Einkauf, Vertrieb, IT, Logistik oder Personalwesen, alle Abteilungen können von den Vorteilen der digitalen Transformation profitieren. Viele Unternehmen in Deutschland haben das Potenzial der Digitalisierung erkannt und bereits mehrere Prozesse digitalisiert. 

Die Bertelsmann Stiftung hat Anfang dieses Jahres eine Studie zum Thema “Wie digital sind die Unternehmen in Deutschland” veröffentlicht und gezeigt, dass 77% der deutschen Unternehmen entweder “sehr digital” oder zumindest “etwas digital” arbeiten. Die größte Anzahl mit 39% hat hier die Option “sehr digital” erhalten. Dies bedeutet: Die Digitalisierung ist in den meisten deutschen Unternehmen angekommen. 

Nicht nur bei den Unternehmen, sondern laut einer aktuellen McKinsey Studie nutzen die deutschen Verbraucher digitale Kanäle seit COVID-19 wie nie zuvor. So gaben vor der Krise 61% an, mindestens einen digitalen Service wie Online-Einkauf oder Online-Banking zu nutzen, stieg nun der Wert auf 89%.

Folglich sind dies die besten Voraussetzungen als Unternehmen spätestens jetzt die Bereitschaft der Verbraucher für den digitalen Wandel zu nutzen. 

Digitale Transformation Ihrer Rechtsabteilung

Viele Geschäftszweige wie die Personalabteilung mit Remote-Onboardings oder der Vertrieb mit elektronischen Signaturen sind in den meisten Unternehmen bereits digitalisiert worden. Ein Bereich der hier gerne etwas untergeht, ist die Rechtsabteilung. Die Ironie ist, dass gerade die Rechtsabteilung auch mit allen anderen Unternehmensbereichen auf irgendeine Weise verbunden ist. Denken wir beispielsweise an die Personalabteilung oder den Einkauf. Überall dort, wo Verträge unterzeichnet werden oder Klauseln definiert werden, hat die Rechtsabteilung nicht nur ein Wörtchen mitzureden, sondern hat im Geschäftsprozess auch damit verbundene Aufgaben zu absolvieren.

Diese Verstrickung mit nahezu allen Unternehmensbereichen bietet daher gleichzeitig auch die Möglichkeit, an einer Stelle im System eine Optimierung durchzuführen, die sich auch auf andere Bereiche positiv auswirkt. 

Im folgenden Artikel haben wir 4 Gründe, weshalb sich eine digitale Rechtsabteilung lohnt, für Sie zusammengefasst:

1. Mobilität und Sicherheit

Stellen Sie sich vor, Sie müssten nicht mehr den ganzen Tag mit einer Vertragsmappe unterm Arm herumlaufen – oder noch besser, die Mappe existiert in physischer Form gar nicht mehr, sondern nur noch in digitaler Form als Datei auf einem Server – in einer Cloud. Der größte Vorteil dabei: Die Möglichkeit, ein Dokument mit jedem mobilen Gerät überall auf der Welt zu unterzeichnen, macht nicht nur die Dinge schneller, sondern erspart Ihnen auch wichtige Zeit bei der Suche nach den Unterzeichnern. Anstatt Papier auf Ihrem Schreibtisch zu stapeln, sind alle Verträge, die Sie benötigen, nur einen Klick entfernt, in der Cloud gespeichert und jederzeit zugänglich.

Auch in puncto Sicherheit, erfüllen digitale Lösungen von DocuSign alle geltenden Sicherheitsbestimmungen. Da alle Dokumente auf einer einzigen Plattform unter banküblichen Verschlüsselungsstandards und mit einem intuitiven Suchsystem archiviert werden, kann DocuSign deren Sicherheit damit auch garantieren. Darüber hinaus profitiert Ihr Unternehmen auch von dieser Transparenz und erhöht somit den Überblick und erleichtert die Kontrolle. All das, konnte eine physische Mappe oder ein Ordner mit Dokumenten in Papierform nie leisten, sei es vor, während oder nach der Unterzeichnung. Digital macht genau das möglich.

2. Nachverfolgung und Kontrolle von Dokumenten

Jede Aktion, die mit einem beliebigen Dokument durchgeführt wird, von der Eingabe einer neuen elektronischen Signatur bis zum Hinzufügen einer Klausel, kann auch dementsprechend abgebildet und veranschaulicht werden. Mit DocuSign können Sie die Standardisierung von Formularen steuern und beispielsweise auch die unberechtigte Bearbeitung Ihrer Verträge verhindern. 

Für jeden Vorgang wird ein virtueller Prüfpfad erzeugt, der die Rechtsgültigkeit von Verträgen und Unterschriften garantiert. Audit-Protokolle verfügen über Datums- und Zeitstempel, Authentifizierungsmethoden und Zertifikate und garantieren die Authentizität und Integrität der Dokumente.

3. Datenschutz

Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage der Association of Corporate Counsel sind die Informationssicherheit und die Verletzung vertraulicher Daten ein ständiges Anliegen der juristischen Direktoren. Die DocuSign Plattform hat die üblichen Schwachstellen traditioneller Prozesse begrenzt und alle Dokumente werden mit strengen Informationssicherheitsstandards innerhalb der Plattform abgedeckt, um die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Inhalte zu gewährleisten, seien es Mitarbeiter-, Kunden- und Partnerdaten oder sensible Informationen.

In Anbetracht der Tatsache, dass die Rechtsabteilung als Verteidiger der Informationssicherheit in ihrem Unternehmen gilt, trägt die Einführung von Dokumentenverschlüsselungstechnologien nicht nur zum Schutz vertraulicher und sensibler Daten bei, sondern stärkt damit auch das Vertrauen in die Abteilung.

4. Agilität und Effizienz

Der Ausgangspunkt für alle von der Rechtsabteilung unternommenen Schritte ist sehr oft der Begriff „fristgerecht“. Zeit spielt gerade im juristischen Bereich sehr oft eine tragende Rolle. Daher ist die Möglichkeit, Verträge abzuschließen und Prozesse schneller abzuschließen, von entscheidender Bedeutung, um in diesem Zusammenhang Erfolge zu erzielen und aufrechtzuerhalten, insbesondere wenn mehrere Aufgaben und Fälle gleichzeitig bearbeitet werden müssen.

Während „analoge“ Unternehmen noch auf die die Ankunft der unterzeichneten Verträge mit der Post warten, haben Sie ihren Vertrag binnen weniger Minuten unterschrieben am Schreibtisch liegen, oder genauer gesagt digital abgespeichert..

Transformieren Sie die Prozesse in der Rechtsabteilung und profitieren Sie von größerer Mobilität und Sicherheit, unschlagbarer Transparenz, Agilität und Effizienz sowie einer einfachen Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Es wird sich sicherlich lohnen. Kontaktieren Sie eine unserer DocuSign Expertinnen oder einen Experten, um die Vorteile der Digitalisierung auch für Ihr Unternehmen zu nutzen.