Ducati West Europe verbessert mit eSignature die Kundenerfahrung auf der Rennstrecke

Der italienische Hersteller Ducati, Teil des Audi-Konzerns, ist bekannt für seine Motorräder. Ducati fing an, DocuSign eSignature in seinem Network Development Department in Frankreich einzusetzen, weil das Team eine schnelle und digitale Lösung für die Verwaltung der Jahresverträge mit den Ducati-Händlern benötigte. 

Zu Beginn eines jeden Jahres mussten die kommerziellen Bedingungen und Ziele unterzeichnet werden, und am Ende des Jahres waren ebenso viele Unterschriften erforderlich, um die Boni der einzelnen Händler entsprechend ihrer Verkaufsleistung zu verwalten. Vor DocuSign wurden diese Prozesse in Papierform abgewickelt und waren sehr zeitaufwändig.

Optimierung von administrativen Aufgaben zur Verbesserung des Kundenerlebnisses

Als Marielle Rouquette, Marketing & Communication Director bei Ducati West Europe, die Vorteile von DocuSign für ihre Kollegen sah, erkannte sie die Möglichkeit, auch die Prozesse im Marketingteam zu verbessern.

Die Ducati Track Experience bietet Kundinnen und Kunden die Möglichkeit, einen Tag auf einer Rennstrecke mit einem Ducati Motorrad zu verbringen. Diese eintägigen Veranstaltungen werden von einem Anbieter durchgeführt, der alle Aktivitäten auf der Rennstrecke mit Ducati West Europe organisiert und sich auch um die rechtlichen Aspekte kümmert. Die Vorbereitung der Rennstrecke und die Sicherstellung der entsprechenden Haftpflichtversicherungen sind mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. 

Vor DocuSign verschickte der Anbieter alle erforderlichen Verträge als PDF-Dokumente per E-Mail an alle Kundinnen und Kunden, die sich für die Veranstaltung angemeldet hatten. Diese mussten alle Verträge ausdrucken, unterschreiben und zur Veranstaltung mitbringen. Dies resultierte in einer Warteschlange, deren Bearbeitung eine Stunde dauerte, da alle Dokumente auf die richtigen Unterschriften an den richtigen Stellen überprüft werden mussten.

Bei einem Durchschnittsalter von 50 Jahren waren die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an langwierige Papierprozesse gewöhnt. Dennoch sah Marielle Rouquette eine Möglichkeit zur Verbesserung. Sie richtete ein DocuSign-Konto für den Anbieter ein und bat ihn, alle Registrierungsschritte zu digitalisieren. Die Organisatoren luden die Liste der Kundinnen und Kunden, die sich für den nächsten Track Day angemeldet hatten, zu DocuSign hoch und verschickten alle Verträge über die Lösung.

"DocuSign bietet mir die Informationen, die ich brauche: Jetzt habe ich eine vollständige Liste aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der Veranstaltung. Davor konnte ich nicht sehen, wer sich für unsere Veranstaltungen auf der Rennstrecke angemeldet hatte. Ich habe einen besseren Einblick in das, was unser Anbieter tut und wer genau die Kundinnen und Kunden sind. Alle zusätzlichen Informationen, die ich bekomme, fließen in unser CRM ein", sagt Marielle. 

DocuSign soll künftige Prozesse einfacher und zuverlässiger machen

Seit der Veranstalter alle Verträge vor der Veranstaltung über DocuSign verschickt, werden 80 % der Verträge vor der Veranstaltung unterzeichnet. Etwa 20 % der Kundinnen und Kunden kommen immer noch mit unterschriebenem Papier zur Veranstaltung, aber die Bearbeitung ihrer Anmeldung dauert nur noch 10 Minuten statt einer Stunde, da die Warteschlangen jetzt viel kürzer sind als früher.

Marielle denkt bereits über die nächste Anwendungsmöglichkeit für eSignature nach. Jedes Jahr sendet Ducati einen Event-Marketingplan an seine Händler. Sie können wählen, ob sie an den Veranstaltungen, die sie interessieren, teilnehmen und diese unterstützen möchten. Für jede Veranstaltung verschickt Ducati ein PDF-Anmeldeformular, und jedes ausgefüllte Formular eines Händlers gibt Ducati die Sicherheit, eine Veranstaltung durchführen zu können. "Es wäre so viel besser, all diese Informationen in DocuSign zu haben. So sehen wir auf einen Blick, welcher Händler für diese Veranstaltung zugesagt hat. Das würde unsere Marketingplanung einfacher und zuverlässiger machen", erklärt sie.