Nicht ohne meine Vorlage

Mithilfe einer Vorlage Angebote erstellen und zum elektronischen Signieren versenden – das Ganze ohne Kosten aufzuwenden. 

Sie erstellen oft Angebote, die online signiert werden müssen? Dann können Sie mit einer Vorlage jede Menge Zeit sparen. Ihr Angebot landet so schneller beim Unterzeichner, womit Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus sind. Gleichzeitig stellen Sie mit einer entsprechend vorbereiteten Vorlage sicher, dass jedes Angebot alle erforderlichen Angaben und rechtlichen Hinweise enthält. Gerade für kleinere Unternehmen ist die Angebotserstellung oft der schwierigste Teil. Dabei ist es im Geschäft enorm wichtig, möglichen Konkurrenten zuvorzukommen. Mit einer Angebotsvorlage lässt sich der Angebotsprozess ganz einfach abkürzen.

Wenn Sie Angebotsvorlagen erstellen und zum Signieren versenden möchten, empfehlen wir Ihnen, sich für die kostenlose Probeversion von DocuSign zu registrieren.

Wieso sollten Sie Vorlagen verwenden? 

Vorlagen helfen dabei, den Sendevorgang zu optimieren, wenn Sie häufig dieselben oder ähnliche Dokumente senden oder Dokumente an ähnliche Personengruppe senden. Eine Vorlage kann mehrere Dateien enthalten und je nach Wunsch mit oder ohne Signaturreihenfolge an einen oder mehrere Empfänger gesendet werden. Vorlagen können auch die Signaturanweisungen für das Dokument enthalten.

Vorlagen sind flexibel. Sie können eine Vorlage unverändert verwenden, ohne Änderungen vorzunehmen, oder Sie können eine Vorlage als Ausgangspunkt für Ihr Dokument verwenden. Sie können alle Aspekte einer Vorlage ändern und Ihr Dokument nach Ihren Wünschen anpassen.

Was funktioniert am besten? Ein neues Angebotsdokument verwenden, mit einer Angebotsvorlage arbeiten oder anhand einer Vorlage ein Angebotsdokument erstellen?

Letztlich kommt es darauf an, wie oft Sie Angebote versenden. Wenn Sie ein Angebot nur einmalig versenden möchten, können Sie das entsprechende Dokument in DocuSign hochladen und dann mit DocuSign fortfahren. Falls Sie jedoch öfters Angebote verschicken, ist es sinnvoll, eine Angebotsvorlage zu erstellen. Anhand dieser Vorlage können Sie dann später konkrete Angebote für bestimmte Aufträge oder Projekte erstellen.

Angebotsvorlagen erstellen

Wenn Sie regelmäßig Angebote zum elektronischen Signieren versenden, ist es sinnvoll, mit DocuSign eine Vorlage mit entsprechenden Textbausteinen und Feldern für die wichtigsten Inhalte zu erstellen. Solche Vorlagen können konkrete Namen  – wie in einem ganz normalen Dokument – oder allgemeinere Rollenbezeichnungen enthalten. Beispielsweise haben Sie die Möglichkeit, anstelle eines Personennamens eine Funktionsbeschreibung der Person einzusetzen, die regelmäßig an Transaktionen dieser Art beteiligt ist. Die so erstellte Vorlage dient später als Grundlage für ein individuelles, an das jeweilige Projekt angepasstes Dokument.

So erstellen Sie eine Angebotsvorlage und versenden sie zum elektronischen Signieren:

Schritt 1: Registrieren Sie sich für ein kostenloses DocuSign-Probekonto und melden Sie sich dann darin an.

Schritt 2: Klicken Sie in der Registerkarte „Vorlagen“ auf „Neue Vorlage“.

Schritt 3: Laden Sie das Angebotsdokument von Ihrem Computer oder aus der Cloud hoch. Dieses Dokument dient als Grundlage für die neue Angebotsvorlage.

Schritt 4: Geben Sie die Angebotsempfänger ein (entweder konkrete Personen oder allgemeine Rollenbezeichnungen), fügen Sie eine Standardnachricht für das Angebot hinzu und versehen Sie die Stellen, an denen die Empfänger signieren sollen, mit Tags. Klicken Sie auf „Speichern und schließen“. Die Vorlage ist nun einsatzbereit.

Schritt 5: Wenn Sie ein Angebotsdokument versenden möchten, öffnen Sie die Vorlage, fügen Sie die Platzhalterfelder für das entsprechende Projekt ein, nehmen Sie alle ggf. nötigen Anpassungen vor und klicken Sie dann auf „Senden“. 

Gleichzeitig Angebote signieren lassen und Zahlungen kassieren

Nachdem ein Angebot angenommen wurde, muss oftmals eine Anzahlung oder Vorauszahlung geleistet werden. Mit DocuSign Payments können Sie Zahlungen schon in dem Moment kassieren, in dem Ihre Kunden signieren. Dazu müssen Sie lediglich mit der gebührenpflichtigen Version von DocuSign ein Tag an der Stelle im Angebot hinterlassen, an der die Zahlung erfolgen soll. Ihre Kunden können dann per Kreditkarte, Apple Pay oder Android Pay zahlen.

Die Vorteile von DocuSign Payments:

• Von überall auf der Welt und von jedem Gerät aus, bieten Sie ein ausgezeichnetes Kundenerlebnis.
• Erhalten Sie Zahlungen schneller. Beschleunigen Sie den Zahlvorgang und eliminieren Sie das Risiko der Nichteinzahlung.
• Vermeiden Sie Kosten, Fehler und Zeit, die mit der manuellen Erfassung von Zahlungen verbunden sind. 

Erfahren Sie mehr über DocuSign Payments in unserem Blog 8 Fakten über DocuSign Payments. 

DocuSign-Funktionen zur Erstellung von Angebotsvorlagen und zum Einholen von Online-Signaturen

Dank der DocuSign-Platzhalterfelder können Sie konkrete Angaben (z. B. die Empfängernamen und andere Details) für ein bestimmtes Projektangebot später nachtragen. Danach müssen Sie nur noch auf „Senden“ klicken, fertig! So sind Sie der Konkurrenz immer einen Schritt voraus. Angebote versenden und signieren, Zahlungen kassieren – all dies wird mit DocuSign zum Kinderspiel.

Was ist der Unterschied zwischen Vorlagen und Dokumenten?

Das Erstellen einer Vorlage ist so einfach wie das Einrichten eines Dokuments. Der Hauptunterschied besteht darin, dass ein Dokument eine einmalige Transaktion ist und eine Vorlage eine Entwurf für wiederholbare Transaktionen ist. Mit Vorlagen können Sie gewünschte Personen hinzufügen, genau wie beim Erstellen eines regulären Dokuments. Sie können aber auch Platzhalterrollen definieren, d.h keine tatsächlichen Personen, sondern eine Rolle, die mithilfe der Vorlage regelmäßig an einer Transaktion teilnehmen würde. In der Regel weisen Sie bei Vorlagen eher Rollen als gewünschte Personen zu, da sich Ihre Empfänger und Unterzeichner möglicherweise jedes Mal ändern, wenn Sie die Vorlage verwenden.

Das NDA-Vorlagenbeispiel zeigt eine Situation, in der Sie eine Platzhalterrolle für Ihren Vorlagenempfänger anstelle einer benannten Person festlegen würden.

Vorlagen freigeben

Durch das Freigeben einer Vorlage gestatten Sie anderen Benutzern oder Benutzergruppen Ihres Kontos, auf die Vorlage zuzugreifen und sie zum Einholen von Signaturen zu verwenden. Wenn Sie für Ihr DocuSign-Konto über Berechtigungen zum Freigeben von Vorlagen verfügen, können Sie jede von Ihnen erstellte Vorlage freigeben. Informationen zur Freigabe von Vorlagen

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