Transformieren Sie Ihre Beschaffungsabteilung mit KI

Innovative Beschaffungsabteilungen von heute bedienen sich zukunftsorientierter Technologien, um sich in einer sich ständig verändernden Welt zurechtzufinden. Unerwartete Störungen und sich ändernde Vorschriften sind nicht unüblich und erfordern agile Reaktionen, damit Unternehmen ihre Einkäufe optimal nutzen können. Die DocuSign Agreement Cloud für den Einkauf wurde speziell für zukunftsorientierte Teams entwickelt, die neue Technologien einsetzen, um einen intelligenten, agilen Workflow aufzubauen.

In diesem Blog werden wir einige der Herausforderungen untersuchen, die heutige Beschaffungsteams daran hindern, effizient zu arbeiten. Für jede dieser Herausforderungen werden wir dann im Anschluss auf die Vorteile der Integration von KI-Technologie eingehen und untersuchen, wie intelligente Beschaffungslösungen einem Unternehmen den größtmöglichen Nutzen bieten können.

Eine einzige, zentralisierte, durchsuchbare Datenbank

Um Verträge nach bestimmten Bestimmungen oder einer bestimmten Vertragssprache durchsuchen zu können, müssen diese Verträge erst einmal zugänglich gemacht werden. In der Realität haben nur wenige Unternehmen alle ihre Verträge in einem einzigen, allgemein zugänglichen Vertrags-Repository gespeichert. Laut IACCM (The Global Contract Management Association) verfügt die Mehrheit der großen Unternehmen über mindestens fünf verschiedene Vertrags-Repositorys. Dies bedeutet, dass ihr Repository dezentralisiert und auf mehrere Lösungen verteilt ist, häufig mit unterschiedlichen Funktionen und einer eingeschränkten Fähigkeit, Informationen auszutauschen und zu synchronisieren. Darüber hinaus verfügen Standard-Beschaffungs-Suiten und Vertrags-Repositorys häufig nicht über die Funktionen, mit denen Unternehmen Altverträge effizient integrieren können. Viele dieser Lösungen bieten Benutzern keine Möglichkeit, robuste, vertragsspezifische Metadaten zu generieren, mit denen solche Verträge effizient analysiert werden können, um neuen geschäftlichen und behördlichen Anforderungen gerecht zu werden.

DocuSign Insight vereint Verträge, unabhängig davon, wie und wo sie gespeichert sind, in einer einzigen, zentralisierten, durchsuchbaren Datenbank - unabhängig davon, ob sie aus DocuSign eSignature und CLM, ERPs, Dateifreigaben oder Repository-Tools wie Box, Dropbox, OpenText und Sharepoint stammen. Sogar Bilder von Dokumenten können mithilfe der integrierten OCR-Funktionen (Optical Character Recognition, zu deutsch “Optische Zeichenerkennung”) in durchsuchbare Verträge umgewandelt werden. Der vollständige Zugriff auf alle diese Verträge ermöglicht der Beschaffungsabteilung, wichtige Vertragsbedingungen zu finden, die sie zur Beantwortung geschäftlicher und rechtlicher Fragen benötigen.

Vertragsgenauigkeit und Präzision

Selbst Unternehmen, die das Problem der zentralen Speicherung gelöst haben, stoßen immer noch auf Herausforderungen bezüglich der Genauigkeit und der Präzision bei der Dateneingabe. Manuell eingegebene Metadaten können zu Fehlern, inkonsistenter Qualität und unvollständigen Dokumenten führen, was das Vertrauen eines Mitarbeiters in die Qualität und Genauigkeit der in einem zentralen System gespeicherten Informationen beeinträchtigen kann. Dieses Problem tritt auf, wenn Verträge von Dritten stammen. Solche Verträge verwenden häufig eigene Vorlagen mit unternehmensspezifischen Klauseln, unterschiedlicher Terminologie sowie Nachvollziehbarkeit. Verträge, die von mehreren Unternehmen stammen und in verschiedenen Systemen und Dateitypen gespeichert sind (von denen einige nicht einmal durchsuchbar sind), konfrontieren die Beschaffung mit Opazität und Ungewissheit.

Insight analysiert alle Verträge automatisch mithilfe einer facettenreichen KI-Verarbeitung - einer Kombination aus natürlicher Sprachverarbeitung, latenter semantischer Indizierung und anderen Methoden des maschinellen Lernens. Es ermöglicht Beschaffungsteams, Verträge nach Konzepten und nicht nur nach Schlüsselwörtern zu suchen und zu filtern, um relevante Ergebnisse zu finden, selbst wenn keine engen Suchbegriffe angezeigt werden. Dadurch können menschliche Fehler beseitigt und Inkonsistenzen vermieden werden. Neue Verträge die mit DocuSign CLM und DocuSign Insight generiert werden, können aus Vorlagen erstellt werden, um einheitliche, einfach zu durchsuchende Dokumente zu erstellen. All diese Verbesserungen reduzieren die manuelle Arbeit, minimieren potenzielle Fehler und erleichtern der Beschaffung, die Analyse von Verträgen.

Visualisierte Berichte und Dashboards

Beschaffungsteams müssen in der Lage sein, Berichte zu erstellen, um den Führungskräften und dem Rest des Unternehmen die Auswirkungen ihrer Arbeit zu erklären. Dies ist ein entscheidender Teil der Umwandlung der Beschaffungsfunktion von taktischen Ausführenden zu strategischen Geschäftspartnern. Es reicht nicht aus, dass die Beschaffung Verträge speichert und durchsucht. Sie muss in der Lage sein, dem Rest des Unternehmens die Auswirkungen dieses Prozesses zu erklären, damit sie als Führungskraft auftreten kann. Für die Beschaffungsabteilung ist es auch wertvoll, ihre eigene Leistung zu messen. Regelmäßige Berichte können dem Team helfen, Stärken und Schwächen zu identifizieren, die sonst schwer zu bestimmen wären.

Insight bietet einfach konfigurierbare, benutzerdefinierte Dashboards für effektive Berichte. Dank der integrierten Datenvisualisierungstechnologie können Teams interaktive Berichte mit kritischen Begriffen ohne spezielle Schulungs- oder Codierungsfähigkeiten erstellen. Für die Beschaffung ist es unglaublich wertvoll, Anomalien und Trends mithilfe einer leicht verständlichen grafischen Ansicht der wichtigsten Metriken zu erkennen. Insight sorgt für eine kontinuierliche Transparenz des Portfolios Ihrer Beschaffunsabteilung. 

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