Die DocuSign „Trickkiste“ - erweiterte Funktionen

Erweiterte Funktionen in DocuSign helfen, den Geschäftsalltag effizienter gestalten, um mehr Zeit für das Wichtige und Wesentliche zu schaffen. Eine dieser zahlreichen Funktionen sind Vorlagen. Wie Sie mit dem Einsatz von Vorlagen profitieren und somit einfacher arbeiten können, haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

Vorlagen und PowerForms

Einmal erstellt, können Sie Vorlagen für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle wiederverwenden. Änderungen sind jederzeit möglich und so spart man sich viel Zeit bei Dokumenten, bei denen sich zum Beispiel nur Name, Anschrift und Datum ändern.

Darüber hinaus können Vorlagen wesentlich mehr:

• Sie können einen oder mehrere Empfänger sperren
• Erinnerungen setzen, wenn Sie von einem Empfänger keine Antwort erhalten haben
• Ein Ablaufdatum für ein Dokument festlegen
• Vorlagen mit einem Passwort schützen
• Ein erweitertes Empfänger-Routing mit Bedingungen einrichten

Dadurch können Sie die Sichtbarkeit von Dokumenten kontrollieren – sprich festlegen, wer welche Informationen in einem Umschlag sehen darf und wer nicht. Wenn Sie erst einmal eine Vorlage mit sämtlichen Features eingerichtet und erstellt haben, können Sie diese Vorlage auch für Hunderte von Umschlägen anwenden.

Das Einrichten einer Vorlage ist auch Ihr erster Schritt zu PowerForms. Verwenden Sie PowerForms für Dinge wie Veranstaltungsanmeldungen oder Standard-NDAs – sie sind eine schnelle Möglichkeit für Ihr Unternehmen, “On-Demand Self-Service” Dokumente zur Unterschrift zu generieren.

Verwenden Sie beschriftete Eingabefelder in Ihrer Vorlage

Eine gute Möglichkeit, mehr aus DocuSign herauszuholen, ist das Hinzufügen von Feldern wie 'Name', 'Datum' und 'Signatur' zu Ihren Formularen. Wenn Ihr Formular viele Eingabefelder beinhaltet, ist es für den Datenexport ratsam, die einzelnen Eingabefelder zu beschriften.

Gehen Sie mit der Logik der bedingten Felder noch einen Schritt weiter. Mit bedingten Feldern können Sie dynamische Dokumente erstellen, die einen bedingten Workflow unterstützen – d. h. nur wenn ein Empfänger ein Kontrollkästchen ankreuzt oder eine Frage beantwortet, wird ein neues Feld angezeigt.

Wenn der Empfänger z.B. in einer Liste "Andere" ankreuzt, erscheint ein Feld, das nach weiteren Details fragt. Oder Sie können auf Ihrem Bestellformular ein Kontrollkästchen anbieten, mit dem Kunden eine von ihrer Rechnungsadresse abweichende Lieferadresse anfordern können und das Textfeld für eine Lieferadresse nur dann angezeigt wird, wenn sie es ankreuzen.

Bedingte Felder tragen dazu bei, Ihr Formular sauber und logisch zu halten, so dass es für die Empfängerinnen und Empfänger einfacher ist zu wissen, welche Informationen sie Ihnen geben müssen.

Vergessen Sie nicht, dass Sie auch Erinnerungen setzen können, damit Sie keine wichtigen Fristen mehr versäumen.

Haben Sie noch Fragen?

DocuSign möchte Ihnen dabei zu helfen, fortgeschrittene Funktionen zu nutzen, damit Sie Ihre Arbeitsprozesse so effektiv wie möglich gestalten können. Wenn Sie Hilfe beim Einrichten dieser Funktionen in Ihrem Unternehmen benötigen, kontaktieren Sie uns noch heute!