Die Vorteile der Integration von DocuSign mit Microsoft-Apps

Microsoft-Anwendungen gehören heute zu den am häufigsten genutzten Anwendungen in Unternehmen. Auch für Vertrags-Workflows, die oft viele verschiedene Systeme im gesamten Unternehmen umfassen. Deshalb bietet die DocuSign Agreement Cloud eine Reihe von Microsoft-Integrationen, die den gesamten Ablauf Ihres Vertragszyklus unterstützt – von der Dokumentenerstellung und Zusammenarbeit an Verträgen bis hin zur Unterzeichnung und Speicherung. Dank dieser Integrationen müssen Nutzerinnen und Nutzer die Microsoft-Plattform nie verlassen.

DocuSign hat seine globale strategische Partnerschaft mit Microsoft erweitert, um zu beschleunigen, wie Menschen in der "Anywhere Economy" zusammenarbeiten und Vereinbarungen treffen. Anwendungen wie Sharepoint, Word, Dynamics 365, Power Automate und mehr funktionieren alle nahtlos mit der DocuSign Agreement Cloud und ermöglichen es Nutzerinnen und Nutzern, jede Phase des Vertragsprozesses zu beschleunigen und zu verbinden. Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie DocuSign-Anwendungen zusammen mit Ihren bevorzugten Microsoft-Lösungen verwenden können.

Dokumentenerstellung

Sie benötigen eine einfache Unterschrift auf einem kurzen Formular oder Dokument? Eine kürzlich durchgeführte DocuSign-Studie ergab, dass 68 % der Befragten Word zur Erstellung von Verträgen verwenden. Mit DocuSign eSignature für Microsoft ist es einfach, eine elektronische Signatur in einem Word-Dokument zu erstellen, ohne die Anwendung zu verlassen. 

Für Vertriebsteams kann der Vertragsprozess komplexer sein und den Austausch mehrerer unterschriebener Formulare und Dokumente beinhalten – von der anfänglichen Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) über die Angebotserstellung bis hin zum finalen unterschriebenen Vertrag. Wenn dieser Prozess manuell durchgeführt wird, kann die Übertragung von Kundeninformationen in all diese Formulare den Vertriebmitarbeiterinnen und -mitarbeitern wertvolle Zeit rauben, ganz zu schweigen von der Fehleranfälligkeit dieses Vorgehens.

DocuSign eSignature für Dynamics 365 lässt Vertriebsteams Geschäfte schneller abschließen und bietet Vertriebsleiterinnen und -leitern einen besseren Überblick über den Unterschriftsstatus. Vertriebsteams können Felder aus Dynamics vorbefüllen und vorkonfigurieren, um Daten automatisch in eSignature und zurück zu übertragen und so sicherzustellen, dass die Vertragserstellung effizient, einfach und fehlerfrei ist. Sobald das Dokument unterzeichnet und abgeschlossen ist, wird es automatisch im Dynamics-Datensatz gespeichert, damit alle Dokumente an einem zentralen Ort gespeichert werden.

Zusammenarbeit

Von allen Schritten im Vertragszyklus sind Zusammenarbeit und Verhandlung die zeitaufwendigsten, so eine aktuelle Studie von DocuSign. Eine der Hauptursachen für die Herausforderungen bei Verhandlungen ist, dass es keine gemeinsame Methode für die gemeinsame Nutzung von Verträgen und die Zusammenarbeit bei Überarbeitungen gibt. Mit täglich mehr als 115 Millionen aktiven Nutzerinnen und Nutzern, die sich zur Zusammenarbeit auf Microsoft Teams verlassen, macht es schlichtweg Sinn, den Vertragsverhandlungsprozess in Teams zu verwalten.

DocuSign eSignature für Teams ermöglicht es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Echtzeit-Benachrichtigungen über zu unterzeichnende Vereinbarungen direkt in Microsoft Teams zu erhalten. Senden Sie schnell Personaleinstellungsdokumente, Vertriebsverträge und mehr zur Unterschrift aus Teams heraus. Sie werden auch benachrichtigt, wenn Sie unterschreiben müssen oder wenn jemand eine Vereinbarung abschließt. Zusätzlich werden automatisch Erinnerungen gesendet, um andere dazu zu veranlassen, Dokumente zu unterschreiben und abzuschließen.

Mit der Microsoft Approvals-App in Teams können Nutzerinnen und Nutzer Genehmigungen direkt in Teams erstellen, verwalten und teilen. Mit dieser Integration können Sie auch eine elektronische Unterschriftsgenehmigung in Teams innerhalb der Approvals-App erstellen, was es Ihnen ermöglicht, Genehmigungsanfragen zu verschlanken. Gleichzeitig halten Sie Benachrichtigungen über den Status der Genehmigung auf dem Laufenden.

DocuSign CLM für Microsoft Word ermöglicht Nutzern den Zugriff auf eine Rechtsklauselbibliothek und eine KI-gestützte Risikobeurteilung innerhalb von Microsoft Word. Eine Klauselbibliothek bietet vorab genehmigte Klauseln an einem zentralen Ort, auf die nicht-juristische Nutzerinnen bei der Vertragserstellung und -verhandlung zurückgreifen können, was der Rechtsabteilung Zeit spart.

Für einfachere Formulare und Anwendungen, bei denen keine Verhandlungen erforderlich sind, können Sie auch DocuSign eSignature für Microsoft Outlook verwenden, um Vereinbarungen sicher an die richtigen Personen in der korrekten Reihenfolge weiterzuleiten. In Outlook können Mitarbeiterinnen Felder mithilfe einer Vorlage vorausfüllen und Empfänger mithilfe von Kontakten aus Outlook vorausfüllen. Markieren Sie einfach die zu unterzeichnenden Felder und klicken Sie auf Senden.

Signatur

Unabhängig davon, in welcher Microsoft-Anwendung Sie arbeiten, bleibt DocuSign eSignature die führende Lösung, um Dokumente elektronisch zu signieren und Ihr Unternehmen in die Lage zu versetzen:

  • Vertrauliche Geschäftsvereinbarungen und Daten zu schützen
  • Kundinnen und Kunden mit einer intuitiven Unterschriftserfahrung zu begeistern
  • Die Produktivität Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit konfigurierbaren und automatisierten Arbeitsabläufen zu verbessern
  • eSignature mit den Tools zu verbinden, die Ihre Teams jeden Tag verwenden
  • Ökologische Nachhaltigkeit zu unterstützen

DocuSign eSignature enthält eine elektronische Aufzeichnung, die als Prüfpfad und Nachweis der Transaktion dient. Sie hilft Ihnen auch, einige der strengsten Sicherheitsstandards zu erfüllen, und verwendet die besten verfügbaren Datenverschlüsselungstechnologien.

Speicherung und Verwaltung

Nach der Unterzeichnung von Vereinbarungen müssen Aktionen durchgeführt und Bedingungen erfüllt werden. DocuSign eSignature für Power Automate ermöglicht es Unternehmen, automatisch die nächsten Schritte nach der Unterzeichnung einzuleiten. Durch das Lesen der Metadaten einer Vereinbarung werden Workflows nach der Unterzeichnung in Gang gesetzt, wodurch die meisten oder alle manuellen Prozesse eliminiert werden. Nutzerinnen und Nutzer können Dateien synchronisieren, Benachrichtigungen erhalten, Daten sammeln und andere Prozesse einleiten, um Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und Fristen einzuhalten.

Das Speichern, Durchsuchen oder Prüfen von Verträgen im Nachhinein ist ein mühsamer Prozess, der oft von hochqualifizierten Anwältinnen und Anwälten durchgeführt wird. Der manuelle Prozess ist nicht nur kostspielig, sondern auch fehleranfällig. Wo ist das Dokument gespeichert? Enthält es eine bestimmte Klausel? Wann soll diese Aktion ausgelöst werden? Worauf wird bei der Einhaltung der Vorschriften geachtet?

DocuSign eSignature für Microsoft SharePoint ermöglicht es Unternehmen, Dokumente direkt aus jeder SharePoint Online-Dokumentenbibliothek sicher zu versenden, zu signieren und zu verfolgen. Die Verbindung von eSignature mit SharePoint bietet Nutzerinnen und Nutzern die folgenden Optionen:

  • Wenn abgeschlossene Verträge in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek verwaltet werden, werden sie in der Cloud zentralisiert und sind so leicht zugänglich und einfach zu durchsuchen. 
  • Sobald ein Vertrag in Dynamics 365 unterzeichnet ist, wird die Opportunity automatisch mit den Vertragsinformationen aktualisiert und der unterzeichnete Vertrag sicher gespeichert. Ersetzen Sie manuelle Kundenbeziehungsprozesse und Anwendungswechsel durch automatisierte Agilität und Geschwindigkeit, um Ihr Geschäft voranzutreiben. 
  • Nutzerinnen und Nutzer, die den Versandprozess über Dynamics 365 initiieren und SharePoint als zentralen Dokumentenspeicher beibehalten möchten, können ihre SharePoint-Site mit Dynamics 365 verbinden. Unabhängig davon, woher die zur Unterschrift gesendeten Dokumente stammen, werden sie nach ihrer Fertigstellung in SharePoint gespeichert.

Die nahtlose Integration eines zentralisierten Vertragsspeichers erleichtert Unternehmen jegliche Vertragsanalyse. Vereinbarungen können leicht auf Änderungen der Preisgestaltung, Vorschriften, Anforderungen Dritter, Benchmarks und andere Umstände überprüft werden.

Mit DocuSign eSignature für Microsoft kann Ihr Team den gesamten Vertragszyklus direkt aus den Anwendungen verwalten, in denen die Arbeit erledigt wird, was die Produktivität steigert, Fehler reduziert und den Vertragsprozess beschleunigt.  Erfahren Sie mehr darüber, wie Microsoft und DocuSign weiterhin Innovationen entwickeln, um den gesamten Vertragsprozess zu automatisieren und zu verknüpfen.

Robin Joy
Autor
Robin Joy
SVP, Global Alliances & Partner Development
Veröffentlicht