Top-Trends im Vertragsmanagement im Jahr 2020

Was ist Vertragsmanagement? 

Vertragsmanagement ist die Verwaltung der Vertragserstellung, -ausführung und -analyse. Unternehmen sind bestrebt Risiken zu reduzieren und die Betriebseffizienz zu steigern. Dies sind die Anforderungen an ein intelligentes Vertragsmanagement. Darüber hinaus ergeben sich noch weitere Wettbewerbsvorteile. Vertragsmanagement-Lösungen bieten eine überzeugende Möglichkeit, wichtige Prozesse über den gesamten Vertragszyklus hinweg zu automatisieren und dabei von Innovationen in den Bereichen Vertragserstellung, Zusammenarbeit, elektronische Unterschrift, Workflow und Analyse zu profitieren.

Hier sind sieben der einflussreichsten Trends im Vertragsmanagement, die man dieses Jahr im Auge behalten sollte:

1. Intelligente Verträge

Ein „intelligenter Vertragscode“ automatisiert die Durchführung von Schlüsselaspekten von Vereinbarungen auf der Grundlage von Dateneingaben - sei es aus internen oder externen Systemen. Effektive, unkomplizierte Anwendungsfälle umfassen dabei:

• automatische Anwendung vorher festgelegter Rabatte für Einkäufe bei wichtigen Lieferanten
• routinemäßige Bestätigung von Referenzen oder Eignung für Mitarbeiter und Auftragnehmer
• Berechnung und Ausgabe von Zahlungen basierend auf bedingten Faktoren wie Versandanforderungen oder SLA-Erfüllung

Ein intelligenter Vertragscode erfordert keine Blockchain und kann daher in traditionelle Rechtsverträge eingebettet werden. Der Anstieg bei der Verwendung von Cloud-basierten „intelligenten Rechtsverträgen" zeigt deutlich, dass Unternehmen schon heute von den Vorteilen der Vertragsautomatisierung profitieren können.

2. Datenschutz

Willkommen im Jahrzehnt des Datenschutzes. Während Kanada die Bedeutung des Schutzes kommerzieller Daten mit dem Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA), der im Jahr 2000 verabschiedet wurde, frühzeitig erkannt hat, befindet sich Großbritanniens GDPR (General Data Protection Regulation) gerade im zweiten Jahr seines Bestehens, und der kalifornische CCPA wurde erst am Neujahrstag 2020 aktiv.  In Deutschland stellt die neue EU Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) seit dem 25. Mai 2018 viele Grundsätze des Datenschutzrechts aus dem alten BDSG auf den Kopf.  Für alle Nationen bringen diese Verordnungen eine Reihe von Veränderungen und neuen Anforderungen für den Umgang mit personenbezogenen Daten mit sich. 

Organisationen haben erkannt, dass die Einhaltung des Datenschutzes kein einmaliges Unterfangen ist, sondern eine ständige Verpflichtung darstellt. Das beginnt damit, dass Sie wissen, was in Ihren bestehenden Verträgen steht, und schließt jede Einheit ein, mit der Sie Daten austauschen. Von da an erstreckt sie sich auf zahllose Interaktionen mit Kunden und Mitarbeitern, die angemessene Benachrichtigungen liefern, nachweisbare Zustimmungen einholen und Zugriffsanfragen auf eine Weise erfüllen, die nicht nur konform ist, sondern auch das Vertrauen der Kunden stärkt.

Die meisten heutigen Vertragssysteme sind für diese Herausforderungen schlecht gerüstet, aber die Nutzung von Vertrags-KI, elektronischer Unterschrift und digitalem Vertragsmanagement (CLM) wird einen großen Beitrag zur Einhaltung des Datenschutzes leisten.

3. Vertrag und KI

Ob es darum geht, den Datenschutz anzusprechen, Kapitalmöglichkeiten aufzudecken, über Verhandlungen zu informieren oder sich auf veränderte Handelsbeziehungen vorzubereiten, Organisationen müssen zweifellos wissen, was in ihren Verträgen steht. In den kommenden Jahren wird sich die Toleranz gegenüber Rechts- und Einkaufsteams, die ihre riesigen Mengen an Abkommen nicht transparent machen können, rasch verringern.

Eine Vertrags-KI, die Texte auf intelligente Weise in Klauseln und Konzepte umwandelt, die durchsucht, gefiltert und verglichen werden können, wird in Zukunft zum Standard im Geschäftsalltag. Aber die vielversprechendste Veränderung ist das Überdenken von Verträgen als modulare, digitale Einheiten von Beginn an, die von allem, was bisher geschehen ist, informiert sind. Dies stellt eine Nutzung der Lehren dar, die aus der KI von Verträgen gezogen werden können, um alle Verträge - und Vereinbarungsprozesse - einer Organisation intelligenter zu gestalten.

4. Klima bewusstes Contracting

Laut einem 2019 veröffentlichten Bericht des CDP erkennen 215 der weltweit größten globalen Unternehmen den Klimawandel als ernsthafte Bedrohung für die Wirtschaft an - mit einem Risiko von fast 1 Billion USD (ca. 848,896,000 €). Fast drei Viertel der antwortenden Unternehmen bestätigen, dass sie die klimabezogenen Risiken auf Vorstandsebene überwachen. Da Lieferketten für etwa 50-70% der Kohlendioxidemissionen von Unternehmen verantwortlich sind, nimmt der Trend zu klimabewussten Verträgen mit Lieferanten zu.

Ein erster Schritt für viele Unternehmen ist es, zu wissen, was in ihren Vereinbarungen steht - Verträge und Klauseln, die sich mit CO2- und anderen klimawirksamen Emissionen befassen (oder diese nicht berücksichtigen). Digitale Vertragstechnologien können dabei helfen, den Prozess der Aktualisierung, Neuverhandlung und Ausführung von Lieferantenvereinbarungen zu rationalisieren, ohne auf Papier zurückgreifen zu müssen - was die Klimaauswirkungen des Vertragsprozesses selbst verringert. Unter den vielen Zielen des Vertragsmanagements ist die Unterstützung bei der Dekarbonisierung bestehender Beziehungen möglicherweise das kritischste und wirkungsvollste. Starten Sie in eine papierlose Zukunft: hier

5. Digitale Identifizierung & Legitimation

Wir alle verifizieren unsere Identität jeden Tag - oft mehrfach -, sei es bei der Eingabe einer PIN in einen Verkaufsautomaten oder durch Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung, um ein Smartphone zu entsperren. Bei wichtigen Geschäftsverträgen, wie der Eröffnung eines Bankkontos oder dem Wechsel Ihres Mobilfunkvertrags, können die Branchenvorschriften jedoch eine gründlichere Überprüfung erfordern. In der Vergangenheit bedeutete dies eine persönliche ID-Überprüfung und Legitimation.

Auf der ganzen Welt werden digitale Alternativen getestet. In mehreren US-Bundesstaaten werden digitale Führerscheine erprobt, und elektronische Ausweise (eID) gewinnen in Australien, Großbritannien, den Niederlanden und den nordischen Ländern an Bedeutung. Es ist zu erwarten, dass sich in den 2020er Jahren weitere eID-Programme entwickeln werden. Vertragstechnologien, die diese aufkommenden Standards nutzen können, um den Identitätsnachweis online zu bestätigen, werden die Erfahrung für Unternehmen und Verbraucher gleichermaßen vereinfachen. Erfahren Sie hier mehr über die Zukunft der Online Identifizierung und Legitimation. 

6. Fern-Online-Beglaubigung

Die notarielle Beglaubigung ist eines der gängigsten Verfahren, das eine Identitätsprüfung erfordert. In der Vergangenheit bedeutete dies, dass der Unterzeichner persönlich vor einem Notar erscheinen musste. Die ferngesteuerte Online-Notarbeglaubigung (Remote Online Notarization, RON) beseitigt vielleicht die größte Frustration, die die Verbraucher mit einer notariellen Beglaubigung haben, da sie sich physisch am gleichen Ort wie der Notar aufhalten müssen. 

Mit RON können Sie jetzt ein Dokument von praktisch überall beglaubigen lassen, wann immer es für den Verbraucher am günstigsten ist. Der Notar validiert die Identität eines digitalen Unterzeichners per Online-Video und stempelt das Dokument elektronisch ab, um den Vorgang abzuschließen. Die breite Akzeptanz von RON in den kommenden Jahren wird die Kundenerfahrung verbessern und die digitale Akzeptanz für zahlreiche Anwendungsfälle im Vertragswesen erhöhen. Wann diese Technologie in Deutschland rechtlich anerkannt wird, ist jedoch noch unklar. 

7. Kunden- und Mitarbeitererlebnis

Erlebnisse des täglichen Umgangs werden auch weiterhin der wichtigste Faktor für die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern sein. Wir wissen, dass Kunden den Interaktionen, die sie während des gesamten Kaufprozesses mit einem Unternehmen haben, einen ebenso hohen Stellenwert beimessen wie dem Produkt oder der Dienstleistung, die sie kaufen.

In den kommenden Jahren erwarten wir, dass der Schwerpunkt noch stärker auf personalisierte Erfahrungen und die Antizipation von Kundenbedürfnissen gelegt wird. In der Vertragswelt bedeutet dies, dass es einfach sein muss, Papierkram auf einem mobilen Gerät auszufüllen; PDFs, die heruntergeladen, ausgedruckt, ausgefüllt, unterschrieben und gescannt werden müssen, reichen längst nicht mehr aus.

Bei der Arbeit werden die Mitarbeiter ähnliche digitale Erfahrungen verlangen, sowohl für Formulare, die sie ausfüllen müssen, als auch für Prozesse, die sie als Teil ihrer Arbeit verwalten. Durch die Befreiung der Mitarbeiter von manuellen, papierbasierten Prozessen können sie ihre Zeit auf sinnvollere, strategische Aspekte ihrer Aufgaben konzentrieren.  

Unternehmen reifen mit der Zeit und so wird die Anzahl der beteiligten Akteure und die Komplexität des Vertragsprozesses dramatisch zunehmen. Digitale Führungskräfte müssen die neuesten Trends im Vertragsmanagement verfolgen, um ihre Geschäfte schneller, risikoärmer und kostengünstiger abzuwickeln und Kunden und Mitarbeitern dabei eine bessere Erfahrungen zu bieten.

Nähere Informationen über intelligentes Vertragsmanagement finden Sie online. Darüber hinaus haben wir für alle Interessierten eine Leseempfehlung zusammengestellt:

• K.I trifft auf Vertragsmanagement
• Die Rolle des Vertragsmanagements in der Geschäftskontinuität
• Ein Unternehmen, das die Welt „verträglicher“ macht