DocuSign und COVID-19

Wie wir Regierung, Gesundheitswesen und Unternehmen dabei unterstützen, Antworten zu finden

Brief von unserem CEO, Dan Springer

Unsere DocuSign Produkte ermöglichen die Remote-Arbeit. Daher haben wir die Ressourcen, Unternehmen aus allen Bereichen, in dieser kritischen Zeit, zur Seite zu stehen, um gemeinsam gegen das neuartige Coronavirus anzukämpfen.  Wir sind froh, dass wir mit unseren Produkten jetzt helfen können - und genau das werden wir tun. Helfen. 

Wir bei DocuSign haben uns mobilisiert, um kritische Verträge, welche für das Gesundheitswesen, staatliche Notdienste und Bildung wesentlich sind, schnell zu bearbeiten. Aber auch für Kreditvergaben für Kleinunternehmen, die Arbeit von zu Hause aus, sowie um Geschäftsabwicklungen ortsungebunden zu tätigen. Unsere ambitionierten DocuSign-Mitarbeiter geben alles, um unsere Kunden in dieser kritischen Zeit zu unterstützen: Stets bereit nehmen unsere Vertriebsmitarbeiter alle Anrufe entgegen und beantworten alle möglichen Anfragen, Fachkollegen des Customer-Success Teams beraten bei der Implementierung von Anwendungsfällen, Produkt- und Betriebspersonal konfigurieren die Infrastruktur neu, um spezifische Nachfragemuster zu behandeln und unser Marketing Team, teilt Wissen und Informationen mit allen, die nach Hilfe streben.

Um Sie immer auf dem neuesten Stand zu halten, haben wir diese COVID-19 Seite entwickelt. Im Folgenden erklären wir, wie wir Unternehmen in der kritischen Zeit von COVID-19 unterstützen. Die einzelnen Abschnitte sind in Branchen- und Geschäftsfunktionen eingeteilt. Die Beispiele basieren auf tatsächlichen Kundenaktivitäten und dienen lediglich der Veranschaulichung - DocuSign tut weit mehr als hier aufgeführt.


Egal, ob Kunde oder nicht, wir wollen helfen. Wenn Sie also denken, dass wir bei DocuSign Ihnen mit unseren digitalen Lösungen helfen können, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.

P.s Wenn Sie ein Entwickler, Administrator oder Hauptbenutzer sind, dann können wir Ihnen COVID-19-Ressourcen speziell für DocuSign-Entwickler zur Verfügung stellen. Diese beinhalten Links zu relevanten Vorlagen, Support-Dokumenten und anderen technischen Ressourcen.

Unsere COVID-19 Aktivitäten

Gesundheitsdienstleister sind die Kämpfer an vorderster Front gegen COVID-19. Es ist uns eine Ehre, diese zu unterstützen. Einige Beispiele:

  • Physische Distanz bei der Patientenaufnahme. Wir helfen Krankenhäusern, Kliniken und anderen Dienstleistern den physischen Austausch von Papier und Clipboards zwischen Patienten und Mitarbeitern zu vermeiden. Mit DocuSign eSignature unterschreiben Patienten Aufnahmeformulare und Zustimmungen vorab aus der Ferne. Dies ist besonders relevant bei COVID-19 Tests, bei denen jeder vermiedene Kontakt entscheidend ist. Der Verzicht auf Papierdokumente ist in diesem Fall von wesentlicher Bedeutung. Beispielsweise konnte ein COVID-19 Testzentrum auf die strikte Steril-Handhabe von Stiften, welche von den Patienten benutzt wurden, verzichten. Jetzt ist der Aufnahmevorgang des Zentrums kontaktlos und schneller. Außerdem hat in einem weltweit führenden Behandlungszentrum für Drogenmissbrauch jeder Mitarbeiter Zugriff auf vorkonfigurierte Vorlagen für digitale Formulare erhalten. Jetzt können die ausgefüllten Formulare automatisch in der Patientenakte gespeichert werden.
  • Voraussetzung schaffen für Telemedizin-Dienste. Die Telemedizin gewinnt in Deutschland an Beliebtheit. Mehr und mehr Patienten entscheiden sich dafür, einen Arzt oder eine andere medizinische Fachkraft digital und von zu Hause aus aufzusuchen. Über eine mobile App oder eine Website kann der Patient den Arzt per Videokonferenz konsultieren. Wir unterstützen Gesundheitsorganisationen bei ihren Bemühungen, die Option der Fernbehandlung zu realisieren. Beispielsweise ermöglicht DocuSign TeleDoctor24, eines der ersten deutschen Telemedizin Unternehmen, rechtsgültig e-Rezepte und Krankschreibungen auszustellen. Mit TeleDoctor24 können sich Patienten ab jetzt von zu Hause aus auf COVID-19 testen lassen und reduzieren somit das Risiko andere anzustecken. Das Unternehmen verwendet DocuSign eSignature in Kombination mit einer Remote-Videoidentifikation, um eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) zu erstellen, die für die Ausstellung von e-Rezepten und Online-Krankschreibungen in Deutschland und in ganz Europa erforderlich ist.
  • Remote-Schulungen über die Verwendung von medizinischen Produkten für Patienten. Wir unterstützen eines der weltweit größten Unternehmen für medizinische Geräte dabei, das Training Zuhause von Patienten auf Online-Videotraining umzustellen. Aus regulatorischen und Sicherheitsgründen müssen Patienten die Schulung, die sie für ihre neuen Geräte erhalten haben, abzeichnen, z.B. für die Überwachung der Blutgerinnung. Wir bei DocuSign ermöglichen den Patienten nach Abschluss der Schulung eine Unterschrift zur Bestätigung digital abzugeben.
  • Reduzierung der Notwendigkeit physischer Anmeldungen von medizinischem Personal. In Krankenhäusern sind in vielen Bereichen schriftliche Einwilligungen erforderlich, z.B. bei der Bettzuweisung und Behandlungsänderungen. Die Nachfrage, diese Art von Einwilligung digital und weg von Papierprozessen umzustellen, ist groß. Ein Übergang auf Mobilgeräte wäre hier optimal.

Mit den genannten Beispielen, arbeiten wir nicht nur daran, Gesundheitsdienstleistern zu helfen, schnell voranzukommen, sondern auch Organisationen bei der Einhaltung von Vorschriften wie der DSGVO zum Schutz von Patientendaten zu unterstützen.

Eine der größten Städte der Welt musste die Lieferanten von Arbeitsschutzausrüstungen koordinieren, um Equipment wie Masken und Gesichtsschutz für den Einsatz in Krankenhäusern und Gesundheitszentren umzuleiten. Wir haben uns mit den Technikern der Stadt zusammengeschlossen, um eine Lösung zu implementieren. Es werden eSignature PowerForms verwendet, um Lieferanten über die einzelnen notwendigen Schritte zu informieren. Mit diesem Prozess konnten bereits Hunderttausende Artikel neu verteilt werden.

Ein weiteres Beispiel stammt aus einer anderen Großstadt, die ein Quarantäneprogramm für infizierte Personen bereitstellt. Das Gesundheitsamt der Stadt strebte das Inkrafttreten der Vorschriften zu maximieren an, indem infizierte Personen aufgefordert wurden, ihre Quarantäneanweisungen zu unterzeichnen. Aus offensichtlichen Gründen wollte die Stadt jedoch vermeiden, die Unterschriften für die Quarantäneaufträge persönlich einzuholen. DocuSign ermöglichte der Stadt eine schnelle eSignature basierte Lösung zu finden. 

 

In Großbritannien unterstützt das Coronavirus Business Interruption Loan Scheme (CBILS) kleinere Unternehmen, die aufgrund des COVID-19 Ausbruchs Einnahmen verlieren und deren Cashflow unterbrochen ist. 

Normalerweise ist für einen CBILS-Antrag ein persönlicher Besuch in der Bank nicht vermeidbar, doch aufgrund der momentanen Umstände ermöglichen wir bei DocuSign Banken, CBILS-Anträge online anzunehmen. 

Banken verwenden DocuSign CLM, um einen neuen Kreditvertrag vorzuschlagen, der dann in nCINO, festgesetzt wird, bevor er nahtlos in CLM wechselt. Dieser Prozess geschieht oftmals in Kombination mit unserer DocuSign eSignature, mit welcher der Kreditantrag ortsungebunden elektronisch unterzeichnet werden kann. 

Wir sind stolz darauf, folgende Rückmeldung von einem Leiter der Abteilung der Digitale Transformation von einem der größten Bankinstitute der Welt erhalten zu haben: 

„Wir haben uns schnell angepasst, um CBILS-Kredite in nur wenigen Tagen in DocuSign CLM zu konfigurieren. Auf diese Weise konnten wir schnell Briefe erstellen und anschließend an unsere Kunden ausstellen. Mit dieser Automatisierung konnten wir innerhalb der ersten Woche über 500 Kunden versorgen - eine unglaublich große Hilfe!”

Zurzeit sind Einstellungsprozesse vieler Unternehmen bis auf Weiteres eingestellt, wobei Andere fleißig Mitarbeiter einstellen, eben genau um auf die Krise zu reagieren. Ein besonders passendes Beispiel ist hierfür einer der weltweit größten Einzelhändlern, welcher mehr als 100.000 Filial- und Online-Fulfillment-Mitarbeiter eingestellt und an Bord geholt hat. Mit seinen neu erworbenen Mitarbeitern kann der Einzelhändler der großen Nachfrage gerecht werden und Millionen von Haushalten während der Krise mit Lebensmitteln und Vorräten versorgen. Mithilfe von DocuSign eSignature konnten fast alle Einstellungsdokumente papierlos und über eigene mobile Geräte der neuen Mitarbeiter ausgeführt werden. 

Wir haben ein ähnliches Programm für den staatlichen Gesundheitsdienst eines europäischen Landes ermöglicht, welches aufgrund von COVID-19 Tausende von Krankenschwestern und Gesundheitshelfer einstellen musste. 

Auch Marlene Köhler, Qualitätssicherungsmanager an der SIBE der Steinbeis-Hochschule in Stuttgart, verwendet eSignature und ist von dieser papierlosen Lösung begeistert: „Dank DocuSign kann ich unseren gesamten Vertragsprozess von der Einstellung bis zur Unterschrift nicht nur komplett digital, sondern auch sicher und bequem aus dem Homeoffice abbilden. Alles was ich brauche ist eine Internetverbindung. Das trägt nicht nur der Sicherheit meiner Kollegen/innen und mir bei, sondern auch der unserer Kunden.”

Neben unserer Unterstützung im Onboarding-Prozess, unterstützen wir Unternehmen des Weiteren bei der Virtualisierung normaler Einstellungen und Onboardings, sodass auch diese Prozesse ortsungebunden erledigt werden können. Außerdem unterstützen wir Kunden dabei, unsere Integrationen in HCM-Systeme wie Workday und SAP SuccessFactors sowie ATS-Systemen, Applicant-Tracking-Systems, wie Greenhouse und Jobvite zu aktivieren. 


Beispiele für Unternehmen, die Massensendung für mehrere Empfänger und PowerForms von eSignature verwenden, um den von COVID-19 ausgelösten Anforderungen gerecht zu werden, finden Sie in unserem nächsten Abschnitt „Arbeiten im Home-Office”.

Als eine Maßnahme zu der neuen Herausforderung von Mitarbeitern, nämlich dem Home-Office, haben wir bei DocuSign umfassende Einführungen der eSignature in verschiedenen Unternehmen implementiert. So unterstützen wir Mitarbeiter dabei, sich an das Home-Office anzupassen, damit Geschäfte, welche die Unterzeichnung von Verträgen beanspruchen, von zu Hause abgewickelt werden können. Mithilfe der Implementierung von eSiganture können, außerdem auch die Personalabteilung und IT-Teams, weiterhin Mitarbeiter unterstützen.

Aufgrund des Übergangs zum Home-Office mussten einige Richtlinien in den Bereichen der Personal- und Rechtsabteilung modifiziert werden - beispielsweise hinsichtlich der Verwendung von Geräten, der Zeiterfassung und Weiteres. Diese Veränderungen erfordern in manchen Fällen, eine Unterschrift der Mitarbeiter. 

Um in solchen Situation zu helfen, haben wir unsere eSignature Kunden in Massensendungen an mehrere Empfänger geschult, eine Funktion, die viele Kunden bereits in ihren Plänen haben. Massensendung ermöglicht es einem eine Liste von Empfängern hochzuladen, welche dann zu jedem einzelnen zur Unterschrift zugeschickt wird. Einer der weltweit größten professionellen Personalvermittlungsagenturen zum Beispiel verwendet die sogenannte Bulk Send Funktion in der Personalabteilung für die Aktualisierung der Unternehmensrichtlinien. Mit nur einem Klick kann das Unternehmen so ein Update massenhaft an Tausende  Mitarbeiter senden. Diese können das Dokument dann von jedem Gerät und jedem Ort unterschreiben und die Personalabteilung kann diesen Prozess durchgehend verfolgen und ist immer auf dem neuesten Stand. 

Ein weiterer Bereich, welchen wir unterstützten, sind die Mitarbeiteranfragen im Zusammenhang mit der Remote-Arbeit. Ein Beispiel dafür wäre eine lokale Regierungsbehörde, welche nach einer Lösung strebte, die Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, Geräte remote anzufordern und anschließend Verantwortung für diese zu übernehmen. Die Lösung war eSignature PowerForm. Diese erliegt den Mitarbeitern ein Formular auszufüllen, welches dann ein erforderliches Dokument generiert, das der Mitarbeiter im Anschluss unterschreiben kann. Der gesamte Prozess ist Self-Service.

 

Es ist wichtig, dass trotz allem, Pädagogen weiterhin Schüler und Studenten unterstützen. Hier einige Beispiele, wie wir Bildungseinrichtungen in Deutschland dabei helfen, auf COVID-19 zu reagieren: 

  • Mit digitalen Innovation das Engagement seitens der Studenten/ Schüler für ein selbstständiges Lernen fördern
  • DocuSign hilft beim Übergang von Personal- und Geschäftsprozessen zur Remote-Arbeit
  • Wir unterstützen Universitäten, Rechts- und Kontaktformulare schnell auszufüllen
  • DocuSign eSignature wird verwendet, um die Dringlichkeit von COVID-19 und Abschlussprüfungen zu realisieren

Gemeinnützige Organisationen leisten überall wichtige Dienste. Minder versorgte Bevölkerungsgruppen sind durch COVID-19 einem besonderen Risiko ausgesetzt, sodass gemeinnützige Organisationen ihre Missionen nicht unterbrechen können. Als Maßnahme darauf unterstützen wir mit DocuSign eSignature gemeinnützige Organisationen dabei, virtuell zu arbeiten und gleichzeitig Anforderungen der Geldgeber und Behörden einzuhalten. 

Hier einige Beispiele:

  • Flüchtlingsunterstützung: Wir unterstützen Initiativen einer weltweit humanitären Organisation zur Bekämpfung der Verbreitung von COVID-19 unter Flüchtlingen und Binnenflüchtlingen. Flüchtlinge, die Hilfe bei der Unterbringung, bei der Versorgung, bei der Dokumentation und bei der Unterstützung der Familie benötigen, können offizielle Dokumente mit DocuSign unterzeichnen, um diese mit Hilfskräften zu beantragen. In vielen Fällen können wir ihre Muttersprache berücksichtigen. 
  • Kontaktlose Mietvertragsunterzeichnung: In einer der größten Städte der Welt, unterstützen wir eine Obdachlosenorganisation dabei, die kontaktlose Unterzeichnung von Mietverträgen für den Übergang zu einem dauerhaften Wohnraum zu ermöglichen.
  • Remote Jugendmentoren: Wir bearbeiten Einverständniserklärungen für eine neue internetbasierte Organisation, die Mentoren im Teenager-Alter mit gefährdeten Jugendlichen, während dieser stark-isolierten Zeit, remote zusammenbringt.
  • Stiftungsgelder:  Wie helfen gemeinnützigen Organisationen Notfall-Zuschüsse online zu beantragen. Dies beschleunigt den Prozess, um Hilfe für bedürftige Gemeinden zu erhalten. 

Darüber hinaus unterstützen wir die internen Abläufe von gemeinnützigen Organisationen bei der Anpassung an die Remote-Arbeit, indem wir eSignature für Verträge, Beschäftigungsformulare, Förderverträge und unzählige andere alltägliche Dokumente für Mitarbeiter und Kunden zur Verfügung stellen.

Einer der weltweit größten Versicherer beschleunigte den Einsatz von eSignature zur Unterstützung von Außendienstmitarbeitern, welche aufgrund der momentanen Umstände remote mit Kunden zusammenarbeiten. In Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern des Chief Administrative Officer, konnten wir neue Vorlagen für allgemeine Dokumente erstellen. Zusätzlich konnten wir auch selbstgesteuerte Lernpfade der DocuSign University definieren, um Agenten zu schulen. 

Versicherungsunternehmen sollten die Remote-Arbeit in allen Geschäftsbereichen unterstützten, besonders in Zeiten wie diesen. Daher unterstützen wir Versicherungsunternehmen mit erweiterten Verfügbarkeiten und Schulungen von eSignature innerhalb von Unternehmen. 

 

In vielen Ländern gelten für bestimmte Finanzaktivitäten besondere Vorschriften. Diese Regeln bestehen um beispielsweise Geldwäsche oder ähnlichem entgegen zu wirken. Aus diesem Grund könnten Banken nach einer Identifizierung oder Ermächtigung bitten. In einer Welt des Bankgeschäfts, ohne Filialen, unterstützt DocuSign Banken bei diesen stark regulierten Finanzaktivitäten. 

Die entscheidende Lösung ist DocuSign Identify. Identify bietet Optionen für eine sichere und verbesserte Identifizierung von Personen für eine Transaktion, einschließlich einer Überpüfung von Lichtbildausweisen und europäischen eIDs - alles ortsungebunden. 

Als eine Maßnahme von COVID-19, arbeiten wir momentan mit einer der weltweit größten Banken zusammen, um Vermögensverwaltungs- und Private-Banking-Formulare in einer Vielzahl von Ländern zu digitalisieren. Bei diesen Formularen handelt es sich um Überweisungen und Begünstigtenbestimmungen, welche, je nach Land, einen zusätzliche Identifizierung der Parteien benötigen können. 

Eine professionelle Investmentgesellschaft in Deutschland passt sich an und optimiert alle Prozesse hin zu einer digitalen Vermögensverwaltung. Sie entschieden sich für DocuSign als einen wichtigen Partner, um das Geschäft wie gewohnt fortzuführen und neue Kunden sicher von zu Hause aus zu gewinnen. 

 

Zum Beispiel benötigte ein britisches Schienensystem eine flexible, digitale Lösung und ein klares Protokoll, welches ihnen ermöglichte, während COVID-19 remote zu arbeiten. Vor DocuSign war das Unternehmen auf papierbasierte Dokumente angewiesen, welche auf nicht elektronischem Wege oder persönlich, bearbeitet werden mussten. Daher suchte der Konzern nach einer Lösung für eine zentrale Kontrolle und Transparenz zwischen den Konten. Jetzt hilft DocuSign dem Unternehmen mit eSignature, die Richtlinien einzuhalten während Regierungsdokumente bearbeitet und Daten sicher gespeichert werden können.

Für viele Vertriebsorganisationen, die DocuSign eSignature bereits verwendeten, war der Übergang zum Remote-Vertrieb unproblematisch. Für andere wiederum brachte die COVID-19 Krise große Herausforderungen, bei denen wir glücklicherweise helfen konnten. Zum Beispiel liefern Autohändler jetzt neue Autos an Kunden, welche das Haus nicht verlassen müssen. Damals hätte der Vertriebsmitarbeiter die Unterlagen mit dem Kunden bei der Lieferungen  erledigen müssen. Doch mit DocuSign können die Verträge vorab digital und remote bearbeitet werden. Dies ermöglicht eine einfache Zustellung - entweder von einem Abholplatz oder von einem Fahrer, bei dem Abstandsregeln eingehalten werden müssen. 


Viele Unternehmen, die eSignature für den Verkauf aus der Ferne verwenden, tun dies mit unserer Integration in Salesforce. Ein Versicherungsunternehmen verfügt  beispielsweise über mehr als Tausend Salesforce-Mitarbeiter. Diese arbeiten normalerweise vor Ort persönlich mit Kunden zusammen. Angesichts von COVID-19 hat das Versicherungsunternehmen seinen Mitarbeitern die Kombination von Salesforce und DocuSign eSignature ermöglicht, sodass diese Geschäfte jetzt remote abschließen können. 

Rechtsgruppen sind oft in anderen Geschäftsbereichen tätig und stoßen so häufig auf DocuSign. Zum Beispiel wird DocuSign Negotiate oder DocuSign CLM für Genehmigungen verwendet, wenn rechtsgültige Änderungen eines Kaufvertrags über Workflows eingeholt werden müssen. 


Aufgrund der COVID-19 Krise verwenden immer mehr Rechtsgruppen diese Tools und eSignature auch für ihre eigene Arbeit, ein Beispiel waere fuer maßgeschneiderte Unternehmensvereinbarungen. Das Rechtsteam von einem der weltweit größten Technologieunternehmen erweiterte die Genehmigung zur Verwendung von eSignature auf 50 weitere Länder.

Darüber hinaus, haben wir Kunden, die unser Contract-Analytics-Tool verwenden, um rechtliche Risiken im Zusammenhang mit COVID-19 zu identifizieren. Das Tool verwendet künstliche Intelligenz, um rechtliche Konzepte zu “verstehen”. Es verfügt zum Beispiel über Modelle zum maschinellen Lernen für viele Varianten von „höherer Gewalt“, was etwas Unvorhergesehenes beschreibt, auf das der Mensch keinen Einfluss hat. Dies könnte eine Partei daran hindern, vertraglichen Verpflichtungen nachzukommen. Zur Unterstützung in der COVID-19 Krise, haben wir einem führenden Telekommunikationsunternehmen dabei geholfen, Tausende Lieferantenverträge zu analysieren - nicht auf höhere Gewalt, sondern auf Varianten, die sich speziell auf Pandemien, Krankheiten und dergleichen beziehen.

Ein großes Forschungszentrum musste eine klinische Studie mit COVID-19 Patienten durchführen, gleichzeitig aber das Risiko der Ansteckungsgefahr von Patient zu Personal so weit es geht minimieren. Mit unserem Beitrag, konnten Patienten die Studie mit dem Studienkoordinator durchführen, indem sie ihre eigenen mobilen Geräte verwendeten. Anschließend konnten Einverständnis- und Anmeldeformulare ganz leicht von den eigenen Geräten aus, mit DocuSign eSignature, unterschrieben werden. 

In Deutschland konnten wir einem global agierendem Pharma-Unternehmen mit über 50.000 Mitarbeiter, die plötzlich von zu Hause aus arbeiten mussten, mit eSignature ausstatten, um das Verwalten und Signieren von wichtigen Dokumenten digital zu ermöglichen.

In Frankreich konnten wir mehreren großen Krankenhäuser dabei helfen, schnell medizinisches Notfallpersonal an Bord zu holen sowie Einwilligungen für klinische Studien sicher einzuholen; ohne dass sich Ärzte, Patienten und Familienmitglieder persönlich treffen.

Pharma- und Biotechunternehmen sollten in Zukunft in allen Geschäftsbereichen die Remote-Arbeit unterstützen. Aus diesem Grund, werden auch wir aktiv in diesen Bereichen mit unserer erweiterten Verfügbarkeit und Schulungen von eSignature unterstützen.

Um beispielsweise die Geschäftskontinuität bei der Arbeit von zu Hause aus zu unterstützen, hat eines der weltweit größten Pharmaunternehmen die weltweite Einführung von eSignature und CLM beschleunigt.

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