Automatisieren Sie Ihr Vertragsmanagement mit DocuSign CLM Essentials

Autor - Austin Miller

Wenn Organisationen wachsen, müssen Vertragsteams immer mehr und komplexere Verträge abschließen, erhalten aber in der Regel keine zusätzlichen Ressourcen, um die zunehmende Arbeit zu bewältigen. Das Unternehmen expandiert, um mehr Produkte anzubieten, neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einzustellen, neue Kundinnen und Kunden zu finden und den Umsatz zu steigern. Vertragsgenehmiger sind oft überfordert, diese Aktivitäten ohne die richtigen Tools zu dokumentieren. In der Anfangsphase des Wachstums genügen E-Mail-Postfächer, Tabellenkalkulationen und lokaler Speicherplatz, aber diese Tools versagen bei größerem Volumen. 

Ab einem bestimmten Vertragsvolumen ist spezielle Technologie für das Vertragsmanagement (Contract Lifecycle Management, kurz CLM) unerlässlich für Organisationen. Allzu oft enthalten diese CLM-Lösungen jedoch einen komplexeren Funktionsumfang, als ein wachsendes Unternehmen für den Anfang benötigt. Sie beanspruchen mehr Geld und Implementierungszeit, als Organisationen in dieser Wachstumsphase investieren können. Die Unternehmen stehen dann vor dem Problem, dass sie sich zwischen keiner CLM-Technologie und einer Plattform mit viel zu vielen Funktionen entscheiden müssen. DocuSign bietet hier einen Mittelweg.

Heute geben wir die Verfügbarkeit von DocuSign CLM Essentials bekannt, einem Vertragsmanagement-Tool, das speziell für wachsende Organisationen entwickelt wurde. Es verfügt über alle Funktionen, die Ihr Team benötigt, um Verträge zu zentralisieren, Vertragsprozesse zu standardisieren und unnötige Aufgaben durch Automatisierung zu eliminieren. CLM Essentials ist so konzipiert, dass Sie innerhalb von Wochen und nicht Monaten mit einer CLM-Lösung beginnen können, Sie schnell Ergebnisse erzielen und bei Bedarf das Tool einfach erweitern können.

In diesem Blog gehen wir auf die Grundlagen der Einführung eines CLM ein. Zudem schaffen wir einen Überblick über das Tool und nennen einige Anzeichen dafür, dass es für Ihr Team an der Zeit ist, eine Lösung einzuführen. Denken Sie beim Lesen darüber nach, wie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen heute Verträge erstellen, verhandeln, unterzeichnen und speichern. Stellen Sie sich ein paar grundlegende Fragen: Welche Technologien werden verwendet? Wer hat Zugang zu diesen Tools? Auf welche Probleme stoßen Sie dabei? Wie werden sich Ihre Bedürfnisse mit dem weiteren Wachstum Ihres Unternehmens ändern?

Was ist ein CLM-Tool?

Bevor Sie eine Entscheidung darüber treffen können, ob Ihre Organisation von der CLM-Technologie profitieren kann, müssen Sie zunächst verstehen, was ein CLM ist. Kurz gesagt: CLM vereinfacht den Vertragsprozess durch:

1. Standardisierung der Vertragsarbeit in konsistente, wiederholbare Prozessen
2. Automatisierung von manuellen Vertragsprozessen
3. Zentralisierung der Vertragsaktivitäten aller Parteien auf einer einzigen Plattform

Ein CLM-Tool ist eine Plattform, die unübersichtliche Workflows aus Word-Dokumenten, Posteingängen, Tabellenkalkulationen, lokalen Festplatten und anderen Tools ersetzen kann, die Teams bisher für die Verwaltung von Verträgen verwendet haben. Diese Technologien sind nicht für die Verwaltung von Verträgen ausgelegt und lassen sich nicht skalieren, wenn Vertragsvolumen und Komplexität zunehmen.

Mit einem CLM-Tool kann jedes Team seine bestehenden Verträge schnell organisieren und einen konkreten Prozess für die Verwaltung aller zukünftigen Verträge erstellen. Auf diese Weise können Vertriebs- und Rechtsteams auf einfache Weise mit klar definierten Vertragsschritten, automatisierten Übergaben und weniger Arbeitsaufwand zusammenarbeiten. Das Ergebnis sind schnellere und sicherere Geschäftstransaktionen.

CLM kann als eigenständige Lösung zur Unterstützung vielbeschäftigter Rechtsteams eingesetzt werden. Es dient als zentraler Knotenpunkt für alle vertragsbezogenen Aktivitäten: Die Erstellung neuer Dokumente, Aushandlung von Bedingungen, Automatisierung von Arbeitsabläufen, Durchsuchen abgeschlossener Verträge und vieles mehr. 

Aber ein Vertragsmanagement-Tool ist nicht nur für Rechtsteams geeignet. Die Technologie wird noch effektiver, wenn sie mit anderen gängigen Geschäftssystemen integriert wird. Durch die Verbindung einer CLM-Lösung mit der Technologie für elektronische Signaturen kann beispielsweise der gesamte Vertragsprozess auf einer einzigen Plattform abgewickelt werden, wodurch der Vertragsabschluss wesentlich schneller und risikoärmer wird. Die Verbindung einer CLM-Lösung mit einem CRM-Tool (z. B. Salesforce) bietet Vorteile für das Vertriebsteam, da Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen den gesamten Vertragsprozess abschließen können, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung verlassen zu müssen.

5 Anzeichen, dass Sie eine CLM-Lösung benötigen

Bevor Sie entscheiden, ob Ihre Organisation CLM benötigt, müssen Sie Ihren aktuellen Vertragsprozess untersuchen. Berücksichtigen Sie die Arten von Verträgen, die Ihr Unternehmen abwickelt, sowie die taktischen Schritte, die mit den Vertragsprozess verbunden sind. Lesen Sie sich die folgenden Anzeichen eines ineffizienten Vertragssystems durch und überlegen Sie, welche Möglichkeiten sich durch eine effizientere Vertragsplattform ergeben würden.

1. Ihre Verträge und Prozesse sind komplex. In der Anfangsphase des Unternehmenswachstums ist das Vertragsvolumen gering und Dokumente können ad hoc verwaltet werden. Wenn das Unternehmen expandiert, werden viele Personen und Systeme in den Vertragsprozess einbezogen. Auch die Verträge selbst werden immer komplexer und enthalten unterschiedliche Klauseln, die sich auf Bündelung, Rabatte, Vorschriften, SKUs und mehr beziehen. Wenn Ihr Team zu viele Tools verwendet (drei oder mehr), vergeuden Sie wahrscheinlich die Zeit Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und gehen unnötige Risiken ein. 
2. Ihre Verträge sind nicht standardisiert. Wenn Verträge nicht standardisiert sind, verbringt das Team viel zu viel Zeit mit der manuellen Bearbeitung von Bedingungen und Konditionen während der Verhandlungen. Außerdem ist es zeitaufwändig, abgeschlossene Verträge zu durchsuchen, um Risiken und Chancen zu erkennen, da die Bedingungen für jeden Vertrag unterschiedlich sind. Standardformulare führen zu einheitlichen Dokumenten. Sie sind auch viel einfacher zu erstellen, auszuhandeln, abzuschließen und zu verstehen.
3. Ihre Vereinbarungen betreffen mehrere Beteiligte. Jüngste Untersuchungen von DocuSign zeigen, dass der durchschnittliche Vertrag in einem wachsenden Unternehmen (weniger als 500 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen) 2,9 Versionen und 4,4 Genehmiger durchläuft, bevor er abgeschlossen wird. Ohne eine Plattform, die speziell für die Verwaltung von Verträgen entwickelt wurde, kann es unhandlich oder sogar unmöglich sein, all die Verhandlungen, Übergaben und Unterschriften zu verwalten, die mit diesem Prozess verbunden sind.
4. Ihre Verträge müssen nach dem Abschluss analysiert und verwaltet werden. Die meisten Verträge erfordern eine kontinuierliche Analyse und Verwaltung - sei es zur Nachverfolgung von Verpflichtungen und Meilensteinen, Risikoanalyse oder Überwachung der Ausgaben von Lieferanten. Ohne eine CLM-Lösung dauert es mehr als 2 Stunden, um einen Vertrag zu finden und einen relevanten Abschnitt der Vertragsbedingungen ausfindig zu machen. Mit der zentralen Speicherung und den Suchfunktionen eines CLM sparen Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen viel Zeit bei der Verwaltung des wachsenden Vertragsbestandes.
5. Sie verwenden immer noch Stift und Papier, um Verträge zu unterzeichnen. Wenn Ihre Organisation Verträge immer noch per E-Mail verschickt, um sie auszudrucken, händisch zu unterschreiben und dann per Scan oder Fax zurückzuschicken, ist es an der Zeit, Ihren Prozess zu verbessern. Ihr Vertragsprozess ist nur so schnell wie Ihr langsamster Schritt. Wenn Sie also noch immer mit Stift und Papier arbeiten, und sei es auch nur für einen kleinen Prozentsatz Ihrer Verträge, werden Sie auf Probleme stoßen. Die beste Möglichkeit, die elektronische Signatur in Ihren Vertragsprozess einzubinden, besteht in der Regel darin, mit einem CLM-System zu beginnen, das die elektronische Signatur bereits integriert hat.

Was macht DocuSign CLM Essentials zum richtigen CLM für meine Organisation?

CLM Essentials wurde speziell für wachsende Organisationen entwickelt, die nach ihrer ersten Lösung für das Management Ihres Vertragszyklus suchen. Es wurde entwickelt, um als zentraler Knotenpunkt zu dienen, um Vertrags-Workflows zu standardisieren, gängige Schritte in diesem Prozess zu automatisieren und das Archiv von abgeschlossenen Verträgen zu organisieren. Mit einer nativen Integration der beliebten E-Signatur von DocuSign, kann CLM Essentials jeden Vertrag mit nur wenigen Klicks zur Genehmigung weiterleiten.

Da CLM Essentials in nur wenigen Wochen zu geringen Kosten eingerichtet werden kann, beschleunigt es Geschäftsabläufe und reduziert Risiken unmittelbar. Es lässt sich als Stand-Alone-Lösung nutzen oder in Salesforce integrieren, so dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in kürzester Zeit über Geschäftsbereiche hinweg zusammenarbeiten können. DocuSign-Experten und -Expertinnen unterstützen Sie in jeder Phase des Implementierungsprozesses, einschließlich einer kostenlosen Online-Schulung, die jede Nutzerin und jeder Nutzer in seinem eigenen Tempo absolvieren kann.

CLM Essentials wurde entwickelt, um Vertriebsteams dabei zu helfen, Geschäfte schneller abzuschließen und Rechtsteams genau das richtige Maß an Übersicht zu geben, um Compliance zu erhöhen und Risiken zu reduzieren. Mit einem intuitiven administrativen Backend ist es einfach, einen Workflow per Drag-and-Drop einzurichten und jedem Nutzer sowie jeder Nutzerin die richtige Zugriffsebene zu geben. Die in Essentials enthaltenen Standardvorlagen wurden auf der Grundlage jahrzehntelanger Erfahrung und Best-Practice-Forschung erstellt und sind somit das perfekte Tool für jedes Team, das den ersten Schritt in Richtung CLM wagt.

Für eine wachsendes Organisation, die einen komplexen Vertragsprozess effizient automatisieren möchte, bietet CLM Essentials alle grundlegenden Tools für den Vertragszyklus, ohne Funktionen, die CLM-Neulinge noch nicht benötigen. Wenn Ihre Organisation wächst und komplexere Vertragsabschlüsse übernimmt, wächst DocuSign mit Ihnen und bietet Upgrades auf robustere CLM-Technologie mit nur wenigen Klicks. 

Erfahren Sie mehr über DocuSign CLM Essentials in unserem Video: