Überfordert beim Ausfüllen von Formularen?

Kennen Sie das? Sie sitzen vor dem Laptop und haben die Aufgabe ein Online-Formular auszufüllen. Sollte an und für sich schnell über die Bühne gehen. Nachdem man nun doch seit mehreren Minuten überfordert vor dem Bildschirm sitzt, hat man sich für einen weniger komplexen Schritt entschieden - es ruft eine frische Tasse Kaffee aus der Küche, denn das Ausfüllen scheint länger zu dauern als gedacht.

Hilflos scrollt man sich dem Dokument auf und ab, auf der Suche nach den auszufüllenden Feldern. Die verschiedensten Daten- und Unterschriftenfelder sind dabei über mehrere Seiten verteilt. Nun, diese Zeiten sind nun endgültig vorüber. DocuSign hat sich diesem Thema angenommen und bietet: DocuSign Guided Forms.

Worum es sich dabei genauer handelt und was die Vorteile sind, erfahren Sie im folgenden Artikel.  

Komplexe Formulare – mit DocuSign Guided Forms kein Problem!

DocuSign Guided Forms ist eine mobile Hilfestellung beim Ausfüllen, langer oder komplexer Formulare. Schritt für Schritt wird der Unterzeichner durch den Signatur-Prozess geführt und kann sich am Ende sicher sein, kein Eingabefeld zu vergessen oder fehlerhaft ausgefüllt zu haben. Anstatt Eingabefelder einfach farblich zu markieren, funktioniert die Anleitung über einen Fragenkatalog. Unterzeichnern werden Fragen gestellt, die sich automatisch auf der Grundlage früherer Antworten anpassen. Sobald die Fragen erledigt sind, kann das System die Antworten verwenden, um automatisch den unterschriftsreifen Vertrag des Unterzeichners in DocuSign eSignature (separat erhältlich) zu erzeugen. Das Ergebnis ist eine schnelleres und angenehmeres Erlebnis für Ihre Unterzeichner mit weniger Fehlern und dadurch weniger Verzögerungen.

Die wichtigsten Funktionen und Vorteile von DocuSign Guided Forms 

Zeit und Kostenersparnis

Menschen machen Fehler, Computer nicht. Felder, die mangelhaft oder fehlerhaft ausgefüllt wurden, werden von digitalen Systemen sofort erkannt und der Unterzeichner wird darauf hingewiesen. Diese Fehlervermeidung führt zu großen Zeitersparnissen, bedenkt man nur die Bearbeitungszeit mangelhafter Dokumente. Auch das Ausfüllen an sich erfolgt wesentlich schneller, da man die Felder, die auszufüllen sind, erst gar nicht im Dokument suchen und finden muss. 

Der Kunde ist König

Der Kunde ist nicht nur König, sondern auch mobil und verwendet unter Umständen verschiedenste digitale Endgeräte. Auch darauf hat DocuSign bei der Entwicklung geachtet und DocuSign Guided Forms für diese unterschiedlichen Anforderungen bestens gewappnet. Mobil-freundliche Formulare passen sich an Gerätetyp, Standort und Unterzeichnerpräferenzen an. Ob auf Ihrem Computer, Tablet oder Smartphone – Guided Forms ist auf allen Geräten optimal angepasst.  Stellen Sie responsive Formulare bereit, die sich auf mobilen Geräten selbst anpassen. Erlauben Sie es den Unterzeichnern, laufende Arbeiten zu speichern und später zu beenden, wann immer oder wo immer es ihnen passt.

Ihre IT-Abteilung freut sich

DocuSign Guided Forms kann ganz einfach in  DocuSign eSignature implementiert werden. Das Beste daran: das ganze funktioniert so einfach, dass diese Implementierung selbständig von ihren Mitarbeitern implementiert werden kann. Ermöglichen Sie Ihren Anwendern im Unternehmen mit einfachen Drag-and-Drop-Tools die Gestaltung von intuitiven und interaktiven digitalen Erlebnissen.

Ein paar Mausklicks. Fertig. Darüber freut sich besonders Ihre IT-Abteilung, welche nun mehr Zeit für die Wesentlichen Dinge aufbringen darf.

Kontextgesteuerte Fragengenerierung

Überspringen Sie Fragen, oder stellen Sie andere oder zusätzliche Fragen, basierend auf Basis von Gerät, Standort, persönlichen Vorlieben, vorhandenen Daten oder Antworten auf vorherige Fragen.

Dynamische Datenerfassung und -anreicherung

Vorhandene Daten aus Abteilungs-Systemen und übergreifenden Systemen werden eingebracht, um Antworten auszufüllen oder Berechnungen durchzuführen.

Universelle Konnektivität

Nutzen und liefern Sie erfasste Daten auf sinnvolle Weise, z. B. um Datenquellen aufzufüllen oder zu aktualisieren, sowie Workflows oder andere Geschäftsprozesse auszulösen. 

Die Ergebnisse sprechen für sich: 

• Reduzierung der Zeit zum Ausfüllen neuer Geschäftsanträge um 60-75 %.
• Reduzierung unvollständiger und nicht ordnungsgemäßer (NIGO) Formulare von 35 % auf weniger als 2 %
• Ermöglicht Omnichannel-Kunden-Self-Service über Mobilgeräte oder das Internet und spart so Kosten für Call-Center oder Filialen
• Verkürzung der Entwicklungszeit für neue digitale Anwendungen um mehr als 75 %

Derzeit ist DocuSign Guided Forms  in den folgenden Sprachen verfügbar:

• Deutsch
• Holländisch
• Französisch
• Spanisch
• Englisch
• Chinesisch (vereinfacht)
• Chinesisch (traditionell)
• Koreanisch

Guided Forms ist ein Produkt, das DocuSign vertreibt und unterstützt. Wir bieten es in Partnerschaft mit SmartIQ an, welche das Produkt entwickelt hat. Mehr als 200 der weltweit führenden Unternehmen und behördlichen rganisationen vertrauen auf SmartIQ, um veraltete, statische Formulare und Prozesse in intelligente, kundenorientierte Erfahrungen zu verwandeln.

Wann würde ich DocuSign Guided Forms gegenüber DocuSign CLM verwenden?

Guided Forms hilft Unternehmen, die Erfahrung eines Unterzeichners bei der Bereitstellung von Informationen, die in einem Vertrag erscheinen werden, zu vereinfachen. Der häufigste Anwendungsfall sind B2C Self-Service-Szenarien (z. B. Anträge und Onboarding).

DocuSign CLM hilft dem Absender (z. B. einem Vertriebsmitarbeiter), einen Vertrag zu erstellen, diesen automatisch mit Informationen aus anderen Systemen zu füllen, mit anderen Parteien zusammenzuarbeiten/zu verhandeln und den fertigen Vertrag in einem zentralen Repository zu speichern und zu durchsuchen. Der häufigste Anwendungsfall sind B2B Verkaufs-Szenarien. DocuSign CLM wird auch häufig in den Bereichen Recht, Beschaffung und HR eingesetzt.

Bereit für den nächsten Schritt?

Wenn Sie an der Verwendung von Guided Forms interessiert sind, stehen unsere Kollegen aus dem Vertrieb für Sie bereit. Wir freuen uns über Ihren Anruf.