Kundenspotlight: DocuSign und Simplifa

Fahrstühle sind unsere täglichen Begleiter und ersparen uns oftmals das Steigen vieler Treppen. Schon die Ägypter wussten die Vorzüge vertikaler Aufzugsysteme beim Bau der Pyramiden zu schätzen. Später im 17. Jahrhundert nannte Sonnengott König Ludwig XV sein passagierbeförderndes Konstrukt einen "fliegenden Stuhl" und erfreute sich den heimlichen Besuchen seiner Geliebten.

Wohin geht die Fahrstuhlfahrt im Jahr 2020? 

Simplifa hat es sich zur Aufgabe gemacht das Warten, die Instandhaltung und das Vertragsmanagement von Aufzügen zu revolutionieren. Wie? Mit einem voll digitalisierten Aufzugsmanagement. Das Unternehmen wurde 2013 mit der Vision einen transparenteren und unabhängigen Aufzugservice deutschlandweit anzubieten gegründet. Simplifa bringt digitale Transformation in einen Geschäftszweig, welcher sich zu diesem Zeitpunkt in Deutschland noch in seinen Kinderschuhen befindet. Mit dem Einsatz modernster Technologien und Schnittstellen zu Softwaresystemen treibt Simplifa somit die digitale Transformation im Bereich Hausverwaltung, Immobilien und Wartung in Deutschland an.  Simplifa transformiert mit DocuSign eine alte analoge Branche in ein zukunftsorientiertes und zeitgemäßes Gewerbe."  Ludwig von Busse, Geschäftsführer und Co-Founder von Simplifa

 

Doch was genau versteht man unter dem Aufzugsmanagement von morgen? 

Simplifa digitalisiert alle Informationen rund um den Aufzug. Digitale Portfolios, Wartungsverträge, TÜV, Rechnungen und Angebote werden bei Simplifa in einer sicheren Datenbank in der Simplifa Elevator Management Cloud gesammelt und gespeichert. Die digitalen Prozesse ermöglichen es Simplifa transparenter und berechenbarer zu sein, sowie einen Rundum-Service für Inhaber von Immobilien mit Aufzugsanlagen zu bieten.  

Alle Daten werden in Salesforce gespeichert, sodass alle wichtigen Parteien Zugriff auf die jeweiligen Dokumente erhalten. Die Wartungsfirmen haben remote Zugriff auf den Prüfbericht und können so Mängel mit nur wenigen Klicks feststellen und analysieren. Der Status der einzelnen Aufzugteile wird mithilfe von Ampelfarben gekennzeichnet, wobei rot für Reparatur und grün für einen guten Zustand stehen.

Simplifa

Simplifa erleichtert Prozesse für alle Beteiligten. Mithilfe von virtuellen 360 Rundgängen der Bestandsanlagen können unsere Kunden und Wartungsfirmen genau sehen, was geprüft und bearbeitet werden muss. So bietet Simplifa das Aufzugsmanagement von morgen”  Ludwig von Busse, Geschäftsführer und Co-Founder von Simplifa

Das Unternehmen erstellt ein 360 Grad Abbild des Aufzugs und erstellt eine Bewertung des aktuellen Aufzugszustands anhand von über 500 Prüfpunkten. Die Abbildung zeigt, wie Wartungsfirmen vor dem Erscheinen gucken können, was genau repariert werden muss, welche Tools mitgenommen werden sollten und abschätzen können, wie viel Zeit und Mitarbeiter benötigt werden. Die Kunden und Wartungsfirmen lieben den einfachen Vorgang und die Transparenz. Mit unseren digitalisierten Prozesse müssen Kunden nicht mehr an der Hotline mit der Wartungsfirma verhandeln, sondern können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, da alles automatisch in die Wege geleitet wird. Und die Wartungsfirma kann sofort loslegen.”  Ludwig von Busse, Geschäftsführer und Co-Founder von Simplifa 

Der Prozess: Schritt für Schritt erklärt

  1. Beratung
  2. Analyse
  3. Digitalisierung aller wichtigen Unterlagen
  4. 360 Visualisierung des Aufzugs
  5. Bündelung von Serviceverträgen
  6. Management und Verwaltung

Künstliche Intelligenz und Aufzüge treffen zusammen

Mit dem Einsatz von aktueller KI-Technologien zur Fehlererkennung und -vorhersage bietet Simplifa nicht nur eine unschlagbare Sicherheit (mit automatischer Alarmierung bei Störungen oder Gefahren), sondern ein eigenständiges und herstellerunabhängiges System zur Überwachung von Aufzügen.

Störungsbeseitigung = Spaghetti-Incident”

Die Störungsbeseitigung mit Simplifa grenzt sich aufgrund der digitalisierten Prozesse deutlich von der Konkurrenz ab. Ein Beispiel, das jeder kennt: ein defekter Aufzug. Ärgerlich, wenn man davor steht, abenteuerlicher noch steckt man in einem fest. In der Regel sucht der Fahrstuhlgast den Kontakt zur Verwaltung. Ist dieser hergestellt, leitet die Verwaltung die  Störung an die Wartungsfirma.  Hier vergehen oftmals Ewigkeiten in der Warteschleife, bis etwas passiert. Bei telefonischem Erfolg fährt die Wartungsfirma bestenfallslos, ohne jegliche Informationen erhalten zu haben, was genau passiert ist und welche Tools benötigt werden. In vielen Fällen haben die Wartungsfirmen nicht alle Informationen, die sie benötigen und es wird zunächst ein Angebot für Reparatur und Ersatzteile benötigt. Es folgt ein Angebots hin-und-her und erst wenn ein gemeinsames Angebot gefunden werden konnte, kann die Reparatur beginnen. Dieser Prozess hat sich in den letzten Jahren nicht weiterentwickelt und ist für alle Beteiligten (Wartungsfirmen, Verwalter, Aufzugnutzer) weder effizient noch angenehm, und kostet viel Geld und Geduld. Ein Prozess der, wenn er manuell ausgeführt wird, bis zu 30 Tage dauern kann.

Mit digitalisierten Prozessen erleichtert Simplifa diesen Prozess erheblich. Simplifa digitalisiert alle kaufmännischen und technischen Dokument mithilfe von DocuSign eSignature und kann Verträge in minutenschnelle elektronisch unterschreiben lassen und alle Dokumente sicher und übersichtlich speichern. Simplifa erstellt außerdem ein 360 Grad Abbild des Aufzugs und führt ein Aufzugzentriertes ERP-System und Aufzugsmanagement durch Simplifa-Experten durch. Durch fortgeschrittene KI-basierte Technologien ermöglicht Simplifa Predictive Maintenance und erstellt Auswertungen anhand von Sensordaten. 

Blick in die Zukunft 

Wie hoch kann eigentlich ein Aufzug gebaut werden? Der Science-Fiction-Autor Arthur C. Clarke machte in seinem Roman „Fontänen des Paradieses“ die Idee populär, dass Aufzüge irgendwann in den Weltraum fahren können. Laut der NASA könnte in naher Zukunft tatsächlich ein Aufzug zum Weltraum möglich sein. 

Dies ist für Simpflia in Partnerschaft mit DocuSign noch ein Grund mehr verträglicher zu sein und auf die richtigen technischen Tools und Prozesse zu setzen. 

Komplizierte, manuelle, langwierige Prozesse Ade! Die Zukunft der Hausverwaltung ist digital, umfassend und effizient. 

Wir wollen alles digital haben”

Herr Sendler erklärt, dass Simplifa alles von A bis Z mit DocuSign digitalisieren möchte. Verträge digital zu unterschreiben und zu speichern ist nur der Anfang. In Zukunft soll auch das Onboarding von neuen Partnern und alles um die Dienstleistung herum voll und ganz digitalisiert werden. “Die Pandemie hat vielen Menschen die Augen für die Digitalisierung geöffnet. Sie hat in gewisser Hinsicht den Einstieg in digitale Transformation für Viele eingeleitet.”   Ludwig von Busse, Geschäftsführer und Co-Founder von Simplifa

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Franciska Acs
Autor
Franciska Acs
Marketing Communications Specialist
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