Prozesse unterschiedlicher Abteilungen erfolgreich integrieren und die Effizienz der Vertragsprüfung auf globalem Level steigern. 

In Vorbereitung auf einen globalen Einsatz in 47 Ländern musste das Beratungsunternehmen Accenture die Vertragsprüfungseffizienz von 30.000 Kundendienstmitarbeitern und Anwälten steigern.

Hierfür entschied sich das Unternehmen, von kleinvolumigen, sehr kundenspezifischen Angeboten auf eine standardisierte Lösung umzusteigen und somit mehrere Branchen anzusprechen. Um dem erwarteten Anstieg an Kunden gerecht zu werden, mussten jedoch die internen und externen Vertragsprozesse sowie die Zusammenarbeit von über 26.000 Kundendienstmitarbeitern und über 2.200 Anwälten optimiert werden. Dieses Ziel hoffte Accenture durch schnellere Durchlaufzeiten und eine stärkere Einbindung von Verhandlungsführern zu erreichen.

Der bisherige Prozess: Inneffizienz und mangelnde Transparenz verlängern die Vertragsprüfung und erschöpfen rechtliche Ressourcen

Die bestehenden internen Prozesse von Accenture waren kleinteilig, kostenintensiv und nicht für den globalen Einsatz geeignet: Abgesehen davon, dass die Rechtsabteilung nicht groß genug war, war sie auch mit der Menge eingehender Anträge überfordert, weil sie zeitgleich für die Erstellung aller Verträge – einschließlich der Rahmenverträge – zuständig war. Weil die meisten Verträge als Standardverträge aufgesetzt wurden, führte dies zu einer erheblichen Belastung der Rechtsdienstleistungen. Anstatt sich durch einen automatisierten Prozess mit der Rechtsabteilung über Verträge auszutauschen, nutzten die Teams manuelle Tools, welche jegliche Einsicht in den Vertragsprozess nach Eintritt in die Kundenbewertungsphase blockierte. Außerdem fehlte dadurch nach Eintritt in die Kundenbewertungsphase die Einsicht in den Umfang der Service Level Agreements (SLAs), der Ressourcenzuteilung und Leistung. Die Kommunikation zwischen den Teams funktionierte hauptsächlich via E-Mails, was den Prozess weiter verkomplizierte und das Risiko erhöhte, falsche Vertragsversionen zu verwenden.

Die Lösung: SpringCM integriert und automatisiert Accentures Kundendienst- und Rechtsteams

Die Cloud-Plattform SpringCM von DocuSign wurde nahtlos in die bestehende Salesforce-Instanz integriert und fungiert nun nicht nur als zentraler Speicherort für alle Verträge und zugehörigen Dokumente, sondern ermöglicht es dem Kundenservice, über ein eigenes System mit der Rechtsabteilung in Kontakt zu treten. Die Teams der Rechtsabteilung erhalten durch SpringCM gleichzeitig die nötige Flexibilität, um auf oder außerhalb der Salesforce-Plattform zu arbeiten. Mit SpringCM konnte das Kundenservice-Team von Accenture die Vertragslast für das Rechtsteam immens reduzieren. Die Mitarbeiter können die Verträge mithilfe von vorab genehmigten Vorlagen, Optionen, Workflows und Regeln selbst generieren und hierfür auch auf die Rechtssprache aus einer Klauselbibliothek zurückgreifen.

SpringCM sorgt für die nötige Transparenz, um die Vertragsprüfung zu beschleunigen: Dashboards ermöglichen eine effizientere Steuerung des Teams, da alle notwendigen Maßnahmen in einer Übersicht angezeigt und die Leistung anhand interner SLAs getrackt werden. SpringCM lässt sich auch in Microsoft Office® integrieren und bietet den Anwälten von Accenture Zugriff auf Klauselführung und vertraute Dokumentbearbeitungstools.

SpringCM bei Accenture: Erhöhte Produktivität, besserer Kundenservice und mehr Umsatz

Nach der Implementierung von SpringCM kann Accenture die Produktivität sowohl im Kundenservice als auch in der Rechtsabteilung steigern: Der Kundendienst kann nun vollständig in Salesforce arbeiten, Standardverträge selbst generieren und zur Überprüfung an die Rechtsabteilung weiterleiten, wodurch das Hin und Her zwischen Kundenservice und Rechtsteams stark reduziert wurde. Die Rechtsabteilung kann die frei gewordenen Kapazitäten auf strategische und kritische Aufgaben fokussieren, was erhebliche Einsparungen an Rechtskosten bedeutet.

Mit SpringCM gelingt es Accenture, seinen Vertragsprozess zu straffen, um Effizienz und Effektivität bei gleichzeitiger Kostenoptimierung zu gewährleisten. Indem Verträge schneller generiert sowie besser organisiert werden und Verhandlungen somit früher stattfinden, wird das Kundenerlebnis gesteigert. Modernisierte Prozesse, das größere Volumen an bearbeiteten Standardvereinbarungen und zufriedenere schlagen sich schließlich auch in einer Umsatzsteigerung nieder.

Über Accenture

Accenture ist ein weltweit führendes Unternehmen für professionelle Dienstleistungen und bietet Kunden aus über 40 Branchen verschiedenste Services und Lösungsansätze in den Bereichen Strategy, Consulting, Digital, Technology und Operations.

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Über SpringCM

Das DocuSign-Unternehmen SpringCM bietet eine sichere Cloud-Plattform, die Verträge und alle Formen von Dokumenten nahtlos über Desktop-, Mobil- und Partneranwendungen wie Salesforce verwaltet. Mit Hilfe von SpringCM können nicht nur Geschäftsprozesse durch fortschrittliche Arbeitsabläufe automatisiert und die Time-to-Revenue verkürzt, sondern auch die Zusammenarbeit und Prozesse zwischen internen und externen Teams optimiert werden.

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