Die DocuSign „Trickkiste“ - erweiterte Funktionen

Wie Sie mit Vorlagen viel Mühe und Zeit sparen

Im folgenden Artikel werden wir Ihnen Einblicke hinter die Kulissen im Hause DocuSign bieten. Auch wir verwenden unsere entwickelten digitalen Lösungen im Berufsalltag – und: Wir wollen auf die zahlreichen Funktionen, die DocuSign zu bieten hat,  nicht mehr verzichten.

Mit den unterschiedlichsten Anwendungen ersparen wir uns nicht nur eine Menge manuelle Arbeit, die kleinen digitalen Helfer erledigen ihre Aufgaben auch in wesentlich weniger Zeit. Der gesamte Büroalltag gestaltet sich dadurch effizienter und darum ist es uns möglich auch die Welt unserer Kunden verträglicher zu gestalten. Die täglichen Anforderungen im Geschäftsalltag und die Rückmeldungen unserer Kunden und Anwender bilden die Basis bei der Entwicklung digitaler Lösungen. 

Die Anforderungen sind dabei stets die selben: schnell, sicher und einfach soll es gehen.

Den Geschäftsalltag effizienter gestalten, weniger Zeit für Bürokram und mehr Zeit für das Wichtige und Wesentliche. Eine dieser zahlreichen Funktionen von DocuSign sind VorlagenWie Sie mit dem Einsatz von Vorlagen profitieren und somit einfacher arbeiten können, haben wir kurz für Sie zusammengefasst: 

Vorlagen und PowerForms

Wir lieben unsere Vorlagen. Einmal erstellt, können sie für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle wieder verwendet werden. Abänderungen sind jederzeit möglich und so erspart man sich viel Zeit, immer dann, wenn es sich um Dokumente handelt, bei denen sich in vielen Fällen oft nur Name, Anschrift und Datum ändern.

PowerForms

 

Darüber hinaus können Vorlagen wesentlich mehr:

  • Sie können einen oder mehrere Empfänger sperren
  • Erinnerungen setzen, wenn Sie von einem Empfänger keine Antwort erhalten haben
  • ein Ablaufdatum für ein Dokument festlegen
  • Vorlagen mit einem Passwort schützen und
  • ein erweitertes Empfänger-Routing mit Bedingungen einrichten

Dadurch können Sie die Sichtbarkeit von Dokumenten kontrollieren – sprich festlegen, wer welche Informationen in einem Umschlag sehen darf und wer nicht.

Wenn Sie erst einmal eine Vorlage mit sämtlichen Features eingerichtet und erstellt haben, können Sie diese Vorlage auch für Hunderte von Umschlägen anwenden – wenn Sie möchten.

Das Einrichten einer Vorlage ist auch Ihr erster Schritt zu PowerForms. Verwenden Sie PowerForms für Dinge wie Aktivitätsverzichte, Veranstaltungsanmeldungen oder -registrierungen oder Standard-NDAs - sie sind eine schnelle Möglichkeit für Ihr Unternehmen, “On-Demand Self-Service” Dokumente zur Unterschrift zu generieren.

Verwenden Sie beschriftete Eingabefelder in Ihrer Vorlage

Eine gute Möglichkeit, mehr aus DocuSign herauszuholen, ist das Hinzufügen von Feldern wie 'Name', 'Datum' und 'Signatur' zu Ihren Formularen. Wenn Ihr Formular viele Eingabefelder beinhaltet, ist es für den Datenexport ratsam, die einzelnen Eingabefelder  auch zu beschriften.

Gehen Sie mit der Logik der bedingten Felder noch einen Schritt weiter. Mit bedingten Feldern können Sie dynamische Dokumente erstellen, die einen bedingten Workflow unterstützen - d. h. nur wenn ein Empfänger ein Kontrollkästchen ankreuzt oder eine Frage beantwortet, wird ein neues Feld angezeigt.

Wenn der Empfänger z.B. in einer Liste "Andere" ankreuzt, erscheint ein Feld, das nach weiteren Details fragt. Oder Sie können auf Ihrem Bestellformular ein Kontrollkästchen anbieten, mit dem Kunden eine von ihrer Rechnungsadresse abweichende Lieferadresse anfordern können und das Textfeld für eine Lieferadresse nur dann angezeigt wird, wenn Sie es ankreuzen.

Bedingte Felder tragen dazu bei, Ihr Formular sauber und logisch zu halten, so dass es für die Empfänger viel einfacher ist, genau zu wissen, welche Informationen Sie Ihnen geben müssen.

Vergessen Sie nicht, dass Sie auch Erinnerungen setzen können. Erinnerungen sind eine weitere großartige Funktion von DocuSign. Wenn Sie eine lange To-Do-Liste haben und wie ein Profi Multi-Tasking betreiben, ist diese Funktion äußerst hilfreich.

Sie können zum Beispiel eine Erinnerung einrichten, so dass, wenn eine Person nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens antwortet, sie einen kleinen „Stups“ bekommt. Wenn die Erinnerungsfunktion das Erinnern für Sie übernimmt, brauchen Sie sich nicht darum zu kümmern und versäumen keine wichtigen Fristen mehr.

Haben Sie noch Fragen?

DocuSign ist hier, um Ihnen dabei zu helfen, fortgeschrittene Funktionen zu nutzen, damit Sie Ihre Arbeitsprozesse so effektiv wie möglich gestalten können. Wenn Sie Hilfe beim Einrichten dieser Funktionen in Ihrem Unternehmen benötigen, kontaktieren Sie uns noch heute!

 

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