5 Gründe, warum sich papierlos wirklich auszahlt

Eine Umstellung auf das papierlose Büro stellt für Unternehmen immer eine gewisse Herausforderung dar. Die Auswirkungen einer Umstellung betreffen dabei nicht nur die Art und Weise, wie Dokumente zukünftig verwaltet und bearbeitet werden, sondern haben auch immense Auswirkungen auf die gesamte Arbeitsweise. Viele Tätigkeiten des täglichen Büroalltags werden fortan von digitalen Systemen übernommen. Diese digitalen Lösungen bieten dabei viele Vorteile: Sie sind schnell, sicher und einfach in der Anwendung. Menschen machen Fehler, Computer nicht. Das wiederum spart Zeit und Geld. Viele Unternehmen weltweit haben diese wirtschaftlichen Vorteile bereits für sich entdeckt und profitieren seither von den Kosteneinsparungen,  während sie gleichzeitig transparenter und umweltfreundlicher die Effizienz des gesamten Unternehmens steigern konnten.

In Deutschland sieht die Sache leider etwas anders aus: noch immer werfen Unternehmen jedes Jahr Tonnen von Papier in den Müll. Nach Angaben der Bundesregierung ist der Pro-Kopf-Verbrauch an Papier, Pappe und Karton in Deutschland so hoch wie in keinem anderen Industrie- und Schwellenland der G 20. 

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen 5 Gründe vor, wie die Umstellung auf papierlose Lösungen Ihrem Unternehmen helfen kann, Geld zu sparen und die Umwelt zu schonen, und weshalb Sie schon heute mit der digitalen Transformation beginnen sollten. 

1. Der Kunde ist König

Erfolgreiche Unternehmen agieren am Puls Ihrer Kunden. Sie kennen ihre Herausforderungen, Bedürfnisse und auch ihre Erwartungen. Diese haben sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Der Kunde von heute ist mobil, gut informiert, schnell und digital unterwegs. Papierbasierte Transaktionen sind für viele keine Option mehr: Sie sind langsam, umständlich und unzuverlässig. Digital ist hier klar im Vorteil: schnelle und nahtlose Prozesse und Transaktionen - egal, ob sie mit Ihrem Unternehmen über Ihr Smartphone, Ihr Tablet oder Ihren PC interagieren. Wenn Sie die Wünsche Ihrer Kunden nicht erfüllen, könnten Ihre Marke und Ihr Unternehmen darunter leiden. Auf der anderen Seite führt ein zufriedener Kunde zu Folgegeschäften und Weiterempfehlungen.

2. Den Startschuss verpasst?

Den Anforderungen zufriedener Kunden zu entsprechen, stellt Unternehmen vor die große Herausforderung, diesen Erwartungen auch gerecht zu werden. Dabei geht es nicht nur um das Produkt an sich, sondern um alles was damit in Verbindung steht. Wie Kundenfreundlich gestaltet sich die Kaufabwicklung? Schnell, einfach und sicher?

Eines steht ganz klar fest: mit papierbasierten Prozessen hat man den Start definitiv verpasst und Ihr Kunde interagiert fortan lieber mit Ihrer Konkurrenz. Die war leider schneller am Start – schneller digital.

Durch die Einführung einer digitalen Lösung - sei es für einen Kaufvertrag, eine Rechnung, eine Veranstaltungsanmeldung, einen Arbeitsauftrag, einen Servicevertrag oder ein anderes Formular, das Ihr Kunde benötigt - vermindern Sie das Risiko, Kunden an die Konkurrenz zu verlieren. 

3. Zeit für das Wesentliche

Wie viel Zeit benötigen Ihre Mitarbeiter für das Drucken, Scannen, Faxen und Versenden von Dokumenten? Wie sieht es aus mit der Verfolgung von Dokumenten, die "fehlerhaft" retourniert, oder wenn ein Dokument eine wichtige Unterschrift vermissen lässt? Eine kürzlich von DocuSign in Auftrag gegebene Forrester-Studie, Status Quo Vertragswesen 2020, stellte fest, dass viele Prozesse immer noch teilweise manuell durchgeführt werden - auch solche, die auf Papier basieren.

Ineffiziente, manuelle Vertragsprozesse sind Berichten zufolge nachteilig für Kunden, interne Prozesse und Einnahmen. 32 % der Befragten gaben an, dass manuelle Prozesse zu Geschäftsverlusten und geringeren Vertragsabschlussraten führen.

Die Umstellung auf papierlose Prozesse ermöglicht es Ihnen, die Produktivität zu steigern und Ihr Team auf sinnvollere Aufgaben wie Kundenbindung und Geschäftsentwicklung zu konzentrieren. Die Beschleunigung des Verkaufszyklus bringt schneller Umsatz ins Unternehmen. 

4. Reduzierte Kosten für Büromaterial

Was gibt Ihr Unternehmen jedes Jahr für Papier, Druckertinte, Druckerwartung und Porto aus? Wenn Sie regelmäßig Verträge und andere papierbasierte Dokumente versenden und empfangen, dann summieren sich die Kosten sehr schnell. Durch die Umstellung auf papierloses Arbeiten entfallen die meisten dieser Kosten, so dass mehr Geld in Ihr Unternehmen zurückfließt.

5. Kundendaten sind sicher

Das Speichern von kritischen Kundendaten in der Cloud kann tatsächlich sicherer sein als auf Papier. DocuSign erfüllt und übertrifft die strengsten globalen Sicherheitsstandards; ist ISO 2700:2013 und SSAE 16, SOC 1 Typ 2, SOC 2 Typ 2 zertifiziert und international getestet. Es bietet auch einen rechtlich durchsetzbaren Prüfpfad, der jede mit dem Dokument durchgeführte Aktion zeigt, einschließlich wer was, wann und wo unterschrieben hat. Indem Sie papierlos arbeiten, können Sie die strengen Compliance-Vorschriften für Ihre Branche einfacher und kostengünstiger einhalten. 

Die digitale Transformation spart Zeit, Ressourcen und schont dabei die Umwelt. Wussten Sie, dass Sie mit DocuSign ganze Wälder retten können? 20 Milliarden Blatt Papier haben wir gemeinsam mit unseren Kunden bisher einsparen können und das ist erst der Anfang. „DocuSign for Forests“ heißt die von DocuSign ins Leben gerufene Initiative, die es sich zum Ziel gesetzt hat die Wälder dieser Erde zu schützen.. Nähere Informationen, wie auch Sie Bäume retten können, finden sie im folgenden Blogartikel. 

Möchten Sie mehr erfahren? Entdecken Sie weitere digitale Lösungen, die Ihnen helfen, papierlos zu werden, oder kontaktieren Sie uns, um mit unseren Experten zu sprechen.