FAQs zu standardbasierten Signaturen

• Worin besteht der Unterschied zwischen digitalen Signaturen und elektronischen Signaturen?

  Technisch gesehen ist die digitale Unterschrift eine Sonderform de elektronischen Unterschrift. Die digitale Signatur stützt sich auf die Verwendung eines standardisierten Signaturformats (PAdES für PDF-Dateien) sowie ein formalisiertes Verfahren zur Überprüfung der Identität des Unterzeichners und eine starke Authentifizierung des Unterzeichners (mindestens Zwei-Faktoren-Authentifizierung). Die DocuSign-Plattform ermöglicht digitale Unterschriften nach europäischen Vorgaben auf der Grundlage der PKI-Technologie. Dadurch ist gewährleistet, dass unsere Unterschriften in jedem europäischen Land rechtlich verbindlich sind und anerkannt werden. Mit der PKI-Technologie machen sich digitale Signaturen von DocuSign eine international bewährte, standards-based Technologie zunutze, die auch zur Fälschungs- und Manipulationssicherheit von Dokumenten beiträgt.

• Worin liegt für den Unterzeichner der Unterschied zwischen einer digitalen Unterschrift und einer einfachen elektronischen Unterschrift (E-Signatur)?

  Die digitale Signatur muss der „alleinigen Kontrolle“ des Unterzeichners unterliegen. Dementsprechend wird dafür mindestens eine Zwei-Faktoren-Authentifizierung benötigt - das heißt, der Unterzeichner muss für die digitale Unterschrift eine starke Authentifizierung vornehmen. Verglichen mit der einfachen Signatur gibt es also eine zusätzliche Authentifizierungsstufe. Beispielsweise ist es möglich, den Unterzeichner aufzufordern, in DocuSign einen einmaligen PIN-Code einzugeben, den er zuvor per SMS erhalten hat. Dieser Schritt ist selbstverständlich vollständig in DocuSign integriert.

• Meines Wissens sind digitale Signaturen im Vergleich zu einfachen Unterschriften mit zusätzlichen Einschränkungen verbunden. Warum sollte ich also eine digitale Unterschrift verwenden?

  Der Großteil unserer Kunden – einschließlich der deutschen Kunden – nutzt die einfache elektronische Signatur, weil diese sich für den Unterzeichner schnell und einfach umsetzen lässt. Dabei erfolgt die Authentifizierung über die E-Mail-Adresse, an die das zu unterzeichnende Dokument geschickt wird. In einigen Fällen kann jedoch die Verwendung der digitalen Signatur erforderlich sein. Weitere diesbezügliche Informationen finden Sie auf der Seite von eIDAS. Bei der digitalen Unterschrift ist ein formalisiertes Verfahren zur Identifizierung des Unterzeichners notwendig (bei der qualifizierten Signatur erfolgt diese bei einem persönlichen Termin oder über eine Videokonferenz). Außerdem wird im Moment der Aktivierung der digitalen Signatur eine starke Authentifizierung durch den Unterzeichner benötigt.

• Welche Lösungen für digitale Signaturen bietet DocuSign?

  Standards-Based Signatures von DocuSign – ist die Bezeichnung für unser Cloudangebot an digitalen Unterschriften mit Zertifikaten. Mit diesen Signaturen können Sie Ihre digitalen Abläufe vom Anfang bis zum Ende automatisieren und verwalten. Sämtliche Vorgaben der EU-Verordnung eIDAS werden dabei erfüllt. Innerhalb der EU bietet DocuSign alle Arten von elektronische Signaturen an, die in eIDAS definiert sind, einschließlich fortgeschrittener (AdES - advanced electronic Signature) und qualifizierter Signaturen (QES - qualified electronic Signature). Falls cloudbasierte Anwendungen in Ihrem Unternehmen schwierig umzusetzen sind, empfehlen wir Ihnen DocuSign Appliance, unser Angebot für elektronische Signaturen auf Basis einer Hybrid Cloud. Mit DocuSign Appliance können Sie Signaturzertifikate in Ihren eigenen Datenzentren geschützt von Ihrer eigenen Firewall verwalten.

• Welche Innovationen hält DocuSign in der Welt der digitalen Signaturen bereit?

  Hauptsächlich zwei:
  1. Wir haben den Signaturvorgang für den Unterzeichner erheblich vereinfacht. Früher wurde ein physisch vorhandenes Gerät (Chipkarte) benötigt, um vom PC aus ein Dokument elektronisch zu signieren. Heute kann mit DocuSign dank des technischen Fortschritts und den Möglichkeiten der Cloud ein Dokument jederzeit und überall auf allen Geräten signiert werden. Das ist nicht nur einfacher für den Unterzeichner, sondern auch für die Person, die das zu unterzeichnende Dokument verschickt. Sie muss sich nun nicht mehr fragen, ob der Empfänger des Dokuments eigentlich über einen Signaturschlüssel verfügt oder nicht.

  2. Wir bieten nicht nur ein technisches Instrument für elektronische Unterschriften, sondern eine DTM-Plattform (Digital Transaction Management). Eine Plattform, die neben der eigentlichen Signatur auch die Vorbereitung des Dokuments, die einzelnen Signaturschritte, die Warnungen und Erinnerungen sowie die abschließende Archivierung übernimmt. Damit erweist sich das Tool als extrem flexibel und lässt sich speziell an Ihre Arbeitsweise anpassen. So können Sie alle Prozesse digitalisieren, die einer Validierung oder Signatur bedürfen.

• Wie kann mit DocuSign eine Signatur mit Zertifikat erstellt werden, wenn der Unterzeichner über kein Zertifikat verfügt?

  Auch wenn Unterzeichner vorher keine Zertifikate gekauft/installiert haben, können sie Dokumente von jedem Gerät aus signieren. Dies ist möglich, weil die DocuSign Plattform ein eigenes Zertifikatsystem verwendet. Mit DocuSign stellen wir eine schlüsselfertige Lösung bereit: ein Zertifikat UND einen elektronischen Signaturerstellungsdienst. Sobald die Authentifizierung des Unterzeichners erfolgt ist, generiert die Infrastruktur der Signatur einen privaten Schlüssel auf einem Hardware-Sicherheitsmodul (HSM) und ein Zertifikat mit dem Namen des Unterzeichners. Mit diesem persönlichen Zertifikat für die einmalige Verwendung wird dann die verschlüsselte Signatur in das Dokument eingefügt. DocuSign hebt sich somit von anderen Lösungen in diesem Bereich ab, da der Unterzeichner im Gegensatz dazu nicht im Besitz eines vorausgehenden Signaturzertifikats sein muss.

• Sind elektronische und digitale Signaturen rechtlich verbindlich?

  Ja. Hier können Sie weitere Informationen zur Rechtsgültigkeit von elektronische Signaturen und digitale Signaturen von DocuSign finden.

• Muss ich zwingend die Signaturzertifikate von die Zertifizierungsstelle von DocuSign verwenden?

  DocuSign verwendet die Zertifizierungsstelle (Certification Authority - CA) seiner französischen Gesellschaft DocuSign France (ehemals OpenTrust), die auf der EU-Vertrauensliste geführt wird. In vielen Regionen und Branchen muss jedoch ein spezieller Anbieter von Treuhandleistungen (Trust Service Provider, TSP) hinzugezogen werden. Aus diesem Grund hat DocuSign eine umfassende Rahmenstruktur entwickelt, in die auch dritte TSP-Partner integriert werden können. Mit unserem „TSP-Partnerprogramm“ wächst auch das DocuSign-Vertrauensnetzwerk kontinuierlich, auf das unsere Kunden in allen Regionen und Situationen zurückgreifen können, in denen regulierte digitale Transaktionen durchgeführt werden sollen. In den deutschsprachigen Ländern arbeiten wir beispielsweise schon mit IDnow und Swisscom zusammen.