Die fortgeschrittene elektronische Signatur
Alles, was Sie wissen müssen über die fortgeschrittene elektronische Signatur
Unterschriften sind für viele Unternehmen immer noch Produktivitätskiller. Sobald Verträge und Vereinbarungen Geschäfts- und Arbeitsbeziehungen regeln, kommen Papierdokumente zum Einsatz. Der Postweg kostet Zeit und Geld. Unser Planet leidet. Die Bürokratie floriert. Abhilfe schafft die fortgeschrittene elektronische Signatur. Erfahren Sie hier, welche Arten von AES es gibt, welche Vorteile die E-Signatur in der Praxis bringt und warum sich die fortgeschrittene digitale Signatur in der Anwendung bereits behauptet hat.
Was ist die fortgeschrittene elektronische Signatur?
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (Advanced Electronic Signature, AES) ist eine Methode, um Dokumente rechtssicher auf digitalem Weg zu unterzeichnen. Dabei wird ein Datenpaket in das Dokument integriert, sodass der Unterzeichner eindeutig zu identifizieren ist und sichergestellt wird, dass am Dokument nach der Unterzeichnung keine Änderungen vorgenommen wurden.
Die Europäische Union hat eine klare Definition für die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) formuliert. Sämtliche Kriterien, die an eine E-Signatur im europäischen Wirtschaftsraum gestellt werden, sind im Wortlaut in der Verordnung 910/2014 für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen, kurz: eIDAS, nachzulesen.
Wie funktioniert die fortgeschrittene elektronische Signatur in der Anwendung?
Die Verordnung klingt kompliziert, die Nutzung einer AES ist jedoch denkbar einfach und unkompliziert. Für die Verschlüsselung und Identifizierbarkeit werden im Hintergrund digitale Sicherheitsschlüssel und -zertifikate erstellt, die den Anwender jedoch nicht als Teil des Prozesses beansprucht.
Wenn Nutzer spezielle Software wie DocuSign zum elektronischen Signieren verwendet, übernimmt die Software den kompletten Prozess des Erstellens und Versendens der Authentifizierungselemente. Absender und Empfänger haben dann eine hohe Sicherheit, dass das Dokument unverändert angezeigt wird und die Unterschrift nicht gefälscht ist. Eine nachträgliche Veränderung der Daten ist praktisch unmöglich.
3 Arten von elektronischen Signaturen und deren Rechtswirksamkeit
Neben der AES werden laut eIDAS zwei weitere elektronische Signaturen definiert: die einfache elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur.
An die einfache elektronische Signatur werden keine besonderen Anforderungen gestellt. Nutzer können mit nur wenigen Klicks ein Online-Formular signieren. Der Nachteil: Das Vorgehen ist anfällig für Fälschungen und Betrug. Trotzdem lassen sich mit der einfachen elektronischen Signatur Dokumente rechtswirksam unterschreiben, wenn nur die Textform gefordert ist.
Eine deutlich größere Rechtssicherheit bietet die fortgeschrittene elektronische Signatur oder fortgeschrittene digitale Signatur. Durch den Abgleich von Sicherheitsschlüsseln ist nicht die Identifizierung des Unterzeichners rechtskonform , über Daten-Logs lassen sich auch Zeitpunkte der Unterschrift nachweisen. Müssen im Signaturprozess Ausweisdokumente hochgeladen oder Kontrollhäkchen markiert werden, erhöht das noch einmal die Beweiskraft.
Die dritte Form der elektronischen Signatur ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Fordern Verträge eine handschriftliche Unterschrift, erfüllt nur sie die Anforderungen. Hierbei muss der Nutzer ein Identifikationsgerät (USB-Stick oder SmartCard) verwenden. Das macht den Prozess eher aufwändig, weshalb er meist nur in besonders sensiblen Fällen gewählt wird. Ein Dokument, das mit einer QES signiert wurde, ist laut eIDAS Verordnung in allen EU-Mitgliedsstaaten ebenso rechtlich bindend wie ein Dokument mit handschriftlicher Signatur. Wie sind die Prozesse und Rechtslage in der Schweiz? Hier erfahren Sie alles, was Sie über die digitale, elektronische Signatur in der Schweiz wissen müssen!
Vorteile der fortgeschrittenen elektronischen Signatur – Darum lohnt sich der Umstieg
Die elektronische Signatur bringt Unternehmen drei klare Vorteile: Im Vergleich zum Papierweg ist der Einsatz deutlich effizienter, kostengünstiger und für die Anwender bequemer.
E-Signaturen beschleunigen alle Abläufe, in denen Dokumente unterzeichnet werden müssen – von Arbeitsverträgen, über Lieferantenverträgen bis zu Vollmachten und Jahresabschlüssen. Im Spezialchemie-Konzern LANXESS werden seit der Einführung von DocuSign eSignature 90 Prozent der Dokumente innerhalb von einer Stunde signiert. Und dieses Beispiel ist kein Einzelfall. Im Durchschnitt werden bei DocuSign-Kunden 80 Prozent der Dokumente innerhalb eines Tages digital unterschrieben.
Unternehmen sparen mit der Software für Vertragsmanagement pro Vertrag rund 33 Euro. Zum einen, weil Druck- und Portokosten entfallen, zum anderen, weil sich die Produktivität der Mitarbeiter erhöht. Bei Firmen mit einem hohen Vertragsvolumen lassen sich so im Laufe des Jahres signifikante Kosteneinsparungen erreichen.
Wie verbreitet ist die fortgeschrittene elektronische Signatur?
Die Digitalisierung hat nicht nur die Anforderungen an Effizienz erhöht, Remote-Arbeit macht es notwendig, Prozesse vollständig zu digitalisieren. E-Signaturen bilden hier einen wichtigen Baustein.
Die Papierpost stirbt aus: Vor zwei Jahren nutzten noch 71 Prozent der Unternehmen in Deutschland laut Bitkoms Digital Office Index 2020 häufig oder sehr häufig den Postweg, 2020 war es nur noch knapp die Hälfte.
Dass sich die E-Signatur zum Standard für Unterschriften im Geschäftsumfeld entwickelt, darauf deuten auch die Ergebnisse des Digital Signature Market Research Reports von P & S Intelligence: Die Experten rechnen damit, dass der Markt von 2021 bis 2030 jährlich um durchschnittlich 29,2% wachsen wird. Software für Vertragsmanagement macht die Nutzung von E-Signaturen so (rechts-)sicher und einfach, dass selbst ehemalige Skeptiker sich immer häufiger für die Einführung der elektronischen Signatur einsetzen.