Datenschutzhinweis für Bewerber und Kandidaten

Versionsdatum:  1. Januar 2020

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig. Dieser Hinweis legt dar, wie DocuSign, Inc. und seine verbundenen Unternehmen („wir“, „unser“ oder „wir“) personenbezogene Daten von Bewerbern oder Kandidaten (zusammen „Sie“) erheben und nutzen und/oder wenn Sie auf unsere Karriere-Websites, einschließlich docusign.com/company/careers (die „Websites“) zugreifen oder diese nutzen.

Dieser Hinweis bezieht sich nicht auf Ihre Nutzung von DocuSigns Dienstleistungen als Verbraucher oder auf Websites und Anwendungen Dritter, die Sie möglicherweise nutzen, einschließlich aller auf unseren Sites verlinkten Websites. Sie sollten die Bedingungen und Richtlinien für Websites und Anwendungen Dritter durchlesen, bevor Sie auf Links klicken.

Wir empfehlen Ihnen, diesen Hinweis vollständig zu lesen, um sicherzustellen, dass Sie umfassend informiert sind. Wenn Sie jedoch auf einen bestimmten Abschnitt dieses Hinweises zugreifen möchten, beachten Sie bitte das unten stehende Inhaltsverzeichnis.

  1. Wie wir personenbezogene Daten erheben
  2. Nutzung personenbezogener Daten
  3. Weitergabe personenbezogener Daten
  4. Speicherung personenbezogener Daten
  5. Ihre Auswahlmöglichkeiten
  6. Ihre Datenschutzrechte
  7. Wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen
  8. Änderungen dieser Erklärung zur Richtlinie
  9. Wie Sie uns kontaktieren können

1. Wie wir personenbezogene Daten erheben

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Besetzung offener Stellen und der Rekrutierung von Stellenbewerbern. Siehe Abschnitt 2 (Nutzung personenbezogener Daten) für die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten und Abschnitt 3 (Weitergabe personenbezogener Daten) für Dritte, an die wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben.

Wir erheben bestimmte personenbezogene Daten direkt von Ihnen, z. B. wenn Sie Formulare mit einem Namen oder einer E-Mail-Adresse ausfüllen. Wir können auch aus anderen Quellen personenbezogene Daten über Sie erheben, z. B. wenn wir Ihre Kontaktinformationen auf Websites wie unter anderem LinkedIn finden oder wenn wir mit Personalvermittlungsagenturen zusammenarbeiten, die Kontaktinformationen von Personen bereitstellen, die an einer Beschäftigung bei DocuSign interessiert sein könnten.

Sie haben die Wahl, ob Sie unsere Websites besuchen oder uns personenbezogene Daten zur Verfügung stellen. Für die Auswahlmöglichkeiten, die Sie haben können, lesen Sie bitte Abschnitt 5 (Ihre Auswahlmöglichkeiten) dieses Hinweises.

Personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erheben.

Wir erheben die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

  • Kennungen und Kontaktinformationen wie Name, Geburtsdatum, staatliche Identifikationsnummern, Foto, E-Mail-Adresse, Postanschrift und Telefonnummer.
  • Berufs- oder beschäftigungsbezogene Informationen wie Lebenslauf, CV, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisstatus, beruflicher Werdegang, beruflicher Hintergrund, Arbeits- und persönliche Referenzen und Social-Media-Name oder LinkedIn-Profil.
  • Bildungsbezogene Informationen wie z. B. Ausbildung, Qualifikationen, Zertifikate und Fähigkeiten.
  • Daten für die Überwachung der Vielfalt, wenn die Erfassung solcher Daten gesetzlich erlaubt ist, wie z. B. Veteranenstatus, Geschlecht, Herkunft, ethnische Zugehörigkeit und Behinderungen.
  • Informationen zur Staatsbürgerschaft oder Einwanderung, z. B. für Visazwecke, und Informationen zum Recht auf Arbeit.
  • Vor-Ort-Überwachung für Sicherheitszwecke, wie z. B. Videoüberwachung, wenn Sie zu einem Vorstellungsgespräch in unsere Räumlichkeiten kommen.
  • Andere personenbezogene Daten, die Sie uns freiwillig im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung um eine Anstellung übermitteln, wie Kontaktinformationen oder Referenzen, Informationen, die in einem Vorstellungsgespräch offengelegt wurden, die Vergütungshistorie und die persönliche Situation.

Ihre wichtigste Entscheidung für diese Art von personenbezogenen Daten ist einfach, diese nicht zur Verfügung zu stellen, z. B. indem Sie keine Bewerbung bei DocuSign einreichen. Für andere Auswahlmöglichkeiten, die Sie haben können, lesen Sie bitte Abschnitt 5 (Ihre Auswahlmöglichkeiten) dieses Hinweises.

Personenbezogene Daten, die wir aus anderen Quellen erheben. Wir können personenbezogene Daten über Sie von anderen erheben, wie z. B:

  • Drittquellen. Beispiele für Drittquellen sind: Arbeitsvermittlungsagenturen, Agenturen für Hintergrundüberprüfungen, Personalvermittlungsagenturen, Dienstleister, ehemalige Arbeitgeber und/oder Schulen und Bildungseinrichtungen, öffentlich zugängliche Informationen auf Websites oder in sozialen Medien (z. B. bei Bewerbungen über LinkedIn) und andere, bei denen es ihnen gesetzlich erlaubt ist, Ihre personenbezogenen Daten an uns weiterzugeben. Wenn Sie sich z. B. auf einer anderen Website registrieren, um von potenziellen Arbeitgebern kontaktiert zu werden, kann die Website Ihre personenbezogenen Daten an uns weitergeben.
  • Personen, die Sie empfehlen. Andere Personen können uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen. Wenn beispielsweise ein Freund glaubt, dass Sie an einer Stelle bei DocuSign interessiert sein könnten, wird er oder sie uns Ihre Kontaktdaten und Ihren Lebenslauf übermitteln.
  • Kombinieren personenbezogener Daten aus verschiedenen Quellen. Wir können die personenbezogenen Daten, die wir aus anderen Quellen erhalten, mit personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erheben, kombinieren und sie wie in diesem Hinweis beschrieben nutzen.

2. Nutzung personenbezogener Daten

Im Allgemeinen erheben, nutzen, speichern und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um:

  • Ihre Bewerbung für eine Beschäftigung zu bearbeiten;
  • Ihre Beziehung mit uns zu verwalten;
  • Sie im Rekrutierungs- und Einstellungsverfahren zu bewerten, einschließlich der Bewertung Ihrer Eignung für offene Stellen bei DocuSign;
  • Sie oder andere in Ihrem Namen (auch per E-Mail) über geeignete Stellenangebote zu kontaktieren, sobald sich diese ergeben;
  • Vielfalt und gleichberechtigte Beschäftigungsmöglichkeiten zu überwachen;
  • gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen; und
  • die Trends bei der Einstellung von Arbeitskräften mit aggregierten und anonymen Daten zu analysieren.

Andere Nutzungen. Wir können die von uns erhobenen personenbezogenen Daten kombinieren („aggregieren“) oder Teile der personenbezogenen Daten entfernen („de-identifizieren“), um die Identifizierung einer Person einzuschränken oder zu verhindern und bei Zielen wie Forschung und Rekrutierung zu helfen. Dieser Hinweis gilt nicht für die Nutzung solcher aggregierten oder de-identifizierten Daten.

Gesetzliche Grundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wenn das europäische Datenschutzgesetz Anwendung findet und DocuSign als Verantwortlicher handelt, hängt unsere rechtmäßige Grundlage für die Erhebung und Nutzung der in diesem Hinweis beschriebenen personenbezogenen Daten von den betreffenden personenbezogenen Daten und dem spezifischen Kontext ab, in dem wir sie erheben oder nutzen.

Wir erheben oder nutzen normalerweise personenbezogenen Daten von Ihnen oder anderen, wenn die Verarbeitung in unserem rechtmäßigen Interesse liegt und nicht durch Ihre Datenschutzinteressen oder Grundrechte und -freiheiten aufgehoben werden. In einigen Fällen sind wir möglicherweise gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten zu erheben oder aufzubewahren, oder wir benötigen die personenbezogenen Daten, um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die einer anderen Person zu schützen. Zum Beispiel können unsere rechtmäßigen Interessen Folgendes sein:

  • Personenbezogene Daten aufzubewahren, um die geltenden Gesetze und Vorschriften für Beschäftigungs- und Betriebsräte einzuhalten.
  • Personenbezogene Daten zu nutzen, um die Kommunikation mit Ihnen zu erleichtern und Datenanalysen durchzuführen, um die Einstellung geeigneter Bewerber und Interessenten gemäß den besten Einstellungspraktiken zu gewährleisten.
  • Bewerber zu verwalten und unsere Rekrutierungsprozesse effizient und fair durchzuführen.

Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen bezüglich der rechtmäßigen Grundlage, auf der wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und nutzen, benötigen, wenden Sie sich bitte mittels der in Abschnitt 9 (Kontaktaufnahme) dieser Mitteilung angegebenen Kontaktdaten an uns.

3. Weitergabe personenbezogener Daten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte in einer Weise weiter, die nach den geltenden Gesetzen als Verkauf angesehen würde.

Wir geben personenbezogene Daten wie folgt weiter:

  • Dienstleister. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an andere Unternehmen weiter, die wir zur Unterstützung unserer Dienstleistungen nutzen. Diese Unternehmen bieten Dienstleistungen wie Talentakquise und -verwaltung, Überprüfung des kriminellen Hintergrundes und Überprüfung der Beschäftigungsgeschichte. Wir haben Verträge mit unseren Dienstleistungsanbietern, die den Schutz und die ordnungsgemäße Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten regeln.
  • Verbundene Unternehmen. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an verbundene Unternehmen, die im gemeinsamen Besitz oder unter der gemeinsamen Kontrolle von DocuSign, Inc. stehen, weiter.
  • Personalvermittlungsagenturen. Wir können Ihre personenbezogenen Daten mit Personalvermittlungsagenturen teilen, denen Sie Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt haben, oder Ihre personenbezogenen Daten den Personalvermittlungsagenturen öffentlich zugänglich machen.
  • Ihr Arbeitgeber oder Organisation oder Referenzüberprüfungen. Wenn Sie sich für eine Stelle bei DocuSign bewerben, können wir Ihren früheren oder aktuellen Arbeitgeber kontaktieren, um Ihre Beschäftigungsgeschichte oder Ihre Referenzen, falls Sie diese zur Verfügung gestellt haben, zu überprüfen.
  • Öffentliche oder staatliche Behörden. Wir können Ihre personenbezogenen Daten weitergeben, um geltendes Recht zu befolgen oder um auf rechtliche Verfahren (wie eine Vorladung) zu reagieren. Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch weitergeben, wenn die physische Sicherheit einer Person bedroht ist, wenn gegen diesen Hinweis oder andere Vereinbarungen verstoßen wird oder um die gesetzlichen Rechte Dritter, einschließlich unserer Mitarbeiter, Benutzer oder der Öffentlichkeit, zu schützen. Für weitere Informationen lesen Sie bitte unsere Richtlinien zur Rechtsdurchsetzung (https://www.docusign.com/legal/law-enforcement).
  • Geschäftliche Transaktionen. Wir können Ihre personenbezogenen Daten während einer Unternehmenstransaktion, wie z. B. einer Fusion oder dem Verkauf unserer Vermögenswerte, oder als Teil der Due Diligence für solche geplanten Transaktionen weitergeben. Wenn eine Unternehmenstransaktion stattfindet, werden wir Sie über alle Änderungen zur Kontrolle Ihrer personenbezogenen Daten sowie über Ihre Auswahlmöglichkeiten informieren.
  • Einwilligung. Wir können Ihre personenbezogenen Daten auf andere Weise weitergeben, wenn Sie uns darum gebeten oder Ihre Einwilligung gegeben haben.

4. Speicherung personenbezogener Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nicht länger, als es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Die Speicherdauer für personenbezogene Daten hängt von den Zwecken ab, für die wir sie erhoben und genutzt haben und/oder wie es zur Einhaltung der geltenden Gesetze erforderlich ist. Im Allgemeinen bedeutet dies, dass DocuSign Ihre personenbezogenen Daten aufbewahrt, um jegliche Aufbewahrungs- oder gesetzliche Einschränkungen zu erfüllen und wie für DocuSigns Rekrutierungsprozesse erforderlich, einschließlich der Beantwortung von Rekrutierungsanfragen. Wo es technische Beschränkungen gibt, die eine Löschung oder Anonymisierung verhindern, schützen wir personenbezogene Daten und schränken die aktive Nutzung ein.

5. Ihre Auswahlmöglichkeiten

Dieser Abschnitt beschreibt viele der Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Erhebung, Nutzung oder Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zu ändern oder einzuschränken.

  • Bewerbung. Sie können auf Ihre Bewerbung zugreifen und diese überprüfen. Wenn personenbezogene Daten ungenau oder unvollständig sind, können Sie Änderungen vornehmen, indem Sie eine E-Mail an hr@docusign.com schicken.
  • Nachrichten zur Rekrutierung. Sie können die von uns gesendeten E-Mail-Nachrichten zur Anwerbung von Mitarbeitern ablehnen. Sie können sich von diesen Nachrichten abmelden, indem Sie auf den Link „Abmelden“ in der E-Mail-Nachricht klicken. Bitte beachten Sie, dass wir Ihnen möglicherweise eine Nachricht senden, um zu bestätigen, dass Sie sich abmelden möchten.
  • Beschwerden. Wir sind bestrebt, berechtigte Beschwerden über Ihren Datenschutz und unsere Erhebung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu lösen. Bei Fragen oder Beschwerden bezüglich unserer Datennutzungspraktiken oder dieses Hinweises kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@docusign.com.

6. Ihre Datenschutzrechte

Sie können bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben, die den lokalen Datenschutzgesetzen unterliegen. Zu diesen Rechten können gehören:

  • Sie können die folgenden Informationen anfordern: wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und nutzen; die Kategorien der betroffenen personenbezogenen Daten; die Kategorien der Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten; wie wir Ihre personenbezogenen Daten erhalten haben und ihre Quelle; unseren Geschäftszweck für die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten; und wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten nutzen oder speichern oder die Art und Weise, wie wir relevante Aufbewahrungsfristen festlegen.
  • Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten zu korrigieren.
  • In bestimmten Situationen können Sie verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten löschen/entfernen oder nicht mehr nutzen (und der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen) oder Ihre personenbezogenen Daten exportieren.
  • Sie können jederzeit verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für Rekrutierungszwecke verwenden. Weitere Informationen zu Ihren Auswahlmöglichkeiten finden Sie in Abschnitt 5 (Ihre Auswahlmöglichkeiten) dieser Mitteilung.
  • Sie haben das Recht, uns über die Nutzung, Speicherung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten nach Ihrem Tod zu informieren.
  • Sie haben das Recht, jederzeit Fragen oder Beschwerden bei Ihrer örtlichen Datenschutzbehörde vorzubringen.
  • Wir werden angemessene Schritte unternehmen, um Ihre Identität zu überprüfen. Sie können einen Vertreter bevollmächtigen, in Ihrem Namen eine Anfrage an uns zu richten, und wir werden die Identität Ihres Vertreters oder bevollmächtigten Rechtsvertreters überprüfen, indem wir entweder eine Bestätigung von Ihnen oder Dokumente einholen, die die Berechtigung des Vertreters, in Ihrem Namen zu handeln, belegen.

Bitte beachten Sie, dass Ihre Rechte und Auswahlmöglichkeiten je nach Ihrem Standort variieren. Bestimmte personenbezogene Daten können nach geltendem Recht von solchen Anfragen ausgenommen sein.

Wenn Sie diese Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an uns unter https://support.docusign.com/SAR oder per E-Mail an subjectaccessrequest@docusign.com.

Datenübertragungen in die USA und in Drittländer. Wir können Ihre personenbezogenen Daten zur weiteren Verarbeitung außerhalb Ihrer Gerichtsbarkeit übertragen. DocuSign hat verbindliche Unternehmensregeln verabschiedet, um den Transfer personenbezogener Daten aus dem EWR an DocuSign außerhalb des EWR zu erleichtern.

DocuSign, Inc. ist der Datenverantwortliche für personenbezogene Daten, die von DocuSign für die Websites verarbeitet werden. Wenn Sie sich im EWR befinden, ist der gesetzliche Vertreter von DocuSign, Inc. die DocuSign International (EMEA) Ltd. mit Sitz in 5 Hanover Quay, Ground Floor Dublin 2, Republic of Ireland.

7. Wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen

Um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, benutzen wir physische, elektronische und verwaltungstechnische Hilfsmittel. Wir wenden diese Instrumente auf der Grundlage der Sensibilität der personenbezogenen Daten, die wir erheben, nutzen und speichern, und des aktuellen Stands der Technik an. Wir schützen Ihre personenbezogenen Daten durch technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um die Risiken zu minimieren, die mit Datenverlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff sowie unbefugter Offenlegung und Änderung verbunden sind.

8. Änderungen an diesem Richtlinienhinweis

Wir können diesen Hinweis von Zeit zu Zeit ändern. Wir werden alle Änderungen an diesem Hinweis auf dieser Seite veröffentlichen. Jede Version dieses Hinweises ist oben auf der Seite durch das Versionsdatum gekennzeichnet.

9. Wie Sie uns kontaktieren können

Bei Fragen oder Beschwerden bezüglich der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten oder dieser Mitteilung kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@docusign.com oder DocuSign, zu Händen von: Privacy Team, 221 Main Street, Suite 1550, San Francisco, CA 94105, USA.