Wie kein anderes Unternehmen auf der Welt schafft es T-Systems, Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) aus einer einzigen Quelle zur Verfügung zu stellen. Von seinem Hauptsitz in Frankfurt am Main gestaltet der Geschäftskundenzweig der Deutschen Telekom die vernetzte Zukunft für Unternehmen und die Gesellschaft. Mit ihren innovativen IKT-Lösungen setzen sie Trends und treiben die digitale Welt von morgen an.

Wir haben John Dawson, Head of Procurement, gefragt, wie das Unternehmen zum Pionier im Cloud-Bereich wurde – mit DocuSign als Lösung für elektronische Unterschriften.

Wie wichtig ist es für T-Systems, Geschäfte digital abzuwickeln?

Selbst für einen Cloud-Pionier wie T-Systems war die Einführung digitaler Lösungen so herausfordernd wie für jeden unserer Kunden. Menschen von Veränderungen und digitalen Lösungen zu überzeugen, ist eine große Aufgabe. Aber eine, die wir angehen müssen. Digitale Lösungen – das ist der Markt, in dem wir uns bewegen und den wir unseren Kunden näherbringen müssen. Und es ist ein Geschäftsmodell, das sich täglich weiterentwickelt. Ständig kommen neue Services zum Vorschein. Mit unseren Wettbewerbern mithalten zu können, ist eine ständige Herausforderung.

Welche Aufgaben im Bereich Beschaffung hatten Sie im Kopf, als Sie angefangen haben, sich nach Lösungen für elektronische Signaturen umzusehen?

Ganz einfach: Wir haben zu diesem Zeitpunkt immer noch Dokumente, Verträge, NDAs und Leistungsbeschreibungen auf Papier unterschrieben. Es gab eine ständige Diskussion mit unserer Compliance- und Legal-Abteilung, ob wir ein elektronisches Signatur-Tool einführen sollten. DocuSign ist mir durch die bereits bestehende Zusammenarbeit mit unserer Muttergesellschaft Deutsche Telekom ins Auge gefallen.

Wie nutzen Sie elektronische Unterschriften – als eigenständige Lösung für die Beschaffung oder als Integration?

Im Moment ist es eine eigenständige Lösung. Wir haben unsere digitale Reise gerade erst begonnen. Rund 15.000 Transaktionen im Jahr führen wir momentan mit Lieferanten durch. Diese Zahl wird künftig steigen. Auch andere Geschäftsbereiche, in denen ich die elektronische Unterschrift vorgestellt habe, können es gar nicht erwarten, damit zu arbeiten. Und die Personalabteilung nutzt DocuSign bereits für ihre Signaturen. Der Einsatz von DocuSign im Unternehmen wächst stetig.

Wie haben Ihre Kunden darauf  reagiert?

Früher bin ich Kunden mit Papieren hinterhergejagt, die sie unterschreiben sollten. Jetzt verschicken wir die Dokumente einfach digital und die Kunden bekommen eine Benachrichtigung per E-Mail. Sie öffnen das Dokument und können unterschreiben. Das vereinfacht alles. Es beschleunigt den Prozess, erfüllt die Compliance-Vorschriften besser – und wir haben am Ende nur eine einzige Version des Vertrags. Davor machten mehrere Versionen des gleichen Dokuments die Runde – eingescannte Papierdokumente wohlgemerkt.

Welchen ROI können Sie durch den Einsatz von DocuSign erkennen?

Die elektronische Unterschrift bringt uns schon jetzt einen großen Mehrwert. Vorgänge, die früher drei bis vier Tage dauerten, können wir mit DocuSign innerhalb von zwei Stunden erledigen. Wir sind noch am Anfang unserer Reise, aber die Zeichen sind bereits heute sehr positiv.

Vielen Dank für das Gespräch, John!

Stellen Sie sich vor, Ihre Angebote, Leistungsbeschreibungen und Vertragsprozesse sind fehlerfrei und werden ohne Verzögerungen abgewickelt. Das wird möglich, wenn Sie Dokumente elektronisch verschicken. Mehr über elektronische Unterschriften für die Beschaffung.

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