MAN Truck & Bus ist eine Tochtergesellschaft des Volkswagen-Konzerns und einer der führenden europäischen Hersteller von Lkw, Linien- und Reisebussen sowie Kleintransportern. In Frankreich arbeiten rund 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich Fahrzeugreparatur und -vertrieb. Da MAN sich sehr für die CO2-Reduzierung des gesamten Betriebs einsetzt und dieser zahlreiche Papierdokumente erfordert, die von verschiedenen Beteiligten unterschrieben werden müssen, war der Einsatz der E-Signatur daher naheliegend.
Die französische Niederlassung des Unternehmens war die erste weltweit, die sich für diese Lösung entschied, um den Anforderungen der internen digitalen Transformation gerecht zu werden, aber auch um den Austausch mit Kunden und Partnern zu vereinfachen und zu beschleunigen.
DocuSign zur Verbesserung des gesamten Managements von Vertragsprozessen
Zielsetzung und Wunsch der französischen Geschäftsleitung von MAN Truck & Bus war eine einfache und leicht anwendbare Lösung. Bisher verließen sich Teams bei der Unterzeichnung von Dokumenten oder Verträgen auf Unterschriftenmappen, die von Büro zu Büro weitergegeben wurden. Dies war ein umständlicher Prozess, da die meisten Verträge nicht nur von mindestens zwei internen Unterzeichnern signiert werden mussten, sondern auch von externen Parteien wie Lieferanten, Partnern, Kunden oder zukünftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Wenn es sich bei den Unterzeichnern um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit intensiver Reisetätigkeit handelte, konnte der Unterschriftenprozesses sogar besonders lange dauern. MAN France musste daher den Umfang der Papierdokumente reduzieren, die von Person zu Person weitergegeben wurden.
„Daher hat sich die französische Niederlassung 2017 für die Implementierung von DocuSign eSignature für Salesforce entschieden. Wir konnten insbesondere die Verwaltung von Angeboten und Bestellungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich um den Vertrieb von Gebrauchtwagen kümmern, vereinfachen. Diese Lösung wurde dann auch für den Vertrieb von Neufahrzeugen eingesetzt.“
Aufgrund des Erfolgs der Lösung im Vertrieb entschied sich MAN France dazu, DocuSign eSignature für fast alle anderen Abteilungen einzuführen, sei es für die Rechtsabteilung, den Einkauf oder die Personalabteilung. Nach der Implementierung stellten die Nutzerinnen und Nutzer fest, dass sie enorm viel Zeit sparten und viel effizienter waren.
Erleichterung des Geschäftsalltags für die Teams von MAN Truck & Bus France
Neben der Zeitersparnis und Steigerung der Produktivität durch die Einführung der E-Signatur hat MAN France außerdem die Sichtbarkeit und Effizienz bei der Nachverfolgung der Vertragsprozesse verbessert. Für alle externen Vereinbarungen bzw. Verträge oder für interne Prozesse, die die Unterschrift mehrerer Gesprächspartner aus verschiedenen Abteilungen erfordern, kann MAN France jetzt dank DocuSign den Fortschritt der Verträge problemlos verfolgen.
Eines der offensichtlichsten Beispiele ist die Unterzeichnung der jährlichen Zielvereinbarungen mit den Partnern von MAN France. Bei diesem Schritt, der etwa 30 Tage dauert, müssen in der Regel 80 Dokumente von der verantwortlichen Person und den verschiedenen Gesprächspartnerinnen und -partnern unterzeichnet werden. Mit DocuSign konnten die Teams den Zeitaufwand für die Unterzeichnung und den Abschluss dieser Verträge erheblich reduzieren.
„Der Vorteil für die Teams besteht in der Benutzerfreundlichkeit der Webplattform, die nur wenig Schulung erfordert“, erklärt Patrick Guelfi. „Glücklicherweise konnte uns der Leiter der Rechtsabteilung bei dieser Transformation unmittelbar nach der Implementierung dieser Plattform im Jahr 2017 unterstützen – zu einer Zeit, als viele noch den Wert und die Legitimität der E-Signatur gegenüber der handschriftlichen Signatur hinterfragten.“
Heute versendet MAN France mehr als 10.000 Umschläge pro Jahr über DocuSign, für alle Arten von Signaturen, von der einfachen über die fortgeschrittene bis hin zur qualifizierten elektronischen Signatur. Im Zuge der Digitalisierung der Vertragsprozesse hat MAN France vor kurzem DocuSign auch in sein internes HR-Tool integriert. Damit revolutionieren sie die Art und Weise, wie sie den Bereich Personalgewinnung verwalten und Bewerberinnen und Bewerbern Angebote unterbreiten
„Wir freuen uns zu sehen, wie DocuSign in all unseren Geschäftstätigkeiten integriert wird. In den kommenden Jahren werden sich die Projekte und Anwendungen weiterentwickeln und wir möchten weiterhin auf DocuSign setzen, insbesondere für die qualifizierte Signatur bei der Teilnahme an Ausschreibungen“, sagt Patrick Guelfi abschließend.