Automatische Versionierung für effizientes Dokumentenmanagement

Ohne Versionierung kein erfolgreiches Dokumentenmanagement. Verträge beispielsweise durchlaufen durchschnittlich drei bis vier Versionen, bevor sie finalisiert werden. Das Prinzip der Versionierung wird für Dokumente und Dateien verwendet und erlaubt eine saubere Dokumentation der verschiedenen Bearbeitungsstände und Änderungen. Erfahren Sie hier, welche Formen der Versionierung es gibt und was Sie beachten müssen, um mit einer automatischen Versionierung von Dokumenten Zeit und Nerven zu sparen.

Was bedeutet Versionierung überhaupt?

Die Definition der Versionierung umfasst das Erfassen von Änderungen an Dokumenten oder Dateien und eine nachvollziehbare Dokumentenhistorie durch das Abspeichern nach jeder Erfassung von Änderungen. Das ist sowohl offline, zum Beispiel in Word oder einem anderen Text-Editor, als auch online in Echtzeit möglich.

Was ist die manuelle Versionierung?

Wer hat eigentlich Version 2.0 des neuen Lieferantenvertrags gerade vorliegen und wann wurde er zuletzt bearbeitet? Wenn Sie sich Fragen dieser Art stellen, kommt bei Ihnen wahrscheinlich die manuelle Versionierung zum Einsatz. Hierfür werden Dokumente erstellt, manuell – meist per E-Mail – weitergegeben und dann immer wieder bearbeitet oder geändert.

Was ist die automatische Versionierung? 

Bei der automatischen Versionierung werden diese manuellen Änderungen an Dokumenten oder Dateien automatisch erfasst. Die Dokumente erhalten Versionsnummer und im Sinne eines transparenten Content Management können Bearbeiterinnen und Bearbeiter des Dokumentes, sowie Tag und Uhrzeit jederzeit nachvollzogen werden.

Was bietet die automatisierte Versionierung von Dokumenten?

Die automatische Dokumentenversionierung bietet Ihnen viel mehr als das automatisierte Erfassen von Änderungen und die Möglichkeit, den Zustand eines Dokumentes und die unterschiedliche Versionen eines Dokumentes bestmöglich nachzuvollziehen. Dank integriertem Archiv mit Zeitstempel und Benutzerkennung sind alte Bearbeitungsstände und ältere Versionen jederzeit zugänglich und klar gekennzeichnet. Sie können zu jedem Zeitpunkt zu einer vorherigen Version zurückkehren und diese korrekt zuordnen. Nach Bedarf können unterschiedliche Versionen auch verglichen werden.

Sieben Vorteile der automatischen Versionierung

  1. Änderungen an Dokumenten werden in Echtzeit gespeichert und dokumentiert
  2. Dokumentenstatus ist immer aktuell, egal wer, von wo darauf zugreift
  3. Gemeinsamer Zugriff ortsunabhängig und rund um die Uhr garantiert
  4. Bearbeiterinnen und Bearbeiter des Dokumentes und Zeitpunkt werden mit Zeitstempel und Benutzerkennung automatisch erfasst
  5. Unterschiedliche Versionen können einfach kreiert und schnell verglichen werden
  6. Jederzeit zu einer älteren Version und alten Ständen zurückkehren
  7. Nie mehr unübersichtliches Dokumentenmanagement per E-Mail!
Autor
Sarolta Hershey
Content Marketing & PR Manager
Veröffentlicht
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