Transformieren Sie die Vorbereitung von Verträgen

Aus der neuesten Forrester Studie 2020

Viele Unternehmen sind bereits auf den digitalen Zug aufgesprungen und haben die Art und Weise, wie Verträge und Dokumente vorbereitet werden, digitalisiert. Gerade wenn es um die Vorbereitung von Verträgen, Vereinbarungen oder Angebotsschreiben für Mitarbeiter oder Kunden ging, war dies oft ein manueller und vor allem sehr ineffizienter Prozess. Dokumente wurden gescannt und per Email versendet. Abgesehen von den Kosten, war dieser Prozess sehr aufwendig und beanspruchte viel Zeit. Wertvolle Zeit, die man in einem effizienten Unternehmen besser einzusetzen weiß.

Das Marktforschungsinstitut, Forrester,  wurde von DocuSign beauftragt, Vertragssysteme in den verschiedensten Unternehmen zu evaluieren. 

Dafür führte Forrester eine Online-Umfrage mit 954 Entscheidungsträgern im globalen Technologieeinkauf durch. Die Erkenntnisse der Studie wurden im Analystenbericht „Status Quo Vertragswesen 2020" zusammengetragen und evaluiert.  In der Studie wurden die häufigsten Probleme bei der Vorbereitung von Verträgen, Angebotsschreiben und Verkaufsverträgen untersucht. 

Drei Personen an einem Schreibtisch (von oben fotografiert)

Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen bei der Vorbereitung von Verträgen?

  • Neun von zehn Befragten gaben an, dass sie sich durch manuelle Prozesse belastet fühlen.
  • 61% der Befragten gaben an, dass sie eine Vereinbarung oder einen Vertrag aufgrund eines Fehlers bei der manuellen Übertragung von Kunden- oder Produktinformationen und -daten überarbeiten mussten.
  • 55% der Befragten gaben an, dass das manuelle Hinzufügen von Informationen zu bereits bestehenden Verträgen Ineffizienz verursacht.
  • 48% der Befragten gaben an, dass der langwierige Prozess der Vertragsvorbereitung zu Verzögerungen führt.

Manuell ist Schnee von gestern

Die Vorteile der digitalen Technologie liegen klar auf der Hand und so entdecken immer mehr Unternehmen die Vorteile auch für ihren Tätigkeitsbereich für sich, denn schneller, effizienter und sicherer – davon profitieren alle Unternehmensbereiche:

Wenn ein Unternehmen beispielsweise in digitale Technologien zur Automatisierung von Vertragsprozessen investiert, ermöglicht dies den Mitarbeitern  mit nur wenigen Klicks Verträge mit den richtigen Daten zu erstellen und zur Unterzeichnung zu senden. In vielen Fällen passiert dies innerhalb ihrer verwendeten Systeme, da die digitale Technologie flexibel in unterschiedlichsten Systemen implementiert werden kann.

Die Technologie gewährleistet einen einfachen, schnellen und sicheren Prozess und darüber freuen sich nicht nur Ihre Kunden, sondern auch Ihre Mitarbeiter.

Wie verändern Unternehmen die Art und Weise, wie sie Verträge vorbereiten?

Viele führenden Unternehmen haben bereits damit begonnen, ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und effizienter zu gestalten, um auch Mitarbeitern und Kunden während der Vorbereitung von Verträgen ein besseres Erlebnis zu bieten.

Von den von Forrester befragten Entscheidungsträgern antworteten:

  • 64%, dass ihr CRM-System automatisch Daten in Verträgen hinzufügt
  • 55%, dass ihr ERP-System automatisch Daten in Verträgen  hinzufügt
  • 43%, dass ihr HCM-System automatisch Daten in Verträgen  hinzufügt
  • 26%, dass ein anderes System automatisch Daten in Verträgen  hinzugefügt 
  • 18% der Befragten planen die Verbesserung oder Implementierung neuer digitaler Technologien bei der Vorbereitung ihres Vertragsprozesses im nächsten Jahr.

In der Studie wurden auch Führungskräfte nach den Vorteilen einer digitalen Transformation befragt:

  • 51% der Befragten bestätigten einen schnelleren Vertragszyklus
  • 48% gaben niedrigere Fehlerraten und Fehlerreduzierung an
  • 46% nannten schnellere Durchlaufzeiten
  • 45% erlebten Zeiteinsparungen
  • 39% geringere finanzielle Kosten
  • 38% erlebten weniger manuelle Dateneingabe

Wie können Sie die Art und Weise, wie Sie Verträge und Stellenausschreibungen für Mitarbeiter vorbereiten, digital transformieren? 

Die DocuSign Agreement Cloud ist eine Suite von speziell entwickelter Cloud-Software zur Automatisierung und Vernetzung des gesamten Vertragsprozesses. Die DocuSign Agreement Cloud hilft Unternehmen dabei, die Art und Weise, wie sie ihre Geschäfte über verschiedene Vertragsformen wie Verkaufsverträge und Angebotsschreiben für neue Mitarbeiter abwickeln, digital zu transformieren. Sie bietet Unternehmen die Auswahl aus vielen Lösungen sowie über 350 Integrationen in bestehende Systeme.

Die Verwendung von Lösungen aus der DocuSign Agreement Cloud kann Ihnen helfen, automatisch ausgefeilte Verträge mit nur wenigen Klicks zu generieren. Diese Software hilft dabei, manuelle Prozesse auszuschalten, den Papierverbrauch zu reduzieren und den Druck zu reduzieren, so dass Ihr Team Geschäfte schneller und risikofreier  abwickeln kann. Diese Transformation spart außerdem auch Zeit und Geld. Sie können ganz einfach Verkaufsverträge aus einer vorbereiteten Vorlage unter Verwendung von Daten, die bereits in einem vorhandenen System vorhanden sind, generieren.

DocuSign Agreement Cloud-Lösungen, die Ihnen bei der Vorbereitung von Verträgen helfen

DocuSign CLM ist eine Contract Lifecycle Management-Lösung, die im Gartner-Bericht “2020 CLM Magic Quadrant" als führender Lösungsanbieter ausgezeichnet wurde. Sie kann über vorgefertigte Konnektoren und reichhaltige APIs in viele bestehende Lösungen integriert werden, so dass Sie Daten zur Erstellung von Verträgen und zur Einleitung von folgenden Arbeitsabläufen heranziehen können. CLM ermöglicht Unternehmen die Erstellung von komplexen Arbeitsabläufen für neue Verträge mit vorkonfigurierten Vorlagen, die Verträge automatisch mit Daten aus anderen Systemen füllen und die entsprechende genehmigte Sprache verwenden. CLM beinhaltet ebenfalls auch eine Bibliothek an Vertragsklauseln, die es Benutzern ermöglicht, vorab genehmigte Klauseln erneut auszuwählen und zu verwenden, was den Ressourcenbedarf der Rechtsabteilung erheblich reduziert. DocuSign CLM verfügt außerdem über eine systemeigene Anwendung in Salesforce AppExchange, die zur Beschleunigung der CLM-Integration beiträgt. 

Gardner Grafik

 

 

 

DocuSign Gen for Salesforce und DocuSign Negotiate for Salesforce ermöglichen die automatische Generierung angepasster Vereinbarungen aus Salesforce heraus mit nur wenigen Klicks. DocuSign Negotiate hat die gleichen Funktionen wie DocuSign Gen, bietet aber zusätzlich Unterstützung für Redlining und Versionskontrolle. 

Möchten auch Sie die Art und Weise wie Sie Verträge abwickeln auf ein neues digitales Level bringen und besonders den Schritt zur Vorbereitung von Verträgen für erfolgreiche Geschäfte näher kennen lernen? 

Vereinbaren Sie ein Telefonat mit einer unserer freundlichen DocuSign Mitarbeiterinnen oder einem Mitarbeiter.

 

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