E-Signatur für Patientenformulare im Gesundheitswesen

Jeder, der schon einmal eine Arztpraxis aufgesucht hat, an einer klinischen Arzneimittelstudie teilgenommen hat oder für einen Eingriff ins Krankenhaus eingeliefert wurde, musste ein Patientenformular ausfüllen. In der Regel werden diese Formulare mit Stift und Papier ausgefüllt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen diese Papierformulare dann sammeln und manuell ins System einpflegen oder scannen, um die Einhaltung der Vorschriften zu dokumentieren.

Patienten und Patientinnen haben keine Freude daran, Formulare manuell auszufüllen und auch für die Mitarbeiterinnen der medizinischen Einrichtung bedeuten sie eine unliebsame Ablenkung von ihrer eigentlichen Aufgabe, nämlich der Behandlung der Patienten. Die elektronische Signatur bietet eine effizientere Lösung, um den Prozess des Ausfüllens gängiger Aufnahmeformulare im Gesundheitswesen wie etwa Patienteneinwilligungen zu beschleunigen. 

Einige gängige Patientenformulare:

• Aufnahmeformular für neue Patienten (Anamnesebogen)
• Patienteninformationen und -richtlinien
• Einwilligungserklärung des Patienten
• Genehmigung zur Freigabe von Gesundheitsinformationen 
• Formular zur Freigabe medizinischer Daten
• Finanzielle Richtlinien
• Hinweis auf Datenschutzpraktiken
• Einwilligung zur Behandlung
• Rechte und Pflichten des Patienten

Die Herausforderungen beim Ausfüllen von Zulassungsformularen mit papiergestützten Verfahren

Die Erwartungen der Patientinnen und Patienten von heute werden durch ihre digitalen Erfahrungen in ihrem persönlichen Leben bestimmt - egal ob sie nun online einkaufen, einen Kredit beantragen oder Aufnahme- und Entlassungsformulare ausfüllen. Für Einrichtungen des Gesundheitswesens bedeutet dies, dass Patienten nicht tagelang darauf warten wollen, dass wichtige Einwilligungs-Formulare per Post eintreffen, oder dass sie Papierformulare entziffern müssen, die so oft gescannt wurden, dass die Schrift nur noch schwer zu lesen ist. Heutzutage reicht es nicht aus, ein PDF-Formular auf einer Webseite anzubieten, das der Patient dann herunterladen, ausdrucken und per Post  zurückschicken oder persönlich abgeben muss. Formulare sollten automatisch mit den üblichen demographischen Daten wie Name, Adresse und Geburtsdatum vorausgefüllt werden. Die Rücksendung dieser Formulare sollte so einfach sein wie ein Mausklick. In der heutigen schnelllebigen Welt erwarten Kunden und Kundinnen digitale Erfahrungen in allen Bereichen und da ihnen immer mehr Anbieter zur Auswahl stehen, werden Patienten, denen diese Online-Möglichkeiten nicht geboten werden, möglicherweise ungeduldig und vereinbaren ihren nächsten Termin bei einem anderen Anbieter. 

Auf der Anbieterseite wirken sich manuelle Aufnahmeformulare ebenfalls negativ aus, und zwar auf Produktivität und Kosteneffizienz. Die Prozesse, die viele Arztpraxen für die Unterzeichnung von Verträgen verwenden, erfordern, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sicherstellen, dass die Formulare korrekt ausgefüllt wurden, und häufig fehlende oder unleserliche Informationen nachtragen. Sind die Papierformulare schließlich korrigiert, müssen sie gescannt und kopiert werden. Ein Exemplar kommt in die Patientenkartei, die dann aufbewahrt werden muss, während die anderen Kopien an die richtigen Stellen in der Einrichtung weitergeleitet werden. Während der Weiterleitung können die Formulare auf einem Schreibtisch vergessen werden oder sogar verloren gehen. Außerdem muss das Personal Patienteninformationen erneut in das elektronische Patientenverwaltungssystem eingeben, anstatt sich auf die Patienten zu konzentrieren. Laut einer Studie von DocuSign verbringt der durchschnittliche Mitarbeiter im Gesundheitswesen jede Woche mehr als eine Stunde mit dem Faxen, Drucken und Scannen von Dokumenten - 40 % der Mitarbeiter verbringen mehr als 5 Stunden damit.

60 % der Patienten wollen bei der Kommunikation mit Gesundheitsdienstleistern verstärkt auf moderne Technologie zurückgreifen - Accenture

Darüber hinaus müssen Organisationen im Gesundheitswesen die Vertraulichkeit von Patientendaten strikt wahren. Papierbasierte Methoden bergen für eine Organisation das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften. Wenn zum Beispiel jemand ein Formular mit Informationen wie demografischen Daten, Krankengeschichte, Versicherungsdetails oder Laborergebnissen auf den Schreibtisch legt und in die Mittagspause geht, ist dieses Dokument für neugierige Patientinnen, Patienten oder andere Mitarbeiter zugänglich. Die fehlende Digitalisierung des Einwilligungsprozesses führt zu organisatorischen Risiken, sei es, dass die Einwilligung verloren geht oder dass nicht nachgewiesen werden kann, dass der Patient das Verfahren wirklich verstanden hat. 

So kann die elektronische Signatur helfen

Kann das Patientenaufnahmeformular mit einer E-Signatur bestätigt werden, macht das den Patienten sowie den Mitarbeiterinnen das Leben leichter und gewährleistet gleichzeitig Compliance, Sicherheit und Datenschutz. Die Gesundheitsorganisationen können sich so auf die Behandlung der Patienten konzentrieren. Das bedeutet bessere  Erfahrungen für Patientinnen und eine besseren Koordination der Behandlung. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen können Anbieter sogar über mobile Geräte mit Patienten interagieren, was den Informationsaustausch und die Einholung von Einwilligungen beschleunigt und erleichtert.  

Vorteile der elektronischen Signatur für Patienteneinwilligungen 

• Vereinfachen Sie den Umgang mit Patienten: Ermöglichen Sie es Patienten, notwendige Formulare und Einwilligungen aus der Ferne schnell und einfach auszufüllen. 
• Erfüllen Sie die Bedürfnisse der Patienten: Bieten Sie Patienten persönliche sowie elektronische Wege an, sodass ältere Patienten, die keinen Computer besitzen, weiterhin persönlich unterschreiben können, aber Sie gleichzeitig den digitalen Erwartungen von jüngeren Generationen entsprechen.  
• Vereinfachen Sie Compliance-Prozesse und den Schutz der Privatsphäre: Elektronische Signaturen verfügen über mehrere Sicherheits- und Authentifizierungsebenen, die gewährleisten, dass die Daten privat und sicher bleiben.  
• Beschleunigen Sie Abrechnung und Bearbeitung: Sobald Formulare elektronisch ausgefüllt wurden, können sie automatisch in die elektronische Gesundheitsakte (eGA) oder Ihre Dokumentenmanagementlösung hochgeladen werden. Auf diese Weise beschleunigt eine E-Signatur-Lösung den Prozess und reduziert Fehler, sodass Sie Ihre Patienten schneller behandeln und Zahlungen schneller erhalten können.
• Schaffen Sie bessere Mitarbeitererfahrungen: Wenn Mitarbeiterinnen weniger Zeit mit lästigem Papierkram verbringen, haben sie mehr Zeit, sich auf die Verbesserung der Patientenerfahrung zu konzentrieren.