Wie kann der Vertrieb mit der elektronischen Signatur effizienter werden?
Der Kunde steht heute mehr denn je im Mittelpunkt – ausgerüstet mit viel mehr Entscheidungsfreiheit und Transparenz über Angebote als je zuvor. Kunden erwarten heute eine Customer Experience, bei der sie voll und ganz im Mittelpunkt stehen. Und das über den gesamten Verkaufszyklus hinweg. Sie sind es heute gewohnt, ihre Bestellung mit einem Klick aufzugeben, Vorschläge in sozialen Medien zu bekommen und einen Kauf vollständig digital abwickeln zu können. Und das erwarten sie auch von Unternehmen, mit denen sie Geschäfte machen. Mit der elektronischen Signatur und dem Digital Transaction Management (DTM) von DocuSign können Sales Verantwortliche ihren Kunden genau diese Customer Experience bieten, vollständig digital und mobil.

Kunden begeistern mit einem Klick

Kunden sind es heute gewohnt, dass Kaufabwicklungen vollständig digitalisiert sind. Das erwarten sie auch im Geschäftsleben. Mit elektronischen Signaturen wie der von DocuSign können Kunden ihre Verträge jederzeit, überall und auf jedem Gerät unterschreiben. Das ermöglicht eine schnellere, bequemere und reibungslose Kauferfahrung. Denn ein effizienter und komfortabler Sales Prozess bedeutet immer auch loyalere Kunden.

Vertriebsmitarbeiter entlasten und so die Produktivität steigern

Vertriebsmitarbeiter verbringen bis zu 50 Prozent ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben: Angebote erstellen, diese intern überprüfen lassen, Angebote drucken und an Kunden versenden, Nachverfolgung der Angebotsunterzeichnung und Verwaltung ihrer Verträge. Wertvolle Zeit, die sie besser in Verkaufs- oder Beratungsgesprächen mit Kunden verbringen könnten. Mit der elektronischen Signatur und digitalen Dokumentenverwaltung von DocuSign lässt sich dieser gesamte Prozess nahtlos digital abwickeln. Zudem kann DocuSign einfach in bestehende CRM Systeme wie Salesforce, Microsoft Dynamics, SugarCRM oder NetSuite integriert werden. Damit können Vertriebsmitarbeiter ihre Dokumente direkt aus ihrem CRM System versenden, ohne die Daten neu eingeben zu müssen. Daten aus DocuSign-Dokumenten können so auch übertragen werden: Adressen oder Zahlungsinformationen werden automatisch in ein bestehendes CRM System eingepflegt. Das entlastet das Sales Team von zeitaufwendigen administrativen Aufgaben und gibt ihnen mehr Zeit für ihre Kunden.

Best Practices für die elektronische Signatur im Vertrieb

Eine Vielzahl von Vertriebsprozessen kann mithilfe der elektronischen Signatur und dem DTM von DocuSign automatisiert und optimiert werden:

• Sales Verträge/ Vertragsverlängerungen
• Nutzereinverständniserklärungen
• Finanzierungsverträge
• Compliance Prozesse
• Audit Abschlüsse
• SOWs & MSAs
• Kundenbetreuung
• allgemeine Verträge
• Lizenzvereinbarungen
• Bestellungen
• Mietverträge
• Einverständniserklärungen
• Registrierungen für Events
• Geheimhaltungsunterzeichnungen
• Provisionsberechnungen
• Kostenabrechnungen

Und so könnte der optimale Vertrieb mit der elektronischen Signatur von DocuSign aussehen:

  • Nachdem ein Vertriebsmitarbeiter die mündliche Bestätigung des Kunden für einen Auftrag erhalten hat, kann er auf eine Angebotsvorlage aus der DocuSign Cloud zurü Damit wird sichergestellt, dass die verwendeten Dokumente immer aktuell und korrekt sind.
  • Das Angebot wird von DocuSign automatisch mit vorhandenen Informationen vorausgefüllt: Kontaktinfos aus dem CRM System, Versandinformationen aus der ERP-Anwendung, Produktdetails aus dem Vertriebskonfigurator und spezifischen Vertragsbedingungen aus der Angebotserstellung. Ohne lästiges Ausfüllen oder fehleranfälliges Copy-Paste – es ist nur ein Klick nö
  • Mit DocuSign kann der Vertriebsverantwortliche dann einen Entscheidungsprozess festlegen: Wer muss in welcher Reihenfolge sowohl auf Käufer- als auch Verkäuferseite das Angebot überprüfen und freigeben. Sind das immer die gleichen Personen, können sie als Voreinstellungen auch für weitere Abstimmungen gespeichert werden. Ist eine verantwortliche Person einmal nicht bekannt, kann einer der Empfänger das Dokument für die entsprechenden Verantwortlichen freigeben.
  • Der Sales Mitarbeiter kann nun das online Dokument noch einmal überprüfen und markieren, an welchen Stellen Informationen, Unterschriften oder Datumsangaben erforderlich sind.
  • Sind alle benötigten Felder markiert, wird das Dokument über DocuSign an den ersten Empfänger versendet. Alle anderen Empfänger erhalten davon eine Kopie, um sie über den Status auf dem Laufenden zu halten. DocuSign führt jeden Empfänger mithilfe von Hinweisen dann durch den Signierprozess.
  • DocuSign managt den gesamten Signierprozess: Hat die erste Person das Dokument unterzeichnet und freigegeben, wird es automatisch an den nächsten Verantwortlichen weitergeleitet – immer in der vorher festgelegten Reihenfolge. Falls nötig sendet DocuSign automatisch E-Mail Reminder im Namen des Absenders, um die Freigabe voranzubringen. Dieser Prozess ist für den Absender komplett transparent: Der Vertriebsmitarbeiter kann jederzeit einsehen, bei wem sich das Dokument gerade befindet und den entsprechenden Verantwortlichen gegebenenfalls kontaktieren.
  • Sobald alle Freigaben abgeschlossen sind, überträgt DocuSign automatisch alle Informationen, die zur Auftragsabwicklung nötig sind, in das interne System: Versand, Rechnung und die Kundenbetreuung. Außerdem aktualisiert es die entsprechenden Felder im CRM Account sowie in der Umsatzprognose. Zu guter Letzt informiert DocuSign auch das Incentive Management über den abgeschlossenen Deal.

Die Vorteile von DocuSign für den Vertrieb auf einen Blick

Die oben genannten Arbeitsschritte können sowohl von einem Vertriebsmitarbeiter erledigt werden, als auch von einem automatisierten System wie DocuSign – doch mit der Unterstützung von entsprechender Technologie, ergeben sich einige Vorteile:

  • Höhere Vertriebsproduktivität: Technologie, die einige wenige Euro am Tag kostet, kann die Arbeit eines Vertriebsmitarbeiters erledigen, der 50 €, 60 €, 70 € oder mehr in der Stunde verdient – und ihm somit Zeit für die eigentliche Sales Arbeit schaffen.
  • Auftragsgenauigkeit: Mithilfe von Vorlagen und vorausgefüllten Informationen reduziert die Technologie-unterstützte Abwicklung Fehlerquellen und minimiert das Rechtsrisiko. Durch die Integration mit dem bestehenden CRM System können Kundendaten automatisch aktualisiert werden, menschliche Fehler werden so reduziert.
  • Schneller zum Abschluss: Mit DocuSign verlaufen Deals nicht einfach im Sand. DocuSign verfolgt den Freigabeprozess und stellt sicher, dass alle Beteiligten die nötigen Informationen bekommen, freigeben und unterschreiben. Mithilfe der elektronischen Signatur beschleunigt DocuSign zudem den Prozess bis zum Abschluss – und minimiert so die Chance für Konkurrenten die Entscheidung zu beeinflussen.
  • Geringere Kosten für Auftragsabwicklung und -speicherung: Läuft der gesamte Auftragsprozess digital ab, ist der finale Auftrag ein elektronisches Dokument. Dieses lässt sich einfacher und kostengünstiger speichern und ist leichter zugänglich als Papier. Zudem können Schlüsseldaten automatisch in das interne System übertragen werden und so auch anderen Bereichen der Organisationen schnell und einfach verfügbar gemacht werden.

DocuSign beendet den Papierkrieg und sorgt dafür, dass Vertriebsmitarbeiter effizient und effektiv arbeiten können – vom mündlichen bis zum schriftlichen Ja bei Vertragsabschluss.
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