„Die Akzeptanz der Benutzer entscheidet, ob sich ein neues Tool durchsetzt.“ So beschreibt Jochen Fuchs, Head of Legal Affairs & Chief Compliance Officer bei Arvato Systems, eine der größten Herausforderungen der Digitalisierung. Und die konnten Jochen Fuchs und sein Team ganz einfach meistern: mit der elektronischen Signatur von DocuSign.

Gesucht: hochautomatisierte Prozesse

Im Rahmen der digitalen Transformation benötigte Arvato Systems einen digitalen Demand-to-Cash Prozess. Die Anforderungen: ein hochautomatisierter Prozess mit schnellen Durchlaufzeiten und ohne Medienbrüche. Ein Aspekt davon war die Beauftragung und der Austausch von Dokumenten, die bisher manuell unterzeichnet wurden. Aufwendige und zeitraubende Vertragsprozesse im Verkauf und Einkauf sollten durch schnellere digitale Dokumentenunterzeichnung ohne Medienbrüche abgelöst werden.

Gefunden: die elektronische Signatur von DocuSign

Die Lösung für den schnelleren und transparenten Dokumentenaustausch heißt: DocuSign. Arvato Systems hat alle handschriftlichen Unterschriften für Verträge und Dokumente durch elektronische Unterschriften mit DocuSign ersetzt. „Elektronisch signierte Dokumente ermöglichen uns eine Archivierung ohne Medienbrüche, ohne Qualitätsverlust und mit deutlicher Beschleunigung und erhöhter Transparenz“, sagt Jochen Fuchs, Head of Legal Affairs & Chief Compliance Officer bei Arvato. „Und für unsere Kunden bedeuten kürzere Vertragsprozesse eine schnellere Bereitstellung der Lieferobjekte“, ergänzt Kai Tetzlaff.

Usability setzt sich durch

Eine wichtige Anforderung bei der Wahl von DocuSign war vor allem die Usability, denn: „Die Akzeptanz der Benutzer ist ausschlaggebend dafür, ob sich ein neuer Prozess durchsetzt“, erklärt Jochen Fuchs. „Die einfache Handhabung von DocuSign war deshalb auch ausschlaggebend für die Wahl der Lösung.“

Auch für die Kunden bedeuten kürzere Prozesse eine schnellere Bereitstellung der Lieferobjekte. „Unsere Kunden müssen Verträge nicht mehr ausdrucken und können sie überall auf jedem beliebigen Gerät unterschreiben“, erklärt Kai Tetzlaff, Business Consultant bei Arvato Systems. Die elektronische Signatur ist zwar nur ein Aspekt digitaler Prozesse, dafür aber ein äußerst wirkungsvoller. „In einer zunehmend höher regulierten und dokumentierten Welt ist es eine starke Entlastung, wenn man sich auf ein stabiles, gut bedienbares Tool wie DocuSign verlassen kann“, sagt Fuchs.

Perspektivisch will Arvato Systems deshalb auch verstärkt in anderen Bereichen auf die elektronische Signatur von DocuSign setzen: „Wir wollen vor allem eine stärkere Prozessintegration in vor- und nachgelagerte Systeme erreichen, aber auch die Einsatzbereiche für die digitale Unterschrift ausweiten“, so Fuchs. Bereits jetzt nutzt Arvato Systems das DocuSign Sharepoint Plugin zur Vernetzung sowie die DocuSign API Anbindung, um Bestellungen im Order-to-Cash-Prozess zu automatisieren. „Zukünftig könnte DocuSign für Einwilligungserklärungen von Mitarbeitern, interne Genehmigungsprozesse und HR Themen genutzt werden. Besonders freuen wir uns, dass DocuSign uns an dieser Stelle durch Customers Solution Architects unterstützt, weitere Potentiale für den Einsatz der Lösung zu identifizieren.“

 

Die Vorteile der elektronischen Signatur für Arvato Systems auf einen Blick:

  • Forderungen schneller bei Kunden umsetzen
  • Durchlaufkosten einsparen
  • Dokumente ohne Medienbrüche archivieren
Über Arvato Systems

Als internationaler IT-Spezialist unterstützt Arvato Systems Unternehmen bei der digitalen Transformation. Mehr als 3.000 Mitarbeiter entwickeln weltweit innovative IT-Lösungen, bringen Kunden in die Cloud, integrieren digitale Prozesse und übernehmen den Betrieb sowie die Betreuung von IT-Systemen. Da darf auch die elektronische Signatur von DocuSign als wichtiger Treiber der Digitalisierung nicht fehlen.