Der ROI der elektronischen Signatur

Schon mal berechnet ?

Procédé manuel relatif à la paperasse

Kosten, Produktivität und Umsatz verzeichnen alle einen positiven Wert

Mit der elektronischen Signatur können Unternehmen Verträge digital und sicher  erstellen,  personalisieren,  versenden und  unterschreiben. Mit Hunderten von Millionen digital versendeter Unterschriften haben immer mehr Unternehmen die Vorteile der elektronischer Signaturen erkannt – Geschwindigkeit und Einfachheit – diese Eigenschaften kommen auch bei den Kunden gut an.

Die elektronische Signatur bringt allen Beteiligten im Vertragsprozess einen Mehrwert, einschließlich Kunden und Mitarbeitern in den Bereichen Personalwesen, Vertrieb, Recht, Einkauf, IT und in viele Weiteren. Die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit der elektronischen Signatur bietet den Kunden das vernetzte digitale Erlebnis, das sie erwarten, während die Mitarbeiter die gesteigerte Effizienz schätzen, die die betrieblichen Prozesse beschleunigt. Compliance-Teams vertrauen auf einheitliche und standardisierte Systeme, die das Risiko verlorener oder mangelhaft ausgeführter Verträge reduzieren.

Schneller, einfacher und sicherer – das wirkt sich auf die gesamte Effizienz des Unternehmens aus. Im folgenden Artikel wollen wir uns daher die wirtschaftliche Rentabilität etwas näher ansehen und Schritt für Schritt den ROI (Return on Investment) der elektronischen Signatur ermitteln.

Bevor wir loslegen, lassen Sie uns darüber sprechen, was mit "Return on Investment" (ROI) gemeint ist und wie dieser gemessen werden kann.

Was ist Return on Investment (ROI)?

Der Begriff Return on Investment (kurz ROI, auch Kapitalrentabilität) ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl zur Messung der Rendite einer unternehmerischen Tätigkeit, gemessen am Erfolg im Verhältnis zum eingesetzten Kapital. Eine hohe Kapitalrendite bedeutet, dass die Gewinne aus einer Investition, im Vergleich zu ihren Kosten, günstig sind. Als Maß für die Leistung wird daher der ROI verwendet, um die Effektivität einer Investition zu bewerten oder die Effektivität mehrerer verschiedener Investitionen miteinander zu vergleichen.

Wie wird der ROI gemessen?

Um den Gesamtwert einer Investition in elektronische Signaturen zu berechnen, muss eine strategische Wertanalyse die folgenden drei grundlegenden Elemente beinhalten:

  • Kosteneinsparungen (Papier, Schreibmaterial, Druck)
  • Produktivitätsvorteile (Geschwindigkeit, mit der Sie die anstehende Aufgabe voranbringen)
  • Umsatzsteigerung (erwarteter Wert der Investition)

Hier sind neun Möglichkeiten, wie die elektronische Signatur einen Return on Investment liefert und einen Mehrwert für Ihr Unternehmen und Ihre Kunden schaffen kann.

1. Produktivität

Verträge und Dokumente sind im Geschäftsleben allgegenwärtig. Elektronische Signaturen reichen weit über das bloße digitale Unterschreiben von Verträgen Sie ermöglichen die Überwindung von Hindernissen im Dokumentenmanagement, die sowohl vor als auch nach der Unterzeichnung auftreten, wie z. B. das Auffinden und die korrekte Weiterleitung von Dokumenten zur Unterzeichnung, die anschließende zentrale Ablage von Dokumenten und die Einleitung nachfolgender Prozesse und Aktionen. Da 90 % der Verträge immer noch manuell vorbereitet werden, ergeben sich dadurch viele Hindernisse und unnötige Verzögerungen.

Mit eSignature ist es möglich, Dokumente in Minuten statt in Tagen unterschreiben zu lassen. Stellen Sie sich die zusätzliche Zeit vor, die Ihre Teams haben würden, wenn jeder Mitarbeiter auch nur eine Stunde pro Tag für das Dokumentenmanagement einsparen könnte.

2. Kostenreduzierung

Durch die elektronische Signatur entfallen die Kosten für das Auffinden, Drucken, Versenden und Lagern von Verträgen. Die Reduzierung dieser Bearbeitungskosten bedeutet eine durchschnittliche Ersparnis von 34,- EUR pro Dokument. Die elektronische Signatur eliminiert auch die versteckten Kosten, die mit menschlichen Fehlern und mangelhaften Dokumenten verbunden sind, deren Bearbeitung bis zu viermal mehr kosten kann als Verträge, die beim ersten Mal korrekt eingereicht wurden. Wenn man hier kurz nachrechnet, was allein an Kosten für Büromaterial zusammen kommt, hat sich die Frage schnell erübrigt, ob sich eine Umstellung auf Papier auch auszahlt.

3. Umsatz ankurbeln

E-Signaturen eliminieren Dateneingabefehler und frustrierende manuelle Erfahrungen, die den Umsatz verlangsamen. Eine Möglichkeit ihren Umsatz zu steigern liegt in der Geschwindigkeit beim Vertragsabschluss. Mehr Abschlüsse in der gleichen Zeit, lautet hier die Devise. Mit der elektronischen Signatur werden bis zu 82 % der Verträge in weniger als einem Tag und 50 % in weniger als 15 Minuten abgeschlossen. Wenn Sie sich für eine elektronische Signaturlösung entscheiden, die auch die Möglichkeit bietet, Zahlungen während des Unterzeichnungsprozesses durchzuführen, können Sie Ihrem Unternehmen helfen, noch schneller vom Vertrag zum Umsatz zu gelangen.

4. Effizienz

Sie müssen keine Zeit damit verschwenden, den Status eines Vertrags zu verfolgen. Die besten E-Signatur-Lösungen bieten Echtzeit-Informationen darüber, welche Personen ihren Teil des Signaturprozesses abgeschlossen haben und welche nicht. Wenn ein und dasselbe Dokument an eine große Anzahl von Empfängern gesendet werden muss, sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler, die mit der manuellen Erstellung und dem Senden separater Dokumente an mehrere Empfänger verbunden sind, mit einer Funktion für Massenversand. Sie müssen lediglich eine Liste von Unterzeichnern importieren und jeder erhält eine einzelne Kopie desselben Formulars zum Unterschreiben.

Ein digitales Vertragsmanagement und die damit verbundene schnellere Bearbeitung von Verträgen erhöht die Gesamttransparenz von Geschäftsprozessen. Das bedeutet weniger Wartezeiten und mehr Zeit zum Handeln. Durch die Reduzierung von Anlagen im Zusammenhang mit Verkäufen, Zahlungen und Bestandsverhandlungen können Unternehmen Einnahmen schneller als je zuvor verbuchen.

5. Geschwindigkeit der Innovation

Die Einführung von eSignature beschleunigt die digitale Transformation im gesamten Unternehmen. Durch die Abkehr von papierbasierten Unterschriften modernisieren die Teams die Infrastruktur, um einen hochmodernen Technologie-Stack zusammenzustellen.

eSignature beschleunigt nicht nur das Einholen von Signaturen, sondern lässt sich auch in Hunderte von gängigen Business-Tools integrieren und kann darüber hinaus viele Prozesse automatisieren und damit mühsame Doppelarbeit vermeiden. Digitale Prozesse erhöhen die Konnektivität zwischen Abteilungen eines Unternehmens und verschaffen Ihrer IT-Abteilung eine größere Kontrolle über das gesamte Technologiesystem. Durch die Verpflichtung zu dieser digitalen Transformation reduzieren Unternehmen interne und externe Entwicklungskosten sowie die Opportunitätskosten für nicht realisierte Innovationen.

6. Kundenerfahrung

Kunden erwarten schnelle, bequeme und technologiebasierte Erfahrungen. Die Modernisierung von Vertragsprozessen und die Beseitigung der Barrieren der manuellen Offline-Arbeit helfen dabei, die reibungslose digitale Erfahrung zu bieten, die Kunden wünschen, und das bei geringem Implementierungsaufwand und Risiko.  

Elektronische Signaturen ermöglichen es Ihren Kunden, Mitarbeitern und Partnern, Verträge jederzeit, von praktisch jedem Ort und auf praktisch jedem Gerät abzuschließen. Die Responsive Signing-Funktionalität passt die Dokumentenformatierung an die Größe und Ausrichtung des Geräts an, sodass Kunden PDFs nicht hin und her zoomen müssen, wenn Sie auf Dokumente zugreifen.

7. Risiko-Reduzierung 

E-Mail ist eine der anfälligsten Plattformen für Cyberangriffe, dennoch haben 80 % der Mitarbeiter schon einmal einen Vertrag per E-Mail verschickt. Das Versenden und Unterschreiben von Verträgen auf digitalem Wege reduziert das Cyber-Risiko erheblich - und verringert auch das Betriebs- und Lieferantenrisiko. Die digitale Speicherung von Verträgen reduziert auch die Möglichkeit, sich mit der Wiederherstellung von Dokumenten zu beschäftigen.

8. Einhaltung von Vorschriften

Top-Anbieter von E-Signaturen erfüllen einige der strengsten kanadischen, US-amerikanischen, europäischen und globalen Sicherheitsstandards - einschließlich PIPEDA und GDPR - und entsprechen der eIDAS-Verordnung der EU. Jeder rechtsverbindlicher Vertrag, der über eine seriöse E-Signatur-Plattform gesendet wird, generiert und speichert einen aussagekräftigen Prüfpfad, der legal und einklagbar ist - und so die rechtlichen Risiken für Ihr Unternehmen wesentlich reduziert.

9. Umweltmanagement

Unternehmen, die sich bei der Unterzeichnung von Geschäftsverträgen auf manuelle, veraltete Systeme verlassen, verschwenden Zeit, Geld und Papier. Ohne elektronische Signaturen müssen Dokumente ausgedruckt, unterschrieben, gescannt und zurückgeschickt werden. Diese Dokumente müssen über mehrere Jahre gelagert werden und letztlich noch geschreddert werden. Mit der elektronischen Signaturentfällt die Notwendigkeit des Druckens vollständig, was den Papierverbrauch und den Abfall reduziert. Das ist ein enormer Einfluss auf die Umwelt, der sich summiert:

Die 20 Milliarden Blatt Papier, die DocuSign und seine Kunden seit 2003 eingespart haben, sind erst der Anfang. Außerdem konnten auch über 9,5 Milliarden Liter Wasser eingespart werden, die für die Herstellung von so viel Papier benötigt werden, sowie über 64000 Tonnen Abfall. Da dieses Papier schließlich nicht hergestellt wurde, wurden unserem Planeten knapp 1000 Tonnen zusätzliches CO2 erspart. 

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